Aus der Excel-Trickkiste

Mit diesen Spezialtechniken holen Sie mehr aus Ihren Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sind das mächtigste Werkzeug von Microsoft Excel, um Daten zu aggregieren, komprimieren und zu analysieren. Schon mit wenigen Mausklicks können Anwender standardisierte Pivot-Tabellen erstellen. Excel bietet jedoch noch mehr. Ignatz Schels zeigt Ihnen Spezialtechniken, mit denen Sie die volle Leistungsfähigkeit dieses Werkzeugs für sich nutzbar machen.

Die Pivot-Tabelle ist der unumstrittene Star der Analyse-Werkzeuge von Microsoft Excel. Keine Funktion kann so effektiv Daten analysieren, aggregieren und komprimieren wie die Kreuztabelle (so der frühere Name der mittlerweile mit "PivotTable" bezeichneten Funktion). Der französische Begriff "Pivot" kommt aus der Militärtechnik. Pivoter heißt drehen, ein Pivot ist ein beweglicher Zapfen, auf dem Geschütze positioniert werden. In der Datenverarbeitung kam die PivotTable zum ersten Mal für die Darstellung von Wertpapierentwicklungen zum Einsatz. Excel bietet seit der Version 5.0 PivotTables an, um größere Datenmengen zusammenzufassen, zu gruppieren und die Ergebnisse in Zeilen und Spalten anzuordnen.

Dieser Beitrag richtet sich vor allem an Excel-Anwender, die bereits mit PivotTables arbeiten. Eine Einführung in das Thema Pivot mit einer Anleitung, wie Sie PivotTables und PivotCharts zur Auswertung von Projektkennzahlen verwenden können, liefert der zweiteilige Beitrag "Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten" (Projekt Magazin, Ausgabe 24/2012).

Die Datenquelle dynamisch einbinden

Die Basis einer PivotTable ist die Datenquelle und das sind in der Praxis Daten aus einer Liste oder einer Tabelle. Das Standardverfahren zum Anlegen einer PivotTable verführt leider dazu, die Zellbezüge zu dieser Datenquelle mit $-Zeichen neben Zeilennummern und Spaltenbuchstaben absolut zu setzen, was jedoch Risiken mit sich bringt. Denn neue Datensätze oder zusätzliche Spalten ignoriert die PivotTable in diesem Fall. Meist wird der Anwender nicht einmal darauf hingewiesen, dass seine Analysedaten veraltet sind. Es gibt jedoch gute Alternativen, um die Datenquelle so einzubinden, dass neue Daten automatisch berücksichtigt werden.

Risiko Datenquelle – ein Beispiel

Der Beispielplan in Bild 1, der als Liste in einem Excel-Tabellenblatt vorliegt, soll Datenquelle für eine PivotTable sein, um Plan- und Ist-Kosten für die einzelnen Abteilungen zu ermitteln.

Bild 1: Der Beispielprojektplan mit Kostenberechnung als Datenquelle für eine PivotTable.

Bild 1: Der Beispielprojektplan mit Kostenberechnung als Datenquelle für eine PivotTable.
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Um die PivotTable zu erstellen, gehen Sie üblicherweise wie folgt vor:

  1. Mit dem Zellzeiger in der Liste wählen Sie Einfügen / Tabellen / PivotTable. Ein Dialogfenster mit der Aufforderung "Wählen Sie die zu analysierenden Daten aus" erscheint.
  2. Die erste Option Tabelle oder Bereich auswählen ist aktiv, der Listenbereich ($A$1:$I$11) wird als zu analysierender Bereich angeboten.
  3. Als Ziel für die PivotTable ist Neues Arbeitsblatt vorbelegt. Durch einen Klick auf OK
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