Sind erst einmal die beiden grundlegenden Fragen nach dem ZielZielZiel ist ein prognostizierter Zustand, der ein bestimmtes Handeln legitimiert. Um ein Ziel zu erreichen ist ein Plan erforderlich. Sowohl Ziel als auch Plan sind charakterischte Bestandteile eines Projekts . Siehe Projektziel . eines Projekts und dessen DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. geklärt, stellt sich als nächstes die Frage: "Was wird es kosten?". Um sie zu beantworten, ist eine schlüssige und strukturierte KostenplanungKostenplanungKostenplanung ist das Prognostizieren der voraussichtlichen Kosten eines Projekts strukturiert nach Projektkostenarten und Projektkostenträgern sowie zeitlich in der geforderten Genauigkeit aufgelöst. Ergebnis der Kostenplanung ist der Kostenplan des Projekts in den geforderten Darstellungen (z.B. Kostensummenlinie, Kostenstrukturplan usw.) erforderlich. Welche unterschiedlichen Herangehensweisen es gibt, um einen Kostenplan zu erstellen, und welche Grundsätze in der Praxis dabei beachtet werden sollten, zeigt dieser zweite Teil der Artikelfolge.

Die Kostenplanung baut auf der Projektplanung auf. Der Projektcontroller (bzw. Kostenplaner) ermittelt auf dieser Basis Informationen über den erwarteten AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. und Finanzbedarf, indem er die notwendigen Daten zusammenstellt und bewertet. Ergebnis dieser Planungstätigkeit ist der Projektkostenplan (Bild 1).

Bild 1: Ausgangsdaten zur Erstellung eines Kostenplans.

Idealerweise werden die Kosten zunächst auf Arbeitspaketebene ermittelt und anschließend auf Phasen- bzw. Teilprojektebene verdichtet. Auch eine Darstellung des Kostenbedarfs im Zeitverlauf ist sinnvoll, denn so können die Gesamtkosten des Projekts heruntergebrochen und z.B. Meilensteinen zugeordnet werden. Auf diese Weise wird zum einen der FinanzmittelbedarfFinanzmittelbedarfFinanzmittelbedarf ist die Forderung, den ermittelten finanziellen Aufwand durch Finanzmittel zu decken. des Projekts innerhalb der ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende . deutlich. Zum anderen ermöglichen Soll-Ist-Analysen (z.B. eine KostentrendanalyseKostentrendanalyseDie Kostentrendanalyse (KTA) ergänzt die Meilensteintrendanalyse (MTA) um die Betrachtung des für die erreichten Ergebnisse benötigten Aufwands (Einsatzmittel und Finanzmittel).) Aussagen darüber, ob sich die Kosten während des Projektverlaufs im berechneten Rahmen bewegen.

Die Kostenplanung liefert somit die erforderlichen Daten für die ProjektfinanzierungProjektfinanzierungProjektfinanzierung ist die Menge aller Prozesse, mit denen Finanzmittel für ein Projekt akquiriert und zur Verfügung gestellt werden. Weiterhin können die Prozesse zur Rückzahlung sowie die zwischen Kapitalgebern und Kapitalnehmern stattfindenden Geschäftsprozesse ebenfalls zur Projektfinanzierung gerechnet werden. sowie die ProjektkalkulationProjektkalkulationProjektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen. und bildet die Basis für das Projektkostencontrolling (Bild 2).

Bild 2: Die Kostenplanung liefert Daten für die Projektfinanzierung, die Projektkalkulation sowie das Projektkostencontrolling.

Der Prozess der Kostenplanung setzt einen Informationsaustausch zwischen Projektleiter und Kostenplaner/Projektcontroller voraus – es sei denn, der Projektleiter übernimmt selbst die Aufgaben der Kostenplanung und des Kostencontrollings, wie das in kleineren Unternehmen oft der Fall ist. Zusätzlich werden meist auch andere organisatorischen Einheiten des Unternehmens, wie die Einkaufs- oder Kostenrechnungsabteilung in den Planungsprozess einbezogen, z.B. um Daten für externe Leistungen oder interne Mitarbeiterkosten zu erhalten.  

Ist der Kostenplan erstellt, wird er denjenigen Abteilungen zur Verfügung gestellt, die für die Projektfinanzierung oder die Angebotserstellung im Rahmen der Projektkalkulation verantwortlich sind.