Tipp: SW-Anleitung – Interne und externe Kosten im Blick

Microsoft Project – bequem mit unterschiedlichen Kostensätzen arbeiten

Microsoft Project ermöglicht es, ein Projekt mit unterschiedlichen Kostensätzen zu kalkulieren. Um z.B. die internen Ressourcenkosten und die externen Preise für den Kunden miteinander zu vergleichen, reicht es aus, den Kostensatz entsprechend zu ändern. Torben Blankertz zeigt, welche Anpassungen Sie in Project vornehmen müssen, um komfortabel zwischen den Kostensätzen wechseln zu können und dabei die jeweiligen Gesamtkosten im Blick behalten.

Bei manchen Projekten ist es erforderlich, mit verschiedenen Kostensätzen zu arbeiten, z.B. wenn im Rahmen des Projekts Dienstleistungen erbracht werden. Um die Ressourcenkosten zu berechnen, die das Unternehmen tatsächlich zahlt, kalkuliert der Projektleiter mit einem internen Kostensatz. Um die Kosten zu ermitteln, die der Kunde für die Dienstleistung zahlen muss, mit einem externen Kostensatz. So weiß der Projektleiter während des Projektverlaufs nicht nur, welche Kosten er an den Kunden kommunizieren muss, sondern kann auch ermitteln, ob die bis dahin angefallenen internen Kosten in einem stimmigen Verhältnis zum Projektfortschritt stehen.

Microsoft Project ermöglicht es, ein Projekt mit unterschiedlichen Kostensätzen zu kalkulieren, sodass dafür kein Mehraufwand bei der Planung und Steuerung entsteht. Damit Sie bequem mit verschiedenen Kostensätzen arbeiten können und dabei stets den Überblick über externe und interne Kosten behalten, sind allerdings einige Anpassungen nötig, die dieser Artikel beschreibt. Die Bilder in diesem Beitrag wurden mit der Version Project 2016 erstellt, das Beispiel funktioniert jedoch auch in Project 2013 und früheren Versionen, sowie in Project für Office 365, Professional und der Standard Edition.

Um das Vorgehen zu erläutern, dient der in Bild 1 gezeigte Projektplan, den Sie als Beispieldatei zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Das Projekt besteht aus zwei Phasen mit je drei Arbeitspaketen (Dauer: 2 Tage, 3 Tage, 1 Tag), die mit einer Ende-Anfang-Beziehung verknüpft sind. Jede Phase schließt mit einem Meilenstein ab.

Bild 1: Das Beispielprojekt.

Bild 1: Das Beispielprojekt.
Bild vergrößern

Da die Kalkulation von Kosten innerhalb von Microsoft Project nur durch die Zuordnung von Ressourcen möglich ist, sind in der Ressourcentabelle des Beispielprojekts bereits zwei Ressourcen ("Bob Baummeister" und "Buddel") angelegt (Bild 2).

Bild 2: Ressourcentabelle im Beispielprojekt.

Bild 2: Ressourcentabelle im Beispielprojekt.
Bild vergrößern

Kostensätze anlegen

Als erstes müssen Sie die verschiedenen Kostensätze für die Ressourcen hinterlegen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht Ressource: Tabelle, indem Sie auf der Registerkarte Vorgang im Bereich Ansicht auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Button Gantt-Diagramm klicken. Aus der Liste der Ansichten, die sich daraufhin öffnet, wählen Sie die gewünschte Ansicht aus.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Ressource, der Sie Kostensätze zuweisen möchten und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Information … aus. Es öffnet sich der Dialog "Informationen zur Ressource", in dem Sie in der Registerkarte Kosten bis zu fünf unterschiedliche Kostensätze (A bis E) hinterlegen können. Als Standardwert verwendet Project immer den Kostensatz A. Daher eignet sich dieser gut, um dort den externen Kostensatz einzutragen.

Im unserem Beispiel erhalten die Ressourcen "Bob Baumeister" und "Buddel" interne Tagessätze von 700 Euro bzw. 500 Euro und externe Sätze von 1300 Euro bzw. 750 Euro. Da Project keine Tagesätze kennt, geben Sie im Beispiel stattdessen die entsprechenden Stundensätze ein (1 Arbeitstag = 8 Stunden), also 162,50 Euro bzw. 87,50 Euro für "Bob Baumeister" und 93,75 Euro bzw. 62,50 Euro für "Buddel".

Bild 3: Tragen Sie als Kostensatz A (Standard) den externen Kostensatz ein, als Kostensatz B den internen.

Bild 3: Tragen Sie als Kostensatz A (Standard) den externen Kostensatz ein, als Kostensatz B den internen.
Bild vergrößern

Im nächsten Schritt weisen Sie den Ressourcen die entsprechenden Arbeitspakete zu. Wechseln Sie dazu wieder in die Gantt-Ansicht. In unserem Beispiel bearbeitet Ressource "Bob Baumeister" das jeweils erste Arbeitspaket jeder Phase, die Ressource "Buddel" die restlichen (Bild 4). Da es keine Überschneidungen gibt, existiert auch kein Ressourcenkonflikt.

