Sind erst einmal die beiden grundlegenden Fragen nach dem Ziel eines Projekts und dessen Dauer geklärt, stellt sich als nächstes die Frage: "Was wird es kosten?". Um sie zu beantworten, ist eine schlüssige und strukturierte Kostenplanung erforderlich. Welche unterschiedlichen Herangehensweisen es gibt, um einen Kostenplan zu erstellen, und welche Grundsätze in der Praxis dabei beachtet werden sollten, zeigt dieser zweite Teil der Artikelfolge.

Die Kostenplanung baut auf der Projektplanung auf. Der Projektcontroller (bzw. Kostenplaner) ermittelt auf dieser Basis Informationen über den erwarteten Aufwand und Finanzbedarf, indem er die notwendigen Daten zusammenstellt und bewertet. Ergebnis dieser Planungstätigkeit ist der Projektkostenplan (Bild 1).

Bild 1: Ausgangsdaten zur Erstellung eines Kostenplans.

Idealerweise werden die Kosten zunächst auf Arbeitspaketebene ermittelt und anschließend auf Phasen- bzw. Teilprojektebene verdichtet. Auch eine Darstellung des Kostenbedarfs im Zeitverlauf ist sinnvoll, denn so können die Gesamtkosten des Projekts heruntergebrochen und z.B. Meilensteinen zugeordnet werden. Auf diese Weise wird zum einen der Finanzmittelbedarf des Projekts innerhalb der Projektlaufzeit deutlich. Zum anderen ermöglichen Soll-Ist-Analysen (z.B. eine Kostentrendanalyse) Aussagen darüber, ob sich die Kosten während des Projektverlaufs im berechneten Rahmen bewegen.

Die Kostenplanung liefert somit die erforderlichen Daten für die Projektfinanzierung sowie die Projektkalkulation und bildet die Basis für das Projektkostencontrolling (Bild 2).

Bild 2: Die Kostenplanung liefert Daten für die Projektfinanzierung, die Projektkalkulation sowie das Projektkostencontrolling.

Der Prozess der Kostenplanung setzt einen Informationsaustausch zwischen Projektleiter und Kostenplaner/Projektcontroller voraus – es sei denn, der Projektleiter übernimmt selbst die Aufgaben der Kostenplanung und des Kostencontrollings, wie das in kleineren Unternehmen oft der Fall ist. Zusätzlich werden meist auch andere organisatorischen Einheiten des Unternehmens, wie die Einkaufs- oder Kostenrechnungsabteilung in den Planungsprozess einbezogen, z.B. um Daten für externe Leistungen oder interne Mitarbeiterkosten zu erhalten.  

Ist der Kostenplan erstellt, wird er denjenigen Abteilungen zur Verfügung gestellt, die für die Projektfinanzierung oder die Angebotserstellung im Rahmen der Projektkalkulation verantwortlich sind.

Konzepte der Kostenplanung

In der Praxis ist das Erstellen eines Kostenplans nicht ganz so einfach, wie es in der Theorie scheint, denn die Systematik der Kostenplanung ist kein festes "Korsett", sondern ein flexibles Instrument, das für die jeweilige Projektart und die individuellen Bedingungen angepasst werden kann. Beispielsweise erfordern Forschungsprojekte, die aus einem festen Budget bedient werden, eine andere Vorgehensweise als Anlagenbauprojekte, für die der Kostenbedarf erst einmal berechnet werden muss, um daraus ein Angebot ableiten zu können.

Bottom-up-Planung

Mit Bottom-up bezeichnet man die Planung der Projektkosten, die auf unterster Ebene (pro Arbeitspaket) beginnt und nach oben hin verdichtete Summen für Teilprojekte und das Gesamtprojekt ergibt. Diese Planungsart ist dann sinnvoll, wenn die einzelnen Details für die Arbeitspakete bereits vollständig vorliegen und der Gesamtbedarf (das Projektbudget) errechnet werden soll.

Bei dieser Methode werden für die Arbeitspakete die Kosten zusammengestellt, die benötigt werden, um die geforderte Leistung zu erbringen. Die Kosten aller Arbeitspakete eines Teilprojekts ergeben summiert die Kosten des Teilprojekts. Die Summe der Kosten über alle Teilprojekte ergibt die Projektkosten (Bild 3).

Bild 3: Bottom-up-Planung: Die Kosten der einzelnen Arbeitspakete werden zu Teilprojektkosten summiert, die Summe der Teilprojektkosten ergibt das Projektbudget.

Vorteil dieser Methode ist eine hohe Detailgenauigkeit, die späteres Kostencontrolling unterstützt. Ein Nachteil ist der damit verbundene hohe Zeitaufwand sowie die Gefahr, dass sich ein überhöhter Wert für die Gesamtkosten ergibt. Dieser entsteht durch das Aufsummieren der einzelner Kostenpuffer oder Risikozuschläge, die in den jeweils betrachteten Arbeitspaketen eingebaut sind. Aufsummiert können sich so relevante Beträge ergeben.