Praktische Erinnerungsfunktion mit Ampel

Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Meilensteine markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Diese im Überblick zu behalten, fällt jedoch gerade bei umfangreichen Projekten nicht leicht. Praktisch wäre dafür eine automatische Erinnerungsfunktion, die mittels Ampelsymbol frühzeitig auf bevorstehende Termine hinweist. Klaus Oberbörsch erklärt, wie Sie eine solche Lösung mit wenig Aufwand umsetzen.
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Meilensteine weisen in der Projektplanung auf wichtige Ereignisse bzw. den Abschluss einzelner Projektphasen hin und markieren damit die Fertigstellung bestimmter Arbeitsergebnisse. Auch in jedem Vorgehensmodell gibt es phasenspezifische Meilensteine, die durch projektspezifische Meilensteine ergänzt werden.

Umso wichtiger ist es, frühzeitig an einen bevorstehenden Meilensteintermin erinnert zu werden. Bei großen Projektplänen mit Projektsammelvorgängen und vielen Unteraktivitäten fällt es jedoch oft schwer, den Überblick über alle Meilensteine zu behalten. Mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Meilensteine zwar übersichtlicher angezeigt werden, aber auch dann sind Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin nicht so einfach erkennbar. Wesentlich einfacher wäre es den Überblick zu behalten, wenn ein Ampelsymbol auf bald bevorstehende Meilensteine hinweisen würde (Bild 1).

Bild 1: Mit einer Erinnerungsfunktion per Ampel lassen sich bald fällige Meilensteine im Blick behalten
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Genau das ist die Aufgabe der hier vorgestellten Lösung, die im Rahmen eines Kundenprojekts entstanden ist. Die Erinnerungsfrist lässt sich dabei für jeden Meilenstein komfortabel aus einem Drop-Down-Menü auswählen. Dieses enthält zusätzliche Hinweise, welche Erinnerungszeiträume für welche Arten von Meilensteine gelten. Z.B. kann es sinnvoll sein, auf den bald fälligen Abnahmetest bei einer externen Programmierleistung schon früher hinzuweisen, als auf die demnächst anstehende Abnahme einer internen Leistung.

Je nach Einstellung erscheinen die Erinnerungshinweise auch auf der Projekt- und Sammelvorgangsebene. So sind diese auch sichtbar, wenn alle Teilvorgänge im Projektplan ausgeblendet sind (Bild 2).

Bild 2: Das Ampelsymbol ist auch bei ausgeblendeten Teilvorgängen sichtbar, da es ebenfalls auf Projekt- und Sammelvorgangsebene erscheint
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Benutzerdefinierte Spalten anlegen

Um die Lösung umzusetzen, benötigen Sie zwei benutzerdefinierte Spalten vom Typ "Zahl". Diese sind hier mit "Hinweis x Tage vorher" und "MS Ampel" benannt. Die dritte benutzerdefinierte Spalte "Dauer bis MS"

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