Microsoft Project: Kosten nach benutzerspezifischen Kriterien auswerten

Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten.

Microsoft Project: Kosten nach benutzerspezifischen Kriterien auswerten

Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten.

Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vorallem auch die Kosten. Besonders dann, wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Dieser Beitrag zeigt, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen.

Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter - zum Beispiel Arbeit - auszuwerten.

Das Beispielprojekt

In unserem Beispielprojekt soll eine Software in einem Unternehmen implementiert werden. Beteiligte sind der Projektleiter, das Kernteam, das der Einfachheit halber als eine Ressource erfasst wird, ein externer Berater und externe Entwickler.

Um die Kosten zu ermitteln, müssen neben den Aufwandskosten der Projektbeteiligten auch die Lizenzpreise und der Erwerb von Hardware berücksichtigt werden. Bild 1 und Bild 2 zeigen den Terminplan und die Ressourcenliste.

Bild 1: Balkenplan aus dem Beispielprojekt.

Bild 2: Ressourcentabelle aus dem Beispielprojekt.

Für die Genehmigung der einzelnen Prozessphasen muss der Projektleiter stets einen guten Einblick in die Kostensituation haben. Dieser Einblick wird dadurch erschwert, dass er je nach Kostenart andere Personen in die Budgetbewilligung einbinden muss. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, welche Kostenauswertungen in diesem Zusammenhang möglich sind.

Vorgangskosten und Ressourcenkosten im Überblick

Erste Kosteninformationen lassen sich in Microsoft Project ohne viel Anpassungsaufwand aus den vorhandenen Ansichten und Tabellen erzeugen. Sie können aus den Ansichten Vorgang: Tabelle sowie Ressource: Tabelle die Kosten pro Vorgang bzw. pro Ressource ermitteln, wenn Sie die Tabelle Kosten auswählen (Bild 3 und Bild 4).

Bild 3: Übersicht über die Vorgangskosten (Ansicht / Weitere Ansichten / Vorgang: Tabelle und dann Ansicht / Tabelle / Kosten).

Bild 4: Übersicht über die Ressourcenkosten (Ansicht / Ressource: Tabelle und dann Ansicht / Tabelle / Kosten).

Detaillierte Vorgangskosten und Ressourcenkosten pro Zeiteinheit

Mit geringem Anpassungsaufwand können Sie die Kosten im Detail ermitteln: Über die Ansichten Vorgang: Einsatz und Ressource: Einsatz brechen Sie Vorgangs- bzw. Ressourceninformationen auf die Ebene von Zuordnungen herunter und können diese damit hinsichtlich ihrer Entstehung analysieren. Zudem sind Sie in der Lage, die Kosten von Vorgängen, Ressourcen und Zuordnungen pro Zeiteinheit zu ermitteln.

Bild 5 zeigt das am Beispiel der Ansicht Ressource: Einsatz. Um diese Sicht anzupassen, wählen Sie den Befehl Ansicht / Tabelle / Kosten. So sehen Sie auf der linken Seite die Kosteninformationen. Um sich die Kosten im rechten Teil des Bildschirms anzeigen zu lassen, wählen Sie den Befehl Format / Einzelheiten / Kosten oder Sie klicken mit der rechten Maustaste in den Zeitskalenbereich und aktivieren den Menüpunkt Kosten. Schließlich passen Sie die Zeitskala auf die gewünschten Einheiten an (z. B. Monate).

Bild 5: Ressourceneinsatzkosten pro Monat, die Ressource "Kernteam" ist aufgeklappt.

Kostenauswertungen nach benutzerspezifischen Kriterien

Noch aussagekräftiger werden die Kostenauswertungen, wenn Sie diese nach spezifischen Kriterien verdichten. Zu diesem Zweck können Sie die Gruppierungsfunktion einsetzen, die im Beitrag Projektauswertungen mit Microsoft Project erläutert wurde. Deshalb gehen wir hier nur auf eine Besonderheit ein, die erst seit Version 2002 von Microsoft Project möglich ist: die Gruppierung auf der Ebene der Zuordnung. Das hört sich sehr technisch an, hat aber eine wichtige Bedeutung für Auswertungen: Diese Technik ermöglicht es, Verdichtungsmerkmale von Vorgängen (z.B. die Phase, das Strukturelement usw.) mit Merkmalen von Ressourcen (z.B. Kostenstelle, Gruppe etc.) in einer Gesamtauswertung zu kombinieren.

In Bild 6 wurde nach dem Feld "Ressourcengruppe" gruppiert. Damit lassen sich die Kosten auf die Kriterien "Intern", "Extern", "Hardware" und "Lizenzen" verdichten. Das kann zwar nützlich sein, um beispielsweise Budgetanträge für die entsprechenden Adressaten korrekt aufzubereiten. Was aber, wenn Sie die Kosten auch für die verschiedenen Phasen summieren müssen, weil Sie eine Budgetfreigabe pro Phase benötigen?

Bild 6: Einfache Gruppierung auf der Basis von Ressourcendaten (hier: Ressourcengruppe).

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 0
Alle anzeigen