Bild 4: Gantt-Diagramm mit zugeteilten Ressourcen.

Bild 4: Gantt-Diagramm mit zugeteilten Ressourcen.
Bild vergrößern

Die Vorbereitungen sind damit erledigt, Sie können jetzt die kalkulierten Kosten prüfen. Öffnen Sie dazu das Fenster mit den Projektinformationen (Projekt / Eigenschaften / Projektinformationen) und wählen Sie im unteren Bereich die Option Statistik. Sie sehen nun, dass die kalkulierten Kosten für das Projekt gesamt 11.750 Euro betragen (Bild 5). Project verwendet für die Berechnung den Kostensatz A, es handelt sich dabei also um die geschätzten Kosten für die externe Kommunikation.

Bild 5: Kalkulierte externe Kosten für das Projekt.

Bild 5: Kalkulierte externe Kosten für das Projekt.

Schnell zwischen verschiedenen Kostensätzen wechseln

Damit Sie schnell zwischen den Informationen zu externen und internen kalkulatorischen Kosten wechseln können, empfiehlt es sich, die Ansicht "Vorgang: Einsatz" anzupassen. Öffnen Sie diese Ansicht, indem Sie in der Registerkarte Vorgang wieder auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Button Gantt-Diagramm klicken und die gewünschte Ansicht auswählen.

Spalten "Kosten" und "Kostensatz" ergänzen

Fügen Sie der Tabelle als erstes eine neue Spalte "Kosten" hinzu. Klicken Sie dazu mit der rechte Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Spalte einfügen" aus. Wählen Sie nun als Spalteninhalt "Kosten" (Bild 6).

Bild 6: Fügen Sie zunächst eine Spalte hinzu, um die Kosten anzuzeigen.

Bild 6: Fügen Sie zunächst eine Spalte hinzu, um die Kosten anzuzeigen.
Bild vergrößern

Als nächstes benötigen Sie eine Spalte, in der Sie den gewünschten Kostensatz auswählen können. Klicken Sie hierzu erneut mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und wählen Sie die Spalte "Kostensatztabelle" (Bild 7).

Bild 7: Ergänzen Sie dann die Spalte Kostensatztabelle, um die gewünschten Kostensätze auswählen zu können.

Bild 7: Ergänzen Sie dann die Spalte "Kostensatztabelle", um die gewünschten Kostensätze auswählen zu können.
Bild vergrößern

Kumulierte Kosten auf oberster Ebene darstellen

Um die jeweiligen Gesamtkosten schnell überblicken zu können, sollen diese auf der obersten Ebene kumuliert dargestellt werden. Blenden Sie hierzu den "Projektsammelvorgang" ein, indem Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Einblenden/Ausblenden ein Häkchen vor "Projektsammelvorgang" setzen (Bild 8).

Bild 8: Blenden Sie den Projektsammelvorgang ein, um die Gesamtkosten im Blick zu haben.

Bild 8: Blenden Sie den Projektsammelvorgang ein, um die Gesamtkosten im Blick zu haben.
Bild vergrößern

Project zeigt daraufhin auch auf der obersten Ebene die mit dem Kostensatz A kalkulierten Projektkosten in Höhe von 11.750 Euro an. Ändern Sie nun die Kostensätze von A auf B. Project zeigt Ihnen jetzt die internen Projektkosten in Höhe von 7.000 Euro an (Bild 9).

Es ist nicht notwendig, jeden Kostensatz einzelnen von A auf B zu ändern. Schneller geht es, wenn Sie nur den ersten Kostensatz ändern und diese Auswahl dann per Drag-and-Drop nach unten ziehen.

Bild 9: In der ersten Zeile können Sie jetzt ablesen, welche Gesamtkosten sich auf Basis des gewählten Kostensatzes ergeben (hier: interner Kostensatz B).

Bild 9: In der ersten Zeile können Sie jetzt ablesen, welche Gesamtkosten sich auf Basis des gewählten Kostensatzes ergeben (hier: interner Kostensatz B).
Bild vergrößern

Die Auswahl des Kostensatzes gilt auch für die Projektstatistik. Wenn Sie in der Registerkarte "Projekte" auf den Button "Projektinformation" klicken und dort die Option "Statistik" wählen, werden Ihnen hier ebenfalls der Betrag von 7.000 Euro als kalkulierte Projektkosten angezeigt (Bild 10).

Bild 10: Kalkulatorische Kosten Intern

Bild 10: Kalkulatorische Kosten "Intern".

Bisher haben Sie nur die kalkulatorischen Projektkosten ermittelt. Wenn Sie die Planung zu einem späteren Zeitpunkt abschließen und das Projekt durch Speichern des Basisplans "scharfschalten", sollten Sie unbedingt daran denken, vor dem Speichern des Basisplans den Kostensatz wieder auf A zu ändern.

 
Tech Link