Volle Funktionalität in der Cloud

Microsoft Project Online

Unter dem Namen "Project Online" stellt Microsoft die Funktionalitäten seiner Portfoliomanagement-Lösung auch als Cloud-Lösung bereit. Die Miet-Produkte sind dabei meist etwas kostengünstiger als die entsprechenden Kauf-Lösungen. Für einen Vergleich sind jedoch auch andere Punkte wichtig. Torben Blankertz zeigt, auf was Sie achten sollten.

Viele Unternehmen verwenden die Produkte Microsoft Project Professional sowie Microsoft Project Server. Ersteres dient dazu, Projekte zu planen, zu steuern und auszuwerten. Steigt die Komplexität innerhalb der Projektorganisation, benötigt das Unternehmen eine Multiprojektmanagement-Plattform. Microsoft stellt dafür den Microsoft Project Server 2016 zur Verfügung, der ein effizientes Ressourcenmanagement sowie eine Portfolioanalyse ermöglicht.

Die entsprechenden Funktionalitäten stellt Microsoft unter Office 365 auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Das Produkt heißt "Microsoft Project Online" und wird in drei verschiedenen Lizenzarten mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten: Project Online Professional, Project Online Premium und Project Online Essentials. Die Namensgebung zeigt, dass Microsoft versucht, die Lizenzen an die Projektrollen anzupassen und nicht wie zuvor an die Produkte. Das soll eine leichtere Administration ermöglichen. Doch was genau verbirgt sich hinter Microsoft Project Online und welche Besonderheiten gibt es bei den unterschiedlichen Lizenzen?

Project Web App

Bild 1: Project Web App in Office 365.
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Produkte im Überblick

Online Tenant

Damit Sie Project Online nutzen können, müssen Sie zunächst einen sog. "Tenant" anlegen – eine Art Account zur Verwaltung der gemieteten Produkte. Das passiert automatisch, sobald Sie ein Office 365 Produkt erwerben. Unter diesem Tenant können Sie dann weitere Miet-Lizenzen abonnieren – z.B. für SharePoint Online, Exchange Online oder eben auch für Project Online – und deren Benutzer verwalten. Zudem lassen sich sog. "Pläne" abonnieren und verwalten sowie die Lizenzen mehrerer Produkte zusammenfassen.

Project Online Premium

Wie der Name vermuten lässt, ist mit dieser Lizenz uneingeschränkter Zugriff auf Project Online mit allen Premium-Funktionen möglich. Die Lizenz richtet sich an Ressourcenmanager, Portfoliomanager und PMOs und schließt den vollwertigen Project Professional Client mit ein, den Microsoft über das Office 365 Portal zum Download auf bis zu fünf PCs pro Benutzer anbietet. Der Anwender muss nicht bis zum vollständigen Download warten, sondern kann das Produkt schon während der Downloadphase verwenden. Möglich wird das durch die sog. Click-to-Run-Technologie (C2R), die auch bei langsamen Internetverbindungen einen schnellen Start ermöglicht. Alternativ können Unternehmen auch den Project Client herunterladen und ihn dann über ihre eigene Software-Verteilung installieren.

Project Online Premium unterscheidet sich zunächst nicht von der Project Server 2016 Kauf-Version (On-Premise). Allerdings erhalten Sie beim Kauf dieser Lizenz einige Mehrwerte, die Sie in der On-Premise Version nicht oder nur eingeschränkt nutzen können. Zunächst benötigen Sie diese Lizenz für die Nutzung des Features Portfolioanalyse, mit dem Sie projektübergreifend Ihre Projekte analysieren und bewerten können. Der volle Funktionsumfang des Ressourcenmanagements ist ebenfalls nur mit der Lizenz möglich. So können Sie die Ressourcen editieren sowie das Ressourcenengagement und die Ressourcenauslastung nutzen. Damit können Sie in Ihrer Projektorganisation bei Ressourcenengpässen und Ressourcenüberlastungen schneller reagieren und Projekte effizienter führen.

Nur mit der Project Online Premium-Lizenz können Sie als iPad- oder Android-Nutzer auf die App "Office 365 Project Portfolio Dashboard" im Store zugreifen. Durch die Nutzung dieser Apps haben Sie schnell alle wesentlichen Projektinformationen zur Verfügung. Mit dieser Lizenz ist es ebenfalls möglich, PowerBI in der Standardversion zu verwenden. Bei der Nutzung von PowerBI werden Ihnen sog. Content-Packs für Project Online angeboten. Hierbei handelt es sich um vorgefertigte Projektberichte aus einem Best-Practice-Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, ohne große Kenntnisse in diesem Bereich schnell Projektberichte zu nutzen. Natürlich können Sie auch eigene Berichte erstellen und nutzen. Durch das PowerBI-Feature können Sie Projekte noch schneller bewerten.

