Retrospektiven als wichtiger Bestandteil des agilen Arbeitens

Eines der zwölf Prinzipien des Agilen Manifests lautet: "In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an". In der Praxis geschieht dies mithilfe von Retrospektiven – also regelmäßigen "Rückblicken", die zu den wichtigsten agilen Praktiken zählen und in den vergangenen Jahren stetig an Bedeutung gewonnen haben.

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die Retrospektiven durchführen, sowie an Projektmitglieder, die sich mit Wissensmanagement oder kontinuierlicher Verbesserung beschäftigen. Er zeigt Ihnen, wie Sie Retrospektiven mithilfe einer Vorlage strukturiert dokumentieren können. Sie erhalten eine konkrete Anleitung, um vom bloßen "Doing Agile" zum echten "Being Agile" zu gelangen.

Retrospektiven dokumentieren – aber wie?

Es gibt zahlreiche Handbücher, Ratgeber und Foren mit Methodensammlungen sowie Tipps und Tricks zur Durchführung von Retrospektiven. Was dabei meist unter den Tisch fällt: wie man Retrospektiven richtig dokumentiert. Auch die gängige Literatur (Andresen, 2017/Pawlowsky, 2019/Rupp und Steiner, 2009) empfiehlt, die Ergebnisse aus Retrospektiven festzuhalten, wird dabei jedoch nicht viel konkreter.

Es ist sicherlich hilfreich, wenn Teams Fehler aus der Vergangenheit identifizieren; noch hilfreicher ist es jedoch, wenn andere Teams von diesem Wissen profitieren und diese Fehler erst gar nicht begehen. Dasselbe gilt selbstverständlich für Erfolgsfaktoren. Auch sie beinhalten Potenzial für zukünftige Projekte.

Die hier vorgestellte Vorlage zeigt Ihnen, wie Sie Retrospektiven einfach und ohne großen Zeitaufwand dokumentieren (lassen) – idealerweise durch die Person, die das Format moderiert hat. Dies geschieht strukturiert und zielführend, sodass die Dokumentationen zu einer Wissensquelle werden.

Aufbau der Vorlage für Retrospektiven

Die Vorlage besteht aus fünf Abschnitten:

1. Rahmenbedingungen: Halten Sie die Rahmenbedingungen der Retrospektive fest.
2. Konzept: Beschreiben Sie die verwendeten Methoden.
3. Ergebnisse: Legen Sie die zentralen Ergebnisse der Retrospektive genauer dar.
4. Bewertung: Bewerten Sie die Retrospektive in Bezug auf die Rahmenbedingungen sowie das Konzept.
5. Einwilligung zur Veröffentlichung: Fragen Sie ab, inwiefern die Dokumentation veröffentlicht werden darf.

1. Rahmenbedingungen

Das Ziel des ersten Abschnitts ist, über Fragen zu den Rahmenbedingungen einen guten Einstieg in die Vorlage zu finden (Bild 1). Diese sind schnell und einfach beantwortet:

• Der Anlass
• Die fachliche Kontaktperson
• Datum und Wochentag
• Uhrzeit
• Dauer der Retrospektive
• Die Anzahl der Teilnehmenden (inklusive des Anteils an Externen)
• Das Format (Präsenz, online oder hybrid)
• Die Planung des Formats: Da das Format später bewertet wird, ist es wichtig zu wissen, ob es von Anfang an so geplant war. Gerade bei hybriden Veranstaltungen ist dies meist nicht der Fall.
• Die Location (intern oder extern)
• Die Moderation (intern oder extern)
• Der Name der moderierenden Person
• Die Anzahl der Retrospektive für den genannten Anlass
• Die Motivation im Team zu Beginn der Retrospektive
• Die Stimmung im Team zu Beginn der Retrospektive

Diese Angaben sind wichtig für die Wahl der passenden Methode.

2. Konzept

Leider kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass Retrospektiven mehr als Besprechung und nicht als Workshop gesehen werden. In diesen Fällen gibt es oft kein Konzept, das dokumentiert werden kann.