Microsoft Outlook: Kontakte schnell und einfach aus Excel importieren

Häufig existieren in einer Firma Adresslisten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen, die in Microsoft Excel erfasst und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Doch was können Sie mit diesen Daten anfangen, wenn Sie für gewöhnlich Ihre Adressen in Microsoft Outlook verwalten? Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in diesem Tipp, wie Sie vorgehen müssen, um Adressen aus einer Microsoft Excel-Datei in Ihren Microsoft Outlook-Kontaktordner zu importieren und wie Sie Kontakte auch wieder in einer Microsoft Excel-Datei aufbereiten können.

Häufig existieren in einer Firma Adresslisten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen, die in Excel erfasst und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Doch was können Sie mit diesen Daten anfangen, wenn Sie für gewöhnlich Ihre Adressen in Outlook verwalten? Dieser Tipp zeigt, wie Sie Adressen aus einer Excel-Datei in Ihren Outlook-Kontaktordner (ab Outlook 2000) importieren und wie Sie Kontakte auch wieder in einer Excel-Datei aufbereiten können.

Adressen aus Excel importieren

Sie haben eine Excel-Datei mit Adressen, die Sie gerne in Ihren Ordner "Kontakte" in Outlook einlesen möchten. Für den Import müssen Sie in Excel zunächst einen Bereichsnamen vergeben. Sonst ist es in Outlook nicht möglich die Daten zu importieren.

  • Öffnen Sie die Excel-Datei.
  • Überprüfen Sie, ob die Excel-Liste korrekt aufgebaut ist: In der ersten Zeile sollten die Überschriften für die jeweiligen Spalten stehen, die Überschriften dürfen keine Leerzeichen enthalten und die Tabelle muss frei von Leerspalten sein.
  • Markieren Sie den Bereich, einschließlich der Überschriften, der in Outlook importiert werden soll.
  • Vergeben Sie für diesen Bereich einen aussagekräftigen Namen indem Sie auf das Namenfeld am Anfang der Bearbeitungsleiste klicken (Bild 1), den Namen (z.B. "Adressen") eingeben und mit der Eingabetaste abschließen.

Bild 1: Namen für den Adressbereich vergeben.

  • Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.

Nach diesen Vorbereitungen können Sie die Adressen importieren.

  • Starten Sie Outlook und erstellen Sie ggf. zur Sicherheit einen separaten Kontaktordner (z.B. "ExcelAdressen") für die Adressen, die Sie importieren möchten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) auf den Ordner "Kontakte" und wählen Sie den Eintrag "Neuer Ordner". Geben Sie dann den Namen des Ordners ("ExcelAdressen") ein und klicken Sie auf OK.
    Sie können die Adressen dieses Ordners später problemlos in Ihren eigentlichen Kontaktordner transferieren.
  • Starten Sie den Import/Export-Assistenten über den Befehl Datei / Importieren/Exportieren ... und wählen Sie im ersten Schritt die Aktion "Importieren aus anderen Programmen und Dateien" aus (Bild 2). Klicken Sie auf "Weiter".

Bild 2: Der Import/Export-Assistent von Outlook.

  • Im zweiten Schritt wählen Sie das entsprechende Programm aus, in unserem Fall "Microsoft Excel".
  • Im nächsten Schritt müssen Sie die zu importierende Datei angeben. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Zudem können Sie in diesem Schritt die Handhabung von Duplikaten im Bereich "Optionen" definieren (Die Beschriftung ist selbsterklärend).
  • Wählen Sie im darauffolgenden Schritt den Outlook-Ordner aus, in welchen Sie die Adressen importieren möchten (in unserem Beispiel den Ordner "ExcelAdressen").
  • Sie gelangen im nächsten Schritt zu einem Fenster, in dem die ausgewählten Daten angezeigt werden. Überprüfen Sie die Zuordnung der Felder, indem Sie auf die Schaltfläche "Felder zuordnen" klicken. Der Importassistent hat die Felder, bei denen die Überschriften in Excel genau den Bezeichnungen von Outlook entsprechen, bereits zugeordnet. Alle anderen Felder müssen Sie manuell zuordnen (Bild 3).
  • Klicken hierzu auf den Begriff aus Excel (linke Seite). Positionieren Sie das Fenster rechts so, dass der Outlook-Begriff sichtbar ist (Details können Sie über die Plus- und Minusfelder ein- bzw. ausblenden). Ziehen Sie nun mit der Maus den Begriff von der linken Seite auf den zugehörigen Begriff auf der rechten Seite.
    Die Zuordnung können Sie mit den Schaltflächen "Weiter" und "Zurück" überprüfen. Werden die Daten zu Ihrer Zufriedenheit angezeigt, klicken Sie auf "OK". Andernfalls können Sie die Zuordnung über die gleichnamige Schaltfläche wieder löschen und die Daten neu zuordnen.

Ziehen Sie einen Excel-Begriff nie auf einen Outlook-Begriff mit einem Plus davor, da das Feld sonst später leer bleibt. Öffnen Sie zuerst den Unterordner des Outlook-Begriffs, indem Sie auf das Pluszeichen davor klicken, und ziehen Sie erst dann den Excel-Begriff auf den entsprechenden Begriff von Outlook.

  • Die Daten werden nun in Ihren gewünschten Outlook-Ordner importiert. Entspricht der Import Ihren Vorstellungen, können Sie die Adressen in Ihren eigentlichen Kontaktordern kopieren. Klicken Sie dazu in den Arbeitsbereich des separaten Kontaktordners (in unserem Beispiel "ExcelAdressen"), drücken Sie die Tastenkombination "STRG"+"A" (alles markieren), dann "STRG"+"C" (kopieren). Wechseln Sie anschließend in den eigentlichen Kontakt-Ordner und drücken Sie die Tastenkombination "STRG"+"V" (einfügen). Den provisorischen Ordner können Sie nun über das Kontextmenü löschen.

Adressen von Outlook nach Excel exportieren

Möglicherweise benötigen Sie Ihre Outlook-Kontakte auch einmal in Form einer Excel-Datei, z.B. um damit Auswertungen zu erstellen, Serienbriefe zu verschicken, etc. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  • Starten Sie den Import/Export-Assistenten über den Befehl Datei / Importieren/Exportieren ... , wählen Sie im ersten Schritt die Aktion "Exportieren in eine Datei" und dann "Microsoft Excel" als zu erstellenden Dateityp. Bestimmen Sie anschließend den Outlook-Ordner, aus dem Sie die Kontakte exportieren möchten (z.B. Kontakte) und definieren Sie Pfad und Dateinamen der Excel-Datei
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