Project Online Professional

Die Project Online Professional-Lizenz ist die klassische Lizenz für den Projektleiter. Auf den ersten Blick unterscheidet sich diese nicht von der Premium-Version: Die Lizenz umfasst den Project Professional Client (Click-to-Run) und den Zugriff auf die Project WebApp (PWA). Der Anwender kann Projekte in der PWA speichern, Ressourcen einem Projektplan zuteilen und die angefallenen Aufwände freigeben. Blickt man unter die "Motorhaube", erkennt man, dass die Project Server-Features mit der Lizenz stark einschränkt sind. Zum Beispiel entfallen die Features "Ressourcen-Engagement" sowie das "Strategie-Management" (Portfoliomanagement). Auch das Ressourcen-Center für die Verwaltung von Ressourcen und das Feature "Ressourcenkapazität" der Premium-Version lassen sich nicht nutzen.

Project Online Essentials

Die Lizenz "Project Online Essentials" ist als Zusatzlizenz zu Project Online Premium oder Professional für weitere Teammitglieder gedacht, die ihre Aufgaben einsehen, erbrachte Aufwände und Arbeitszeittabellen zurückmelden, Probleme (offenen Punkteliste) anlegen oder bearbeiten sollen oder in das Risikomanagement einbezogen werden. Weiterhin ist es möglich, auf die Projektwebsite zuzugreifen und die dort abgelegten Dokumente zu bearbeiten. Auch können Teammitglieder neben dem Zugang über gängige Webbrowser auch über die iOS-App "Office 365 Project Time Reporter" Arbeitszeittabellen und den Fortschritt bei Vorgängen an Project Online übermitteln.

Lohnt sich ein Umstieg auf Project Online?

Strategische Überlegungen

Ob sich ein Umstieg auf Project Online lohnt, ist grundsätzlich eine Frage der IT-Strategie eines Unternehmens. Wenn man den Markt verfolgt, stellt sich einem jedoch die Frage, wie lange man On-Premise-Produkte noch nutzen kann. Microsoft kommuniziert seinen Kunden die Weiterentwicklung der Kauf-Produkte, allerdings erfolgt die Entwicklung seit einiger Zeit primär in der Cloud und On-Premise-Versionen werden mit Zeitverzögerung als sog. "Snapshot" der Cloud-Entwicklung verfügbar (Cloud-First-Strategie). Einige Produkte existieren darüber hinaus nur in der Cloud. Folglich wird auch die Innovation in Zukunft vor allem bei den Cloud-Produkten stattfinden bzw. werden die Vorteile der Produkte im Zusammenspiel über die Cloud am komfortabelsten nutzbar. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Entwicklung von "Groups" und die Integration von "Planner", "Teams" und "OneDrive for Business". Die schnelle Entwicklung ermöglicht es, bei der Bearbeitung von Informationen zwischen den Produkten zu wechseln, ohne dabei einen Informationsbruch in Kauf nehmen zu müssen.

On-Premise-Kunden können aber beruhigt sein: Die Kauf-Lösungen gibt es nach wie vor und Microsoft unterstützt den Einsatz als Hybrid-Lösungen, die es ermöglichen, On-Premise-Produkte und Cloud-Produkte bei Bedarf miteinander zu verbinden (Beispiel: Integration der SharePoint On-Premise-Suche mit SharePoint Online über Office Graph).

Wirtschaftliche Überlegungen

Bei einer Entscheidung fließt immer auch der wirtschaftliche Faktor ein. Der Preis für ein Cloud-Produkt ist meist günstiger als der entsprechende Preis der On-Premise-Lösung. Zudem gibt es kleinere Unternehmen, Freelancer oder Selbständige, die ähnliche Anforderungen an das Projektmanagement stellen wie große Unternehmen. Für diese war es bisher aus Kostengründen kaum möglich, den Project Server 2016 einzusetzen: Denn dessen Bereitstellung setzt einen SharePoint-Server 2016 Enterprise mit dem neuen MinRole-Prinzip voraus (Webfrontend-, Application-, Distrubuted-Cache- und Search-Service) sowie – falls das Unternehmen das PowerBi-Feature in der Cloud nutzen will – den SQL-Server 2016 Enterprise. Zudem sind neben Lizenzen für Windows Server, SharePoint Server und SQL Server auch die entsprechenden Client-Zugriffslizenzen (CALs) erforderlich.

