Praktische Erinnerungsfunktion mit Ampel

Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Meilensteine markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Diese im Überblick zu behalten, fällt jedoch gerade bei umfangreichen Projekten nicht leicht. Praktisch wäre dafür eine automatische Erinnerungsfunktion, die mittels Ampelsymbol frühzeitig auf bevorstehende Termine hinweist. Klaus Oberbörsch erklärt, wie Sie eine solche Lösung mit wenig Aufwand umsetzen.
Für eilige Leser (Management Summary)
  • 💡Meilensteine können in Microsoft Project mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen übersichtlich angezeigt werden, dennoch sind Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin nicht leicht erkennbar.
  • 💡Einfacher gelingt der Überblick mit Hilfe einer Erinnerungsfunktion, die es ermöglicht, den Erinnerungszeitpunkt auszuwählen, z.B. "20 Tage vorher", und die zum gewählten Zeitpunkt per Ampelsymbol auf den bevorstehenden Meilenstein hinweist.
  • 💡Die Erinnerungsfunktion ist einfach umzusetzen und benötigt lediglich zwei zusätzliche benutzerdefinierte Spalten vom Typ "Zahl"
  • 💡In der Spalte "Erinnerung x Tage vorher" wählt der Anwender mit Hilfe einer hinterlegten Nachschlagetabelle den Zeitpunkt für die Erinnerung per Dropdown aus.
  • 💡In der anderen Spalte "MS Ampel" errechnet eine Formel mit IIF-Abfrage die Dauer bis zum Meilenstein und gibt ein grafisches Symbol aus, sobald der Erinnerungszeitpunkt erreicht oder überschritten ist.

Meilensteine weisen in der Projektplanung auf wichtige Ereignisse bzw. den Abschluss einzelner Projektphasen hin und markieren damit die Fertigstellung bestimmter Arbeitsergebnisse. Auch in jedem Vorgehensmodell gibt es phasenspezifische Meilensteine, die durch projektspezifische Meilensteine ergänzt werden.

Umso wichtiger ist es, frühzeitig an einen bevorstehenden Meilensteintermin erinnert zu werden. Bei großen Projektplänen mit Projektsammelvorgängen und vielen Unteraktivitäten fällt es jedoch oft schwer, den Überblick über alle Meilensteine zu behalten. Mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Meilensteine zwar übersichtlicher angezeigt werden, aber auch dann sind Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin nicht so einfach erkennbar. Wesentlich einfacher wäre es den Überblick zu behalten, wenn ein Ampelsymbol auf bald bevorstehende Meilensteine hinweisen würde (Bild 1).

Bild 1: Mit einer Erinnerungsfunktion per Ampel lassen sich bald fällige Meilensteine im Blick behalten
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Genau das ist die Aufgabe der hier vorgestellten Lösung, die im Rahmen eines Kundenprojekts entstanden ist. Die Erinnerungsfrist lässt sich dabei für jeden Meilenstein komfortabel aus einem Drop-Down-Menü auswählen. Dieses enthält zusätzliche Hinweise, welche Erinnerungszeiträume für welche Arten von Meilensteine gelten. Z.B. kann es sinnvoll sein, auf den bald fälligen Abnahmetest bei einer externen Programmierleistung schon früher hinzuweisen, als auf die demnächst anstehende Abnahme einer internen Leistung.

Je nach Einstellung erscheinen die Erinnerungshinweise auch auf der Projekt- und Sammelvorgangsebene. So sind diese auch sichtbar, wenn alle Teilvorgänge im Projektplan ausgeblendet sind (Bild 2).

Bild 2: Das Ampelsymbol ist auch bei ausgeblendeten Teilvorgängen sichtbar, da es ebenfalls auf Projekt- und Sammelvorgangsebene erscheint
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Benutzerdefinierte Spalten anlegen

Um die Lösung umzusetzen, benötigen Sie zwei benutzerdefinierte Spalten vom Typ "Zahl". Diese sind hier mit "Hinweis x Tage vorher" und "MS Ampel" benannt. Die dritte benutzerdefinierte Spalte "Dauer bis MS" dient lediglich zur Kontrolle, ob die angezeigte Ampelfarbe korrekt ist. Sie wird später nicht mehr benötigt, sodass Sie sie bei Bedarf einfach ausblenden können.

Eingabe der Erinnerungszeit

Um die gewünschte Erinnerungszeit auszuwählen, fügen Sie eine benutzerdefinierte Spalte "Zahl 1" ein, die Sie anschließend in "Hinweis x Tage vorher" umbenennen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf der Spalte rechts von der Stelle, an der Sie die neue Spalte einfügen möchten und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalte einfügen / Zahl 1. Mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Spalte "Zahl 1" öffnen Sie wieder das Kontextmenü. Wählen Sie diesmal den Button Umbenennen ... und geben Sie den gewünschten Namen ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Nachschlagen ... und tragen die verschiedenen Erinnerungszeiten und Hinweistexte in der zugehörigen Nachschlagetabelle ein (Bild 3).

