Microsoft PowerPoint: Informationen zur Ressourcenplanung geschickt visualisieren

In welcher Form präsentiert man Informationen zur Ressourcenplanung? Je nachdem welche Aussagen man vermitteln will, kann die optische Darstellung recht unterschiedlich ausfallen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie man Tabelle, Matrix, Balken- oder Säulendiagramm geschickt dazu einsetzt, um Informationen in Microsoft PowerPoint aussagekräftig darzustellen. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und ersparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.

Microsoft PowerPoint: Informationen zur Ressourcenplanung geschickt visualisieren

In welcher Form präsentiert man Informationen zur Ressourcenplanung? Je nachdem welche Aussagen man vermitteln will, kann die optische Darstellung recht unterschiedlich ausfallen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie man Tabelle, Matrix, Balken- oder Säulendiagramm geschickt dazu einsetzt, um Informationen in Microsoft PowerPoint aussagekräftig darzustellen. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und ersparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.

Die Planung und Aufteilung von Ressourcen ist ein besonders aufwändiger Teil der Projektarbeit. Das Problem sind dabei weniger die Basispläne, sondern die vielen Änderungen, die im Projektverlauf anfallen können. Sie wirken sich auch auf das Berichtswesen aus. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die Aussagen zu den Ressourcen in Projektpräsentationen und -berichten mit PowerPoint ab 2000 geschickt visualisieren lassen.

Unterschiedliche Anforderungen - verschiedene Darstellungsweisen

Welche Form man wählt, um die Ressourcenplanung und -verwaltung zu visualisieren, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab: Müssen Ressourcen geplant und zugeteilt werden, soll ihre tatsächliche Nutzung dokumentiert werden oder geht es darum, diese unter verschiedenen Aspekten auszuwerten? Je nach Situation fällt die optische Darstellung recht unterschiedlich aus. Dieser Artikel stellt anhand von praktischen Beispielen fünf unterschiedliche Möglichkeiten vor, Ressourceninformationen visuell aufzubereiten.

  1. die klassische Darstellung als Text oder Tabelle: Diese Variante ist weit verbreitet, da sie schnell und einfach zu handhaben ist.
  2. die übersichtliche Darstellung als Matrix: Auch hier kommt eine Tabelle zum Einsatz. Die Detaildaten sind jedoch bereits aufbereitet und nach bestimmten Kriterien strukturiert.
  3. der Gesamtüberblick: Bei dieser Variante werden Balken verwendet, damit der Betrachter alles Wichtige auf einen Blick erfassen kann.
  4. den analytischen Vergleich per Säulendiagramm: Die Informationen, welche Ressourcen in welcher Projektphase zum Einsatz kamen, werden zueinander ins Verhältnis gesetzt. Mit einem gestapelten Säulendiagramm lässt sich z.B. schnell erkennen, wie viele Ressourcen in einzelnen Phasen erforderlich sind und welchen Anteil einzelne Teams am Gesamtaufwand pro Phase haben.
  5. die zeitliche Darstellung per Liniendiagramm: Dies ist die typische Variante, um die Auslastung eines Projektteams Monat für Monat zu dokumentieren. Eine Kurve macht den Auslastungsverlauf auf einen Blick deutlich. Eine zweite Kurve könnte beispielsweise zeigen, welchen Verlauf die Planung vorsah. Daraus lässt sich ein Soll-Ist-Vergleich ablesen.

Klassische Darstellung als Text oder Tabelle

Einfache Textfolie

In Bild 1 sehen Sie die einfachste Variante, um eine Ressourcenplanung zu visualisieren: Die Darstellung des geplanten Zeitaufwands in einer Textfolie. Falls es sich bei den Zahlen um Schätzwerte handelt, kann das z.B. durch eine Schreibschrift auf einem Rechenblatt symbolisiert werden. Die Hauptbotschaft rechts hebt sich durch eine andere Farbe und durch Schrägstellung ab. Das fertige Beispiel finden Sie auf Folie 3 der Musterdatei "Ressourcen.ppt".

Bild 1: Einfache Textfolie: Informationen sind per Tabulator getrennt.

Die Tabellenform

Sind relativ viele Informationen darzustellen, eignet sich dafür die Tabellenform, in der Sie die Daten übersichtlich anordnen können. In Bild 2 wird beispielsweise der Einsatz von fünf Teams innerhalb eines Projekts über mehrere Kalenderwochen dargestellt. Aus der Tabelle geht hervor, wie viele Stunden jedes Team in den einzelnen Wochen arbeiten soll. 

Bild 2: Übersicht in Tabellenform.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Folie zu erstellen:

  1. Wählen Sie eine Folie mit dem Layout "Tabelle" (in neueren Versionen "Titel und Tabelle").
  2. Per Doppelklick auf den Tabellen-Platzhalter legen Sie in dem angezeigten Dialogfeld die notwendige Anzahl der Zeilen und Spalten fest.
  3. Geben Sie zunächst nur die Informationen für die Spalten- und Zeilenüberschriften ein.

Wenn Sie gleich auch noch die geplanten Zeiten in die Tabelle eintragen, erscheinen in der Präsentation alle Informationen gleichzeitig. Denn PowerPoint behandelt die Tabelle als ein Objekt, dessen Inhalte sich nicht zellenweise animieren lassen. Um aber die Betrachter nicht gleich mit allen Informationen zu konfrontieren, sollten Sie die Daten für jedes der fünf Teams nacheinander abrufen.

Geben Sie deshalb die Informationen zu den Stunden nicht direkt in die Tabelle ein, sondern erstellen Sie entsprechend viele einzelne Textfelder, die Sie dann über die Tabelle legen. So können Sie die einzelnen Inhalte flexibel animieren. Der Aufwand dafür hält sich in Grenzen, wenn Sie wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" auf das Symbol "Textfeld" und tragen Sie die erste Information ein. Markieren Sie das Textfeld mit F2 und formatieren Sie es rechtsbündig.
  2. Kopieren Sie nun das Textfeld. Halten Sie dazu die Tasten STRG und UMSCHALT gedrückt und ziehen Sie das Textfeld mit gedrückter linker Maustaste nach unten zur nächsten Zeile. STRG kopiert, während UMSCHALT dafür sorgt, dass das kopierte Objekt exakt unter dem Original steht. Lassen Sie zuerst die Maustaste und danach die beiden Funktionstasten los. Wiederholen Sie die Aktion für die übrigen Zeilen der Spalte "Team 1".
  3. Damit die Textfelder innerhalb der einzelnen Zeilen auf gleicher Höhe stehen, richten Sie sie per Tastatur aus. Am einfachsten geht das, wenn Sie die Führungslinien (Menü Ansicht) aufrufen. Schneller sind Sie mit der Tastenkombination STRG+G bzw. ALT+F9 in PowerPoint 2002/2003. Ziehen Sie die waagrechte Führungslinie an den unteren Rand der ersten Zeilenüberschrift. Bewegen Sie dann mit den beiden Cursortasten "Nach oben" bzw. "Nach unten" das entsprechende Textfeld an die richtige Position.

    Um das Textfeld in den kleinstmöglichen Schritten zu bewegen, müssen Sie die Taste STRG zusätzlich gedrückt halten. Diese Funktionstaste schaltet das im Hintergrund aktive Raster ab, wenn Sie Objekte per Tastatur verschieben.
  4. Markieren Sie alle Textfelder der ersten Spalte und verschmelzen Sie sie zu einem Objekt. Benutzen Sie dazu die Befehlsfolge Zeichnen / Gruppieren.
  5. Weisen Sie der Gruppe einen Animationseffekt zu,…

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