Erfahrungsbericht der BRITA Gruppe

Mit einem PMO zum perfekten PEP

Wie viele Mittelständler handhabte die BRITA Gruppe ihr Projektmanagement lange Zeit intuitiv, aber nicht systematisch. Mit zunehmender Projekttätigkeit sowie steigender Komplexität stieß dieses Vorgehen an seine Grenzen und ein professionelles Projektmanagement wurde eingeführt. Dazu wurde u.a. ein PMO aufgebaut und Multiprojektmanagement etabliert. Stefan Hother und Kristina Kissel benennen Erfolgsfaktoren und Hürden der Professionalisierung des Projektmanagements bei BRITA.
Erfahrungsbericht der BRITA Gruppe

Mit einem PMO zum perfekten PEP

Wie viele Mittelständler handhabte die BRITA Gruppe ihr Projektmanagement lange Zeit intuitiv, aber nicht systematisch. Mit zunehmender Projekttätigkeit sowie steigender Komplexität stieß dieses Vorgehen an seine Grenzen und ein professionelles Projektmanagement wurde eingeführt. Dazu wurde u.a. ein PMO aufgebaut und Multiprojektmanagement etabliert. Stefan Hother und Kristina Kissel benennen Erfolgsfaktoren und Hürden der Professionalisierung des Projektmanagements bei BRITA.

Professionelles und standardisiertes Projektmanagement gilt in großen Unternehmen mittlerweile meist als selbstverständlich, in vielen kleineren und mittleren Betrieben hingegen werden Projekte oft noch "hemdsärmelig" abgewickelt. Spätestens durch die wachsende Anzahl der Projekte und die steigende Komplexität dieser kommen auch mittelständische Betriebe nicht mehr um eine Professionalisierung ihres Projektmanagements herum.

Bei dem vorliegenden Beitrag handelt es sich um einen Erfahrungsbericht aus einem Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft. Wir beschreiben, wie wir bei dem Tisch-Wasserfilter-Produzenten BRITA ein PMO etabliert und ein professionelles Projektmanagement eingeführt haben. Damit möchten wir dem Leser konkrete Hinweise und Tipps zum Vorgehen bei solchen Einführungen liefern.

Über die Beschreibung unserer Beweggründe sowie des Nutzens unserer Maßnahmen geben wir Ihnen praktisch erprobte Argumente an die Hand, mit denen Sie Ihre Geschäftsführung von der Sinnhaftigkeit eines professionellen Projektmanagements für KMU überzeugen können. Dabei schildern wir den zeitlichen Ablauf und die einzelnen Phasen der Umsetzung, inklusive der verschiedenen Projekte. Anhand von Praxisbeispielen stellen wir dar, welche Hürden wir überwinden mussten und wie wir Akzeptanz bei allen Beteiligten erreichten.

BRITA GmbH

Mit einem Gesamtumsatz von 429 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2015 und 1.480 Mitarbeitern weltweit (davon 785 in Deutschland) ist die BRITA Gruppe eines der führenden Unternehmen in der Trinkwasseroptimierung. Ihre Traditionsmarke BRITA – in vielen Ländern ein Synonym für den Tisch-Wasserfilter – hat eine Spitzenposition im globalen Wasserfiltermarkt. Das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Taunusstein bei Wiesbaden ist durch 23 nationale und internationale Tochtergesellschaften bzw. Betriebsstätten sowie Beteiligungen, Vertriebs- und Industriepartner in über 60 Ländern auf allen fünf Kontinenten vertreten. Es betreibt Produktionsstätten in Deutschland, Großbritannien, der Schweiz und Italien. Gegründet 1966, entwickelt, produziert und vertreibt der Erfinder des Tisch-Wasserfilters für den Haushalt heute ein breites Spektrum innovativer Lösungen für die Trinkwasseroptimierung, für den privaten (Tisch-Wasserfilter, leitungsgebundene Systeme sowie die BRITA Integrated Solutions für Elektroklein- und -großgeräte namhafter Hersteller) und den gewerblichen Gebrauch (Lösungen für Hotellerie, Gastronomie, Catering und Vending) sowie leitungsgebundene Wasserspender für Büros, Schulen, die Gastronomie und den hygienesensiblen Care-Bereich (Krankenhäuser, Pflegeheime).

Erste Professionalisierung des Projektmanagements

Wie in vielen Betrieben, die organisch gewachsen sind, waren unsere ersten Projekte wenig komplex und galten daher als überschaubar. Meistens wickelte eine einzelne Fachabteilung ein Projekt ab, das Vorgehen war "pragmatisch", d.h. es gab wenig Dokumentenvorlagen, die Projektmitarbeiter haben den Prozess größtenteils selbst definiert und die Projektabläufe waren nicht einheitlich.

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Zahl, die Komplexität und die unterschiedlichen Arten an Projekten. Aus diesem Grund führte BRITA Anfang 2000 erste Hilfsmittel zur Projektabwicklung ein.

Überarbeitung des Produkt-Entstehungs-Prozesses

Dazu wurde u.a. ein Projektteam (PEP-0-Team) gegründet und mit der Überarbeitung des originären Produkt-Entstehungs-Prozesses (PEP) betraut, der als Leitfaden für die Projektabwicklung diente. Seitdem waren im PEP die einzelnen Projektphasen definiert, Phasenübergänge festgelegt und dort war festgeschrieben, dass jedes Projekt im Phasenmodell abgewickelt werden muss.

Produktmanager erhielten die Aufgabe, Produktideen zur Bewertung aufzubereiten und vorzustellen. Das PEP-0-Team führte standardisierte Projektanträge ein, die über den Nutzen einer Projektidee für das Unternehmen informierten und von der Geschäftsleitung freigegeben werden mussten.

Ferner wurden Mitarbeiter aus den Fachbereichen, die über erste Erfahrungen im Projektgeschäft verfügten, zu Projektleitern für die Projekte Ihres Bereichs ernannt. Als weiteres Hilfsmittel wurden Projektpläne zur Steuerung der Abläufe vorgegeben.

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Siegbert
Kaiser
DI
Ein offensichtlich ehrlicher Bericht über die Mühen des PM(O)-Alltags. Sehr wohltuend zu hören, wie es anderen geht und gleichzeitig motivierend, nicht aufzugeben, wenn's mal nicht so rund läuft, sondern immer wieder an Verbesserungen und ggf. Neuanfängen zu arbeiten. Interessant sind auch die doch sehr langen Zeiträume, die wiederum vor Augen führen, dass man für Kulturwandel in Unternehmen ab einer bestimmten Größe einfach sehr viel Zeit benötigt. Auch ein entscheidender Faktor wird im Bericht sehr gut dargestellt, nämlich dass die oberste Führung 1000%ig dahinter steht, es auch immer wieder glaubhaft zeigt und kommuniziert und die Umsetzung im Alltag mit Nachdruck von allen Mitarbeitern konsequent einfordert.
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