Im direkten Vergleich zur Cloud-Lösung muss man darüber hinaus Lizenzkosten für die neuen Office-App-Server in Betracht ziehen, die es ermöglichen, Dokumente im Browser anzusehen und zu bearbeiten. Dazu kommen noch die SharePoint Server 2016 Enterprise Zugriff CAL und die Project-Server 2016 Zugriff CAL, die einen Zugriff auf die Projektdaten per PWA ermöglichen. Nutzer eines Project-Clients sind davon ausgenommen, da dort die Lizenz bereits enthalten ist.

Automatische Produktupdates

Auch das Risiko der Software-Alterung sollte man bei einem Kostenvergleich berücksichtigen. In der Cloud-Variante stehen ohne Zusatzkosten stets die neuesten Produkte zur Verfügung. Bei der Kaufvariante ist dagegen in regelmäßigen Abständen eine Investition zur Software-Aktualisierung erforderlich, denn nach Ablauf der Lebensdauer des Produkts schränkt der Hersteller die Unterstützung ein und stellt keine Updates, Sicherheits-Patches oder Service-Packs mehr bereit.

Damit neue Features nicht ohne Voranmeldung in der Organisation verteilt werden, kann der Administrator bestimmte Personenkreise für Software- und Feature-Tests freischalten. Freigegebene Features können dann für allen anderen Benutzern in der Organisation freigeschaltet werden. Sollte das Unternehmen vor dem Update eine ältere Version genutzt haben, bleibt die Vorversion weiterhin für eine Übergangszeit zum Download bereit.

Eine Roadmap zeigt die neuesten Features

Damit die Kunden stets auf dem neusten Stand bleiben, können diese über das Internet auf eine Roadmap zugreifen, die zeigt, welche Features Microsoft gerade neu entwickelt, welche ausgerollt bzw. welche bereitgestellt werden oder welche Entwicklungen wieder eingestellt wurden.

Aus meiner Sicht ist das für ein Unternehmen nicht ganz zielführend, da Microsoft hier eine Hol-Schuld erwartet. Ein Systemverantwortlicher muss sich die Informationen proaktiv besorgen; daran ändert auch die Administratoren-App nichts, die Microsoft für Apple-, Android-, Windows Phone-Geräte bereitstellt. Vergisst der Systemverantwortliche, die Roadmap regelmäßig einzusehen, erhält er möglicherweise wichtige Informationen zu spät.

Kosten für individuelle Anpassungen

Die individuellen Anpassungen von Microsoft Project Server bzw. Project Online machen einen großen Teil der Einführungskosten aus. Bei Project Online gibt es hier einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Einerseits entfallen bei Project Online zwar z.T. Kosten für Hardware, Betrieb und Lizenzen – wie z.B. für den SharePoint Server 2016 Enterprise, Project Server 2016 und Project Professionell 2016 –, andererseits werden Kosten auf andere Infrastrukturelemente verlagert.

Sichere Internetanbindung

Arbeitet man mit Project Online, werden die Daten in der Cloud gespeichert. Sollte die Internetverbindung unterbrochen sein, kann man folglich nicht mehr auf die Projektpläne zugreifen. Sollte das Unternehmen mit OneDrive for Business (O4B) die Teamwebsiten synchronisieren, kann dennoch ein Teil der Projektdaten für diesen Zeitraum zur Verfügung gestellt werden. Für ein kontinuierliches Arbeiten benötigt man deshalb eine zuverlässige und gegen Ausfall gesicherte Internetanbindung.

Authentifizierung

Ebenfalls sollte das Unternehmen überlegen, wie die Authentifizierung erfolgen soll. Anbindungen über die Active Directory Federation Services (ADFS) sind ebenso möglich, wie die Active Directory Synchronisation (AzureADSync) oder die standardmäßige Web-Authentifizierung.

Berichtswesen

Auch innerhalb des Bericht-Centers gibt es eine Besonderheit, da Project Online nicht direkt auf die SQL-Datenbank zugreifen kann. Stattdessen werden die Daten über die Excel-Services und die OData-Schnittstelle abgerufen. Vielen Kunden reichen die Excel-Services als Berichtswesen nicht aus, da dort die Möglichkeit fehlt, Berichte als Snapshort festzuhalten. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, die Daten aus der Cloud durch die SQL Server Integration Services (SSIS) in das Unternehmens-Netzwerk zu importieren und dann wie gewohnt über die SQL Server Reporting Services (SSRS) zu verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass Ihre Infrastruktur einen bestimmten Versionsstand aufweisen muss, um bestimmte Dienste zu implementieren. Ggf. fallen hier also zusätzliche Kosten für ein Update an.

