Komfortable Projektformulare mit Microsoft Excel erstellen

Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne. Da das Erstellen von Formularen nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software gehört, weichen viele Anwender auf alternative Programme, wie z.B. Microsoft Excel aus, das über alle benötigten Werkzeuge verfügt. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie die Formularwerkzeuge in Microsoft Excel funktionieren und wie man sie benutzen kann, um komfortable Projektformulare zu erstellen. Alle Beispiele können Sie als Datei gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne.

Das Erstellen von Formularen gehört nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software. Deshalb verwenden viele Anwender dafür Programme wie Microsoft Word (siehe "Zeit sparen mit intelligenten Word-Formularen", Ausgabe 08/2003) oder Excel, die über alle benötigten Werkzeuge verfügen.

Die Excel-Formularwerkzeuge

Um Tabellen mit Formularelementen zu gestalten, stellt Excel zwei äußerlich ähnliche Werkzeugsammlungen zur Verfügung, die sich in der Anwendung jedoch deutlich unterscheiden: die Symbolleisten "Formular" und "Steuerelement-Toolbox" (unter Ansicht / Symbolleiste).

  • Mit den Werkzeugen der Symbolleiste "Formular" entstehen Formularelemente, die keine Makroprogrammierung erfordern. Ankreuzkästchen, Optionsfelder und Auswahllisten werden mit Zellen oder Zellbereichen verknüpft und mit Formeln ausgewertet.
  • In der Symbolleiste "Steuerelement-Toolbox" stehen Werkzeuge für Formularelemente zur Auswahl, die über VBA-Makros gesteuert werden. Diese “Ereignismakros“ werden aktiv, wenn ein bestimmtes Ereignis (zum Beispiel ein Klick auf ein Ankreuzkästchen oder die Auswahl eines Listenelements) ausgelöst wird.

Um makrogesteuerte Excel-Formulare zu erstellen, benötigt man allerdings fortgeschrittene Kenntnisse in der Makroprogrammierung. Zudem sind solche Formulare nicht immer gerne gesehen - viele Unternehmen scheuen den Pflegeaufwand und das erhöhte Risiko, das VBA-Makros mit sich bringen, da Sie auch schädlichen Code enthalten können. Dieser Beitrag beschränkt sich deshalb auf die einfachen Formularwerkzeuge, die ohne Makrounterstützung auskommen. Die hier gezeigten Beispiele vermitteln die grundlegende Funktionsweise der Formularwerkzeuge und haben nicht den Anspruch, als Vorlage für den Praxisalltag zu dienen.

Alle hier gezeigten Beispiele finden Sie auch in den Beispieldateien, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Die Werkzeuge im Detail

Die Symbolleiste Formular wird über das Ansicht-Menü unter Symbolleisten oder nach Klick mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich aktiviert.

  • Das Bezeichnungsfeld entspricht dem Textkästchen, ein mit diesem Werkzeug gezeichnetes Element steht frei verschiebbar auf der Tabelle und kann mit Text aller Art oder mit Verknüpfungen
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