Bild 3: Eine hinterlegte Nachschlagetabelle ermöglicht die komfortable Auswahl der Erinnerungsfristen per Drop-Down
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Dauer bis Meilenstein berechnen

Um die Anzahl der Tage bis zum Meilensteintermin zu errechnen, fügen Sie eine weitere benutzerdefinierte Spalte von Typ "Zahl" ein, die Sie anschließend in "Dauer bis MS" umbenennen. Durch einen Klick auf den Button Formel ... fügen Sie dort folgende Formel ein (Bild 4):

Round(IIf([Berechnete Dauer]=0;[Berechneter Anfang]-[Aktuelles Datum];0))

Die „IIf“-Abfrage prüft, ob der Vorgang das Attribut „Meilenstein“ ([Berechnete Dauer]=0) hat, ansonsten erhält das Feld den Wert „Null“. Um Nachkommastellen zu vermeiden, ist das Ergebnis mit der Formel "Round ()" gerundet.

Bild 4: Eine Formel ermittelt die Anzahl an Tagen bis zum Meilenstein-Termin
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Ampel aktivieren

Die Ampelfunktion setzten Sie mit Hilfe des Werts aus dem benutzerdefinierten Feld „Hinweis x Tage vorher“ um. Fügen Sie zunächst eine weitere benutzerdefinierte Spalte vom Typ "Zahl" ein und bezeichnen Sie diese mit "Dauer bis MS". Gehen Sie wie zuvor beschrieben vor und geben Sie folgende Formel ein (Bild 5):

IIf([Zahl1]<>0;IIf([Berechneter Anfang]-[Aktuelles Datum]<=[Zahl1];1;0);0)

Die Formel prüft zunächst mithilfe einer IIF-Funktion, ob im Feld "Hinweis x Tage vorher" eine Erinnerungszeit >0 gewählt ist. Ist das der Fall, prüft eine weitere IIf-Funktion, ob der gewählte Erinnerungszeitraum zum aktuellen Zeitpunkt überschritten ist oder nicht. Ist keine Erinnerungszeit gewählt oder der Erinnerungszeitraum nicht überschritten, ist das Ergebnis "0", andernfalls "1".

Bild 5: Eine weitere Formel sorgt für die Anzeige des Ampelsymbols zum Erinnerungszeitpunkt
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Für die Ampeldarstellung wählen Sie im Bereich „Anzuzeigende Werte“ den Button Grafische Symbole. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das gewünschte Symbol auswählen (hier: eine rote Ampel) und festlegen können, unter welchen Bedingungen es angezeigt werden soll (Bild 6, ausgegraute Schrift). In unserem Fall soll die Ampel auf Rot schalten, falls die Formel den Wert "1" liefert, andernfalls soll kein Ampelsymbol erscheinen.

Der Hinweis auf einen bald fälligen Meilenstein soll nicht nur auf der Vorgangsebene anzeigt werden, sondern auch auf den Ebenen "Sammelvorgang" und "Projektsammelvorgang". So bleibt er auch sichtbar, wenn nicht alle Vorgangsebenen eingeblendet sind. Stellen Sie dazu das Rollup bei den Sammelvorgangzeilen auf „Maximum“ (Bild 4) ein und wählen Sie bei der Ampeldarstellung die Option Projektsammelvorgang sowie das Auswahlkästchen Projektsammelvorgang übernimmt Kriterien von Sammelvorgangszeilen (Bild 6).

Bild 6: Die gekennzeichneten Optionen sorgen dafür, dass der Hinweis auch auf Sammelvorgangs- und Projektsammelebene erscheint

Um das Ampelsymbol wieder auszuschalten, wenn ein Meilenstein erfolgreich erreicht wurde, setzen Sie die Auswahl "Erinnerung x Tage vorher" wieder zurück auf den Wert "0" (= keine Meilenstein-Erinnerung).

Wenn Sie die Filter- oder Gruppierungsfunktion auf das selbstdefinierte Feld „Dauer bis MS“ anwenden, können Sie auch Ansichten mit allen Meilensteinen generieren, die in einer bestimmten Zeitspanne fällig sind – z.B. in den nächsten 20 bis 40 Tagen (Bild 7).

Die hier vorgestellte Lösung lässt sich auch im Bereich Multiprojektmanagement einsetzen. Einzige Voraussetzung ist, dass alle Teilprojekte die gleichen benutzerdefinierten Felder enthalten.

Bild 7: Eine schnelle Übersicht aller in den nächsten 20 bis 40 Tagen anstehenden Meilensteine erhalten Sie mit Hilfe benutzerdefinierter Filter
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Fazit: Einfache und schnelle Lösung sorgt für mehr Überblick

Mit einfachen Bordmitteln können anstehende Meilensteintermine farblich hervorgehoben werden und die Projektleitung hat somit einen genaueren Überblick der anstehenden Termine, um ggf. noch Maßnahmen einzuleiten.

 
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