
Transkripte erstellen, bearbeiten und herunterladen Meeting-Transkription mit KI in Microsoft Teams: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie wollen die Produktivität Ihrer Online-Meetings steigern? Unser Leitfaden zeigt, wie die KI-Transkription mit Copilot in Microsoft Teams funktioniert. Lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie diese Funktion für Ihre Projektmeetings einsetzen.
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Transkripte erstellen, bearbeiten und herunterladen Meeting-Transkription mit KI in Microsoft Teams: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Das Online-Meeting neigt sich dem Ende zu. Maria, die Projektleiterin, blickt zufrieden in die Runde der Teilnehmenden. "Danke für eure Beiträge", sagt sie. "Ich werde das Transkript gleich durchgehen und die wichtigsten Punkte zusammenfassen." Mit einem Klick beendet sie die Sitzung.
Wenige Augenblicke später öffnet Maria das automatisch generierte Transkript. Die KI-basierte Software hat jedes gesprochene Wort erfasst und in Text umgewandelt. Die Namen der Sprechenden sind inkl. Zeitstempel sauber gekennzeichnet. Maria lächelt - diese Technologie hat die Art und Weise, wie sie Meetings dokumentiert und nachbereitet, wirklich vereinfacht. Leider gelingt die Dokumentation mit KI nicht immer so reibungslos wie bei Maria.
Dieser Artikel wirft einen Blick auf die aktuellen Möglichkeiten der KI-gestützten Transkription in Microsoft Teams. Er beleuchtet die Vorteile von Transkripten, erklärt die Voraussetzungen für gute Ergebnisse und zeigt, welche Einstellungen verschiedene Teilnehmerrollen eines Online-Meetings vornehmen können. So holt ihr für euch und euer Team das Beste aus den automatisch erstellten Transkripten heraus.
Vorteile eines Transkripts
Das Transkribieren eines Meetings – also die Umwandlung der gesprochenen Inhalte in eine schriftliche Form – bietet folgende Vorteile:
- Teilnehmende können das Besprochene im Nachgang noch einmal in Ruhe nachlesen. Dadurch sind sie – u.U. besser als während des Meetings – in der Lage, sich einen Überblick über die wichtigen Diskussionspunkte sowie die verschiedenen Meinungen und Beiträge aller Beteiligten zu verschaffen.
- Diese Möglichkeit kann auch für Teilnehmende hilfreich sein, deren Muttersprache nicht die im Meeting gesprochene Sprache ist.
- Ein Transkript ermöglicht die Dokumentation getroffener Entscheidungen und Maßnahmen sowie der Diskussionen und Gründe, die dorthin geführt haben.
- Teammitglieder, die keine Zeit hatten, am Meeting teilzunehmen (z.B. aufgrund von Urlaub, Krankheit, Parallelterminen), können sich die verschriftliche Aufzeichnung im Nachhinein durchlesen, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen.
- Der Zugang zum Meeting wird auch Personen ermöglicht, deren Hörvermögen beeinträchtigt ist oder die gehörlos sind (Barrierefreiheit).
- Ihr könnt anhand des Transkripts nach bestimmten Stichpunkten oder Themen suchen (Strg + F) und so gewünschte Inhalte schnell wiederfinden. Falls zusätzlich eine Videoaufzeichnung des Meetings vorhanden ist, lässt sich anhand der im Transkript gefundenen Stichpunkte und Zeitstempel gezielt zu den entsprechenden Stellen und relevanten Themen in dieser Aufzeichnung springen. So entfällt der Umweg, das gesamte Meeting anzuschauen oder "auf gut Glück" verschiedene Stellen der Aufzeichnung anzusteuern.
- Einzelne interessante Passagen des Meetings lassen sich per Copy and Paste in andere Dokumente übernehmen und müssen nicht erst "händisch" verschriftlicht werden.
