

Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne.
Das Erstellen von Formularen gehört nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software. Deshalb verwenden viele Anwender dafür Programme wie Microsoft Word (siehe "Zeit sparen mit intelligenten Word-Formularen", Ausgabe 08/2003) oder Excel, die über alle benötigten Werkzeuge verfügen.
Um Tabellen mit Formularelementen zu gestalten, stellt Excel zwei äußerlich ähnliche Werkzeugsammlungen zur Verfügung, die sich in der Anwendung jedoch deutlich unterscheiden: die Symbolleisten "Formular" und "Steuerelement-Toolbox" (unter Ansicht / Symbolleiste).
Um makrogesteuerte Excel-Formulare zu erstellen, benötigt man allerdings fortgeschrittene Kenntnisse in der Makroprogrammierung. Zudem sind solche Formulare nicht immer gerne gesehen - viele Unternehmen scheuen den Pflegeaufwand und das erhöhte Risiko, das VBA-Makros mit sich bringen, da Sie auch schädlichen Code enthalten können. Dieser Beitrag beschränkt sich deshalb auf die einfachen Formularwerkzeuge, die ohne Makrounterstützung auskommen. Die hier gezeigten Beispiele vermitteln die grundlegende Funktionsweise der Formularwerkzeuge und haben nicht den Anspruch, als Vorlage für den Praxisalltag zu dienen.
Alle hier gezeigten Beispiele finden Sie auch in den Beispieldateien, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
Die Symbolleiste Formular wird über das Ansicht-Menü unter Symbolleisten oder nach Klick mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich aktiviert.
Eine bewährte Methode, um eine saubere Definition von Projektzielen sicherzustellen, ist deren Überprüfung anhand der SMART-Kriterien (siehe "Von der Vision zum Ergebnis: Projektziele definieren", Ausgabe 16/2003). SMART steht dabei für die Eigenschaften Spezifisch (eindeutig definiert), Messbar, Aktionsorientiert, Relevant und Terminiert. Bild 3 zeigt ein entsprechendes Formular mit den Elementen " Optionsfelder" und "Ankreuzkästchen".
Um das Formular zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
So lange der schraffierte Rahmen sichtbar ist, können Sie das Element bearbeiten. Sobald Sie in eine andere Zelle klicken, verschwindet der Rahmen, das Kästchen ist aktiv und kann sofort benutzt werden. Um es wieder zu bearbeiten, klicken Sie es entweder mit gedrückter Strg-Taste oder mit der rechten Maustaste an.
Um ein Element exakt auf den Zellrändern im Hintergrund zu positionieren, halten Sie die Alt-Taste gedrückt, während Sie das Element mit dem Mauszeiger verschieben. So lange Sie die Taste gedrückt halten, rastet das Element jeweils am Zellrand ein. Das funktioniert auch beim Vergrößern bzw. Verkleinern.