Interne und externe Kosten im Blick

Microsoft Project – bequem mit unterschiedlichen Kostensätzen arbeiten

Microsoft Project ermöglicht es, ein Projekt mit unterschiedlichen Kostensätzen zu kalkulieren. Um z.B. die internen Ressourcenkosten und die externen Preise für den Kunden miteinander zu vergleichen, reicht es aus, den Kostensatz entsprechend zu ändern. Torben Blankertz zeigt, welche Anpassungen Sie in Project vornehmen müssen, um komfortabel zwischen den Kostensätzen wechseln zu können und dabei die jeweiligen Gesamtkosten im Blick behalten.
Interne und externe Kosten im Blick

Microsoft Project – bequem mit unterschiedlichen Kostensätzen arbeiten

Microsoft Project ermöglicht es, ein Projekt mit unterschiedlichen Kostensätzen zu kalkulieren. Um z.B. die internen Ressourcenkosten und die externen Preise für den Kunden miteinander zu vergleichen, reicht es aus, den Kostensatz entsprechend zu ändern. Torben Blankertz zeigt, welche Anpassungen Sie in Project vornehmen müssen, um komfortabel zwischen den Kostensätzen wechseln zu können und dabei die jeweiligen Gesamtkosten im Blick behalten.

Bei manchen Projekten ist es erforderlich, mit verschiedenen Kostensätzen zu arbeiten, z.B. wenn im Rahmen des Projekts Dienstleistungen erbracht werden. Um die Ressourcenkosten zu berechnen, die das Unternehmen tatsächlich zahlt, kalkuliert der Projektleiter mit einem internen Kostensatz. Um die Kosten zu ermitteln, die der Kunde für die Dienstleistung zahlen muss, mit einem externen Kostensatz. So weiß der Projektleiter während des Projektverlaufs nicht nur, welche Kosten er an den Kunden kommunizieren muss, sondern kann auch ermitteln, ob die bis dahin angefallenen internen Kosten in einem stimmigen Verhältnis zum Projektfortschritt stehen.

Microsoft Project ermöglicht es, ein Projekt mit unterschiedlichen Kostensätzen zu kalkulieren, sodass dafür kein Mehraufwand bei der Planung und Steuerung entsteht. Damit Sie bequem mit verschiedenen Kostensätzen arbeiten können und dabei stets den Überblick über externe und interne Kosten behalten, sind allerdings einige Anpassungen nötig, die dieser Artikel beschreibt. Die Bilder in diesem Beitrag wurden mit der Version Project 2016 erstellt, das Beispiel funktioniert jedoch auch in Project 2013 und früheren Versionen, sowie in Project für Office 365, Professional und der Standard Edition.

Um das Vorgehen zu erläutern, dient der in Bild 1 gezeigte Projektplan, den Sie als Beispieldatei zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Das Projekt besteht aus zwei Phasen mit je drei Arbeitspaketen (Dauer: 2 Tage, 3 Tage, 1 Tag), die mit einer Ende-Anfang-Beziehung verknüpft sind. Jede Phase schließt mit einem Meilenstein ab.

Bild 1: Das Beispielprojekt.

Bild 1: Das Beispielprojekt.
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Da die Kalkulation von Kosten innerhalb von Microsoft Project nur durch die Zuordnung von Ressourcen möglich ist, sind in der Ressourcentabelle des Beispielprojekts bereits zwei Ressourcen ("Bob Baummeister" und "Buddel") angelegt (Bild 2).

Bild 2: Ressourcentabelle im Beispielprojekt.

Bild 2: Ressourcentabelle im Beispielprojekt.
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Kostensätze anlegen

Als erstes müssen Sie die verschiedenen Kostensätze für die Ressourcen hinterlegen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht Ressource: Tabelle, indem Sie auf der Registerkarte Vorgang im Bereich Ansicht auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Button Gantt-Diagramm klicken. Aus der Liste der Ansichten, die sich daraufhin öffnet, wählen Sie die gewünschte Ansicht aus.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Ressource, der Sie Kostensätze zuweisen möchten und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Information … aus. Es öffnet sich der Dialog "Informationen zur Ressource", in dem Sie in der Registerkarte Kosten bis zu fünf unterschiedliche Kostensätze (A bis E) hinterlegen können. Als Standardwert verwendet Project immer den Kostensatz A. Daher eignet sich dieser gut, um dort den externen Kostensatz einzutragen.

Im unserem Beispiel erhalten die Ressourcen "Bob Baumeister" und "Buddel" interne Tagessätze von 700 Euro bzw. 500 Euro und externe Sätze von 1300 Euro bzw. 750 Euro. Da Project keine Tagesätze kennt, geben Sie im Beispiel stattdessen die entsprechenden Stundensätze ein (1 Arbeitstag = 8 Stunden), also 162,50 Euro bzw. 87,50 Euro für "Bob Baumeister" und 93,75 Euro bzw. 62,50 Euro für "Buddel".

Bild 3: Tragen Sie als Kostensatz A (Standard) den externen Kostensatz ein, als Kostensatz B den internen.

Bild 3: Tragen Sie als Kostensatz A (Standard) den externen Kostensatz ein, als Kostensatz B den internen.
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Im nächsten Schritt weisen Sie den Ressourcen die entsprechenden Arbeitspakete zu. Wechseln Sie dazu wieder in die Gantt-Ansicht. In unserem Beispiel bearbeitet Ressource "Bob Baumeister" das jeweils erste Arbeitspaket jeder Phase, die Ressource "Buddel" die restlichen (Bild 4). Da es keine Überschneidungen gibt, existiert auch kein Ressourcenkonflikt.

Bild 4: Gantt-Diagramm mit zugeteilten Ressourcen.

Bild 4: Gantt-Diagramm mit zugeteilten Ressourcen.
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Die Vorbereitungen sind damit erledigt, Sie können jetzt die kalkulierten Kosten prüfen. Öffnen Sie dazu das Fenster mit den Projektinformationen (Projekt / Eigenschaften / Projektinformationen) und wählen Sie im unteren Bereich die Option Statistik. Sie sehen nun, dass die kalkulierten Kosten für das Projekt gesamt 11.750 Euro betragen (Bild 5). Project verwendet für die Berechnung den Kostensatz A, es handelt sich dabei also um die geschätzten Kosten für die externe Kommunikation.

Bild 5: Kalkulierte externe Kosten für das Projekt.

Bild 5: Kalkulierte externe Kosten für das Projekt.

Schnell zwischen verschiedenen Kostensätzen wechseln

Damit Sie schnell zwischen den Informationen zu externen und internen kalkulatorischen Kosten wechseln können, empfiehlt es sich, die Ansicht "Vorgang: Einsatz" anzupassen. Öffnen Sie diese Ansicht, indem Sie in der Registerkarte Vorgang wieder auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Button Gantt-Diagramm klicken und die gewünschte Ansicht auswählen.

Spalten "Kosten" und "Kostensatz" ergänzen

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Stefan
Nanzer
Wir verwenden die Kostensatztabellen auch für Projekte in unterschiedlichen Währungen. Wird ein Projekt in CHF geführt, wird für eine bestimmte Ressource, ein anderer Kostensatz angewendeet als wenn es in EUR geführt ist. Die Differenz ergibt sich durch den Umrechnungskurs. Störend ist nur, dass nicht generell für ein Projekt die Anwendung der Kostensatztabelle A oder B eingestellt werden kann.
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