- Bei Bedarf könnt ihr das Transkript oder Teile davon in einen Chatbot eingeben und von der KI (nach den eigenen Bedürfnissen, Wünschen und Vorgaben) strukturiert zusammenfassen lassen. So bekommt ihr z.B. eine Übersicht aller getroffenen Entscheidungen oder aller zu erledigenden Aufgaben inkl. Zuständigkeiten. Das Ergebnis könnt ihr als Protokoll, Handout o.Ä. verwenden
Voraussetzungen für ein gutes Transkript
Die Genauigkeit der automatisch erstellten Transkripte hängt von einigen Faktoren ab. Ihr solltet diese im Vorfeld berücksichtigen, um euch im Nachgang unnötige Arbeit zu ersparen:
- Sorgt für eine stabile Internetverbindung und nehmt im Idealfall nicht über ein schwaches öffentliches Netzwerk oder über mobile Daten an der Besprechung teil. So könnt ihr Sprachaussetzer und Verzerrungen in der Übertragung vermeiden und eine funktionierende Spracherkennung unterstützen.
- Achtet vor und während des Meetings auf die Audioqualität: Sie muss gut sein, sonst erhöht sich die Wahrscheinlichkeit eines fehlerhaften Transkripts, da die gesprochene Sprache nicht korrekt in Text umgesetzt werden kann. Bittet die Teilnehmenden des Meetings oder Gesprächspartner bei Bedarf, näher ans Mikrofon heranzurücken. Führt zu Beginn ein kurzes Audio-Check-up durch: Haben alle Teilnehmenden eine ähnliche Lautstärke eingestellt und verwenden idealerweise anstelle des Laptop-Mikrofons ein externes Mikrofon?
- Das Gesprochene sollte so klar und deutlich wie möglich sein. Behaltet insb. die Lautstärke (nicht zu leise sprechen) und die Geschwindigkeit (nicht zu schnell sprechen) im Auge.
- Außerdem solltet ihr euch gegenseitig aussprechen lassen. Sprechen mehrere Personen gleichzeitig, erschwert das die eindeutige Zuordnung des Gesprochenen zur dazugehörigen Person. Nutzt die Funktion des Meldens (
Heben), um eure virtuelle Hand zu heben und damit für alle sichtbar anzuzeigen, dass ihr etwas sagen möchtet.
- Vermeidet Umgebungs- und Hintergrundgeräusche (Personen tippen bei offenem Mikrofon auf der Tastatur, Papierrascheln, Hundegebell, Husten, Straßen- oder Baulärm etc.). Diese werden von der Rauschunterdrückung nicht immer (vollständig) herausgefiltert und können die Spracherkennung stören. Schaltet daher euer Mikrofon aus, wenn ihr gerade nicht sprecht.
- Berücksichtigt, dass die Qualität des Transkripts auch abhängig ist von der gesprochenen Sprache (Englisch und Deutsch z.B. funktionieren bei entsprechender Audioqualität und deutlicher Aussprache gut; Dialekte sind noch schwierig) und dass Abkürzungen und Fachvokabular nicht immer fehlerfrei erkannt werden.
Die derzeitige Geschwindigkeit bei der Weiterentwicklung von KI wird voraussichtlich dazu führen, dass die Qualität von Transkripten in naher Zukunft deutlich zunimmt – auch für weniger verbreitete Sprachen, Dialekte und Fachvokabular sowie für Szenarien, in denen Hintergrundgeräusche und gleichzeitige Sprechbeiträge unvermeidbar sind.
Die Transkription erfasst personenbezogene Daten. Stellt daher sicher, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Alle Teilnehmenden müssen über die Datenverarbeitung informiert sein und ihr Einverständnis gegeben haben.
Transkripte mit Microsoft Teams erstellen
Voraussetzungen
Die Transkriptionsfunktion ist nur in der Desktop-Version von MS Teams und nicht im Browser verfügbar. Für Mobilgeräte ist die Funktion stark eingeschränkt. Ihr benötigt ein Abonnement von Microsoft 365 mit einer der folgenden Lizenzen: Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium. Für das in diesem Artikel beschriebene Vorgehen wurde Microsoft 365 Business Standard verwendet.
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