Das Online-Meeting neigt sich dem Ende zu. Maria, die Projektleiterin, blickt zufrieden in die Runde der Teilnehmenden. "Danke für eure Beiträge", sagt sie. "Ich werde das Transkript gleich durchgehen und die wichtigsten Punkte zusammenfassen." Mit einem Klick beendet sie die Sitzung.

Wenige Augenblicke später öffnet Maria das automatisch generierte Transkript. Die KI-basierte Software hat jedes gesprochene Wort erfasst und in Text umgewandelt. Die Namen der Sprechenden sind inkl. Zeitstempel sauber gekennzeichnet. Maria lächelt - diese Technologie hat die Art und Weise, wie sie Meetings dokumentiert und nachbereitet, wirklich vereinfacht. Leider gelingt die Dokumentation mit KI nicht immer so reibungslos wie bei Maria.

Dieser Artikel wirft einen Blick auf die aktuellen Möglichkeiten der KI-gestützten Transkription in Microsoft Teams. Er beleuchtet die Vorteile von Transkripten, erklärt die Voraussetzungen für gute Ergebnisse und zeigt, welche Einstellungen verschiedene Teilnehmerrollen eines Online-Meetings vornehmen können. So holt ihr für euch und euer Team das Beste aus den automatisch erstellten Transkripten heraus.

Vorteile eines Transkripts

Das Transkribieren eines Meetings – also die Umwandlung der gesprochenen Inhalte in eine schriftliche Form – bietet folgende Vorteile:

• Teilnehmende können das Besprochene im Nachgang noch einmal in Ruhe nachlesen. Dadurch sind sie – u.U. besser als während des Meetings – in der Lage, sich einen Überblick über die wichtigen Diskussionspunkte sowie die verschiedenen Meinungen und Beiträge aller Beteiligten zu verschaffen.
• Diese Möglichkeit kann auch für Teilnehmende hilfreich sein, deren Muttersprache nicht die im Meeting gesprochene Sprache ist.
• Ein Transkript ermöglicht die Dokumentation getroffener Entscheidungen und Maßnahmen sowie der Diskussionen und Gründe, die dorthin geführt haben.
• Teammitglieder, die keine Zeit hatten, am Meeting teilzunehmen (z.B. aufgrund von Urlaub, Krankheit, Parallelterminen), können sich die verschriftliche Aufzeichnung im Nachhinein durchlesen, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen.
• Der Zugang zum Meeting wird auch Personen ermöglicht, deren Hörvermögen beeinträchtigt ist oder die gehörlos sind (Barrierefreiheit).
• Ihr könnt anhand des Transkripts nach bestimmten Stichpunkten oder Themen suchen (Strg + F) und so gewünschte Inhalte schnell wiederfinden. Falls zusätzlich eine Videoaufzeichnung des Meetings vorhanden ist, lässt sich anhand der im Transkript gefundenen Stichpunkte und Zeitstempel gezielt zu den entsprechenden Stellen und relevanten Themen in dieser Aufzeichnung springen. So entfällt der Umweg, das gesamte Meeting anzuschauen oder "auf gut Glück" verschiedene Stellen der Aufzeichnung anzusteuern.
• Einzelne interessante Passagen des Meetings lassen sich per Copy and Paste in andere Dokumente übernehmen und müssen nicht erst "händisch" verschriftlicht werden.
• Bei Bedarf könnt ihr das Transkript oder Teile davon in einen Chatbot eingeben und von der KI (nach den eigenen Bedürfnissen, Wünschen und Vorgaben) strukturiert zusammenfassen lassen. So bekommt ihr z.B. eine Übersicht aller getroffenen Entscheidungen oder aller zu erledigenden Aufgaben inkl. Zuständigkeiten. Das Ergebnis könnt ihr als Protokoll, Handout o.Ä. verwenden.

Voraussetzungen für ein gutes Transkript