Schnittstellen

Der erforderliche Aufwand für die Anpassung an das Projektmanagement ist ebenso individuell wie der für die Infrastruktur. Kleine bzw. mittelständische Organisationen kommen eventuell schon mit der Standardkonfiguration aus, andere Organisationen benötigen möglicherweise Schnittstellen zu SAP oder anderen Produkten. Microsoft Project Online bietet standardmäßig – genau wie die On-Premise-Version – keine standardisierte Schnittstelle zu SAP bzw. Navision an. Hier kommt man um Entwicklungsarbeit durch Drittanbieter nicht herum. Ebenfalls können im Bereich Workflow nur Standardfunktionalitäten genutzt werden.

Produkte von Drittanbietern

Seit der Version 2013 von SharePoint gibt es den sog. SharePoint-Store, der auch Anwendungen für Project Online bereitstellt. Drittanbieter können den SharePoint-Store verwenden, um z.B. Apps für unterschiedliche Bedürfnisse zur Verfügung zu stellen, u.a. zur Meilensteintrendanalyse, zur Darstellung von Risk Charts oder zum Timekeeping für Project. Bei Bedarf kann der Administrator die App mit nur wenigen Klicks innerhalb von Project-Online bereitstellen.

Lösungen für die On-Premise-Version von Project können bei einem Umstieg auf Project Online meist nicht mehr verwendet werden, da sich die zugrundeliegenden Technologien unterscheiden. Die meisten Drittanbieter bieten zwar mittlerweile auch Cloud-Ready-Lösungen an, aber ein Umstieg in die Cloud ist dennoch nicht ohne weiteres möglich. Daher sollten Sie mit dem jeweiligen Anbieter klären, ob und inwieweit Sie vorhandene Produkte auch in der Cloud nutzen können. Das Wachstum des Stores ist leider nicht besonders schnell; gerade im Project-Umfeld kommen wenig neue Apps hinzu.

Sicherheit und Schutz der Daten

Wo werden die Daten gespeichert?

Der Ort, an dem Microsoft die Daten speichert, richtet sich nach der geografischen Zuordnung. Wählen Sie bei der Beantragung z.B. Deutschland als Unternehmensstandort aus, wird Ihr Project Online-Tenant in Dublin (Irland) gespeichert und für ein Back-Up-Szenario im Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande) bereitgestellt. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, Project Online in der "Microsoft Cloud Deutschland" zu nutzen. Die Daten werden dann in Rechenzentren in Magdeburg und Frankfurt gespeichert. Die Besonderheit in der Deutschland-Cloud ist, dass ein Treuhänder (T-Systems) den Schutz Ihrer Daten gewährleistet. Innerhalb des Rechenzentrums werden die eigenen Daten von anderen Kundendaten isoliert vorgehalten.

Mehrschichtiges Sicherheitsmodell

In Bezug auf die Sicherheit unterscheidet Microsoft zwischen Build-In-Security-, Kundenkontrolle- und Compliance-Maßnahmen. Letztere umfassen alle gesetzlichen Normen, denen Microsoft entspricht – angefangen von der Einhaltung der ISO 27001 bis hin zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklausel. Zur leichteren Verwaltung hat Microsoft in Office 365 ein Security-Center integriert. Kunden finden dort Informationen zu Sicherheitsthemen und können Fragen stellen. Auch Security-Maßnahmen des eigenen Tenants können Sie von dieser zentralen Plattform aus verwalten.

Bei den "Build-In-Security"-Maßnahmen handelt es sich um konzeptionelle Richtlinien innerhalb der Microsoft Rechenzentren, wie z.B. autorisierte Zugänge mit biometrischen Sensoren über mehrere Sicherheitsebenen. Auch kann ein Supportmitarbeiter bei Microsoft die Daten der Kunden nicht einsehen. Bei einem Problem lässt sich der Fehler nur über den Daten-Log feststellen. Alle Daten im Back-End (Projektpläne und persönliche Website) werden verschlüsselt in das Rechenzentrum übertragen und dort verschlüsselt abgespeichert.

Der Begriff Kundenkontrolle fasst alle Sicherheitsfeatures zusammen, die Sie bei Bedarf aktivieren können. So können Sie z.B. mit Hilfe der "Data-Loss-Prevenetion" (DLP) entscheiden, welche E-Mails Ihr Unternehmen verlassen dürfen und welche nicht. Für die E-Mail-Verschlüsselung können Sie das Feature "Encryption Getway" nutzen. Ein weiteres wichtiges Feature ist das "Azure Information Protection (AIP)", mit dem Sie Ihre in Office 2016 erstellten Projektdokumente schützen können, indem Sie diese klassifizieren. Zur Klassifizierung stehen die Kategorien "Personal", "Public", "Internal", "Confidential" und "Secret" zur Verfügung. Welche Regel für welche Klassifizierung greift, können Sie bei der Einrichtung bestimmen. Um dieses Feature zu nutzen, benötigen Sie den Azure-Active Directory Right-Management Services (AD RMS) in der Cloud.

