Was ist ein Basisplan und wozu braucht man ihn? Microsoft Project – arbeiten mit dem Basisplan

Sie möchten die Ist-Kosten und -Termine des Projekts mit den vereinbarten Soll-Werten vergleichen? Oder Sie wollen wissen, wie groß Verzögerungen sind und wie sich diese auf die weitere Planung auswirken? Um das herauszufinden, benötigen Sie einen Basisplan – d.h. einen Referenzplan als Bezugspunkt. Torben Blankertz zeigt, wie Sie einen Basisplan in Microsoft Project erstellen, im Gantt-Diagramm visualisieren und zur Projektsteuerung verwenden.

 

Management Summary

Was ist ein Basisplan und wozu braucht man ihn? Microsoft Project – arbeiten mit dem Basisplan

Sie möchten die Ist-Kosten und -Termine des Projekts mit den vereinbarten Soll-Werten vergleichen? Oder Sie wollen wissen, wie groß Verzögerungen sind und wie sich diese auf die weitere Planung auswirken? Um das herauszufinden, benötigen Sie einen Basisplan – d.h. einen Referenzplan als Bezugspunkt. Torben Blankertz zeigt, wie Sie einen Basisplan in Microsoft Project erstellen, im Gantt-Diagramm visualisieren und zur Projektsteuerung verwenden.

 

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Der Basisplan umfasst alle Daten eines genehmigten Projektplans zu einem bestimmten Stichtag und ist damit Grundlage für das Projekt-Controlling. Durch die richtige Verwendung der Basispläne kann ein Projektleiter zu jedem Zeitpunkt in einem Projekt die Information über die aktuelle Differenz zwischen Plan- und Ist-Werten erhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen Basisplan erstellen, aktualisieren und für die Projektsteuerung verwenden.

Zur Verdeutlichung soll das Beispiel in Bild 1 dienen. Es zeigt einen einfachen Projektplan mit einer Phase, die aus zwei aufeinanderfolgenden Vorgängen und einem abschließenden Meilenstein besteht. Jedem der beiden Vorgänge ist eine Ressource mit einem Stundensatz von 100 Euro zugeordnet.

Den Beispielplan können Sie entweder mit wenigen Klicks selbst zusammenstellen oder Sie verwenden alternativ die mitgelieferte Beispieldatei. Bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, speichern Sie den Plan an einem beliebigen Ort ab.

Beispieldatei mit zwei Vorgängen

Bild 1: Die Beispieldatei mit zwei Vorgängen, denen jeweils eine Ressource zugewiesen ist
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zugewiesene Ressource mit festgelegtem Kostensatz

Bild 2: Die zugewiesene Ressource mit festgelegtem Kostensatz
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Was ist ein Basisplan?

Sehen wir uns die Projektstatistik zu diesem Plan genauer an (Projekt / Projektinformation / Statistik), die sich hervorragend zur schnellen Information eignet (Bild 3). Dort sehen Sie, dass Microsoft Project für das Projekt eine Dauer von 5 Tagen und eine Arbeit von 40 Stunden sowie Kosten (Projektbudget) in Höhe von 4000,00 Euro berechnet hat. Die Werte für "geplant" und "aktuell" sind nicht gesetzt, lediglich die Werte für "verbleibend" sind aktualisiert. Warum ist das so?

Hier kommt der Basisplan ins Spiel: In diesem werden die Planwerte beim Übergang in die Durchführungsphase sozusagen eingefroren. Somit können diese im weiteren Projektverlauf mit den Istwerten verglichen werden. Sollten Sie den physikalischen Fertigstellungsgrad an einem Arbeitspaket aktualisieren, so werden die Werte unter "Aktuell" ebenfalls angepasst und die gesamte Berechnung des Projekts wird unter "Verbleibend" angezeigt.

Bild 3: In der Projektstatistik zeigt Project keine Planwerte an, solange der Projektplan noch nicht als Basisplan abgespeichert ist

Einen Basisplan speichern

Um einen Plan als Basisplan abzuspeichern, klicken Sie im Register Projekt auf den Button Basisplan festlegen. Im Kontextmenü wählen Sie anschließend den Befehl Basisplan festlegen (Bild 4).

Speichern eines Basisplans

Bild 4: Speichern eines Basisplans
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Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie bis zu 10 Basispläne speichern können (Bild 6). Wenn Sie das Auswahlfeld unterhalb der Option "Basisplan festlegen" anklicken, können Sie auf alle Basispläne zugreifen. Im unteren Bereich "Für" des Dialogs legen Sie fest, ob Sie den kompletten Projektplan in einen Basisplan übernehmen wollen oder nur ausgewählte Vorgänge bzw. Sammelvorgänge.

Die Möglichkeit, nur ausgewählte Vorgänge zu speichern, ist besonders dann interessant, wenn Sie mit einem Projekt beginnen müssen, aber noch nicht alle Informationen über die weiteren Phasen besitzen oder erfassen können. Somit können sie bereits einen Basisplan abspeichern und die weiteren Phasen zu einem späteren Zeitpunkt übernehmen.

Angenommen, der Lenkungsausschuss hat in Ihrem Projekt einen neues Arbeitspaket genehmigt, das Sie im Projektplan eingetragen haben und anschließend in den Basisplan übernehmen möchten, ohne den bisherigen Basisplan zu überschreiben. Markieren Sie in diesem Fall das gewünschte Arbeitspaket, wählen Sie die Option "Ausgewählte Vorgänge" und klicken Sie auf "OK". Das entsprechende Arbeitspaket wird in den Basisplan übernommen, die anderen Werte bleiben erhalten.

Mit der Option "Zwischenplan festlegen", können Sie Informationen aus einem bestehenden Basisplan oder nur die Informationen aus den Anfang- bzw. Ende-Terminen des jeweiligen Basisplans in einen beliebigen anderen Basisplan übernehmen. Dieses Feature wird besonders interessant, wenn Sie z.B. einen Change Request (CR) abbilden wollen (siehe Abschnitt "Einen Change Request visualisieren").

bis zu 10 verschiedene Basispläne abspeichern

Bild 5: Im Basisplan-Dialog können Sie bis zu 10 verschiedene Basispläne abspeichern

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