Azure Information Protection (AIP)

Bild 2: Die Azure Information Protection (AIP) erlaubt es, Dokumente z.B. als vertraulich zu klassifizieren und entsprechend zu schützen.
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Externe Dienstleister einbinden

Möchte ein Projektleiter den Projektplan einem externen Dienstleister zur Verfügung stellen, benötigt dieser – genau wie bei einer On-Premise-Version – eine Lizenz. Im Gegensatz zur On-Premise-Version muss das Unternehmen diese aber nicht kaufen, sondern kann sie für den gewünschten Zeitraum beziehen bzw. eine bestehende Lizenz zuweisen.

Beispiel

Eine Firma möchte einem externen Zulieferer für drei Monate Zugriff auf den Projektplan ermöglichen. Dem Lieferanten sollen ebenfalls Berichte zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen benötigt in diesem Fall eine Project Online Premium-Lizenz für 46,40 Euro für drei Monate (139,20 Euro). Nach Ablauf dieser Zeit fallen keine weiteren Kosten an. Um die Kosten bei einer On-Premise-Version zu berechnen, müssten eine SharePoint Server Enterprise Cal, eine Project Server Cal, eine SQL-Server Cal und die Benutzerlizenz berücksichtigt werden.

Lizenzen

Das Lizenzmodel bei Project Online ist relativ einfach. Beziehen Sie die Lizenz "Project Online Essentials" ohne Vertragsbindung bei Microsoft, können Sie zwischen einer Kurzmiete (monatlich) oder einer Langmiete (jährlich) wählen. Für Enterprise-Kunden (EA-Kunden) steht als Option dagegen nur die Langmiete zur Verfügung. In beiden Fällen können Kunden die Lizenzen individuell zuteilen. Die EA-Lizenzen Project Online Premium und Project Online Professional gibt es dagegen ausschließlich in der Langmiet-Variante. Darüber hinaus werden Office 365 bzw. Project Online Lizenzen auch über Microsoft Cloud Solution Provider Partner z.B. im Rahmen von mit eigenen Lösungen kombinierten Komplettlösungen angeboten.

Lizenzmodell von Project Online

Bild 3: Beispiel für das Lizenzmodell von Project Online.
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Beispiel

In einem Beispielprojekt sollen folgende Personen Lizenzen erhalten: Der Projektleiter, der das Projekt plant, auf das Ressourcenmanagement zugreift und Berichte abrufen soll. Gleichzeitig wird dem Projektleiter Teammitglied A von Januar bis Dezember, Teammitglied B von Januar bis Juli und Teammitglied C von Januar bis April sowie August bis Oktober zugeteilt. Der externe Auftraggeber soll ebenfalls Zugriff auf Project Online erhalten, sodass er Berichte und den Projektplan einsehen kann. Während des Zeitraums, in dem die Lizenz von Teammitglied B nicht mehr gebraucht wird, kann diese einem anderen Mitarbeiter zugeteilt werden. Bild 4 zeigt die Berechnung der Lizenzkosten für dieses Beispielprojekt.

Lizenzkosten von Project Online

Bild 4: Beispielrechnung für die Lizenzkosten von Project Online, wenn mehrere Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten zugeteilt sind.
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Fazit

Ein wesentliches Merkmal von Project Online ist, dass es gegenüber der Kauf-Version technologisch stets einen Schritt voraus ist. Bei der Einführung einer Software geht es allerdings auch um die Akzeptanz der User. Auch die neuesten Features nützen nichts, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise nicht an die neue Technologie anpassen und den gebotenen Mehrwert nutzen. Aus meiner Erfahrung wird sich dieses Thema in den nächsten Jahren relativieren, denn die Vorurteile gegen die Cloud sind sehr rückläufig. Dennoch sollte Microsoft aufpassen, dass es vor lauter Innovationen und Neuerungen nicht den einen oder anderen Kunden verliert. Auch wenn das Zusammenspiel der Produkte großartig funktioniert, gewinnt es extrem an Komplexität und ist für den Kunden unter Umständen nicht mehr greifbar. Ansonsten ist Project Online eine echte Alternative zur Kauf-Lösung.

 
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