Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project

Teil 2:
Projektübergreifende Verknüpfungen

Teilt man große Projekte in mehrere Teilprojekte auf, muss man oft sachliche, technische oder organisatorische Abhängigkeiten abbilden. Dies wird mit projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen erreicht, die Vorgänge aus externen Plänen mit denen des eigenen Projektplans verknüpfen. Eingehenden Termine müssen dabei "gekapselt" werden, damit sie nicht automatisch die eigene Planung verändern. Josef Schwab stellt die Technik vor, mit der man projektübergreifende Anordnungsbeziehungen einrichtet und Termine kapselt. Außerdem zeigt er, wie sich diese Vorgehensweise bei einer Multi-Level-Terminplanung anwenden lässt.

Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project

Teil 2:
Projektübergreifende Verknüpfungen

Teilt man große Projekte in mehrere Teilprojekte auf, muss man oft sachliche, technische oder organisatorische Abhängigkeiten abbilden. Dies wird mit projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen erreicht, die Vorgänge aus externen Plänen mit denen des eigenen Projektplans verknüpfen. Eingehenden Termine müssen dabei "gekapselt" werden, damit sie nicht automatisch die eigene Planung verändern. Josef Schwab stellt die Technik vor, mit der man projektübergreifende Anordnungsbeziehungen einrichtet und Termine kapselt. Außerdem zeigt er, wie sich diese Vorgehensweise bei einer Multi-Level-Terminplanung anwenden lässt.

Teilt man große Projekte in mehrere Teilprojekte auf, müssen oft sachliche, technische oder organisatorische Abhängigkeiten zwischen diesen Teilprojekten abgebildet werden. Das kann z.B. eine Vorleistung aus einem anderen Projekt sein, die zur Weiterführung eines Vorgangs oder einer Phase benötigt wird oder eine externe Terminvorgabe, z.B. wenn die Projektpläne aus verschiedenen organisatorischen Ebenen stammen. Die höhere Ebene legt in diesem Fall die Termine fest (z.B. auf Basis einer Kundenvereinbarung), die untere Ebene meldet erreichte (oder abweichende) Termine an den Plan der höheren Ebene zurück. In diesem Fall spricht man von einer Multi-Level-Planung.

Termine und Terminänderungen, die aus anderen Plänen kommen, sollen einerseits sichtbar sein, andererseits dürfen diese nicht - zumindest nicht automatisch - Termine im eigenen Projektplan verändern. Die Befugnis dazu muss stets bei der organisatorischen Einheit bleiben, die das jeweilige Projekt führt. Andernfalls würde ein derartiges Muliprojektsystem nicht akzeptiert werden. In der Software kann dies durch das Prinzip der Kapselung sichergestellt werden. Der jeweilige Projektleiter bzw. das dafür vorgesehene Gremium entscheidet dann selbst, wie auf Terminänderungen in anderen Projekten reagiert werden soll.

Dieser Beitrag stellt zunächst die Technik vor, mit der projektübergreifende Anordnungsbeziehungen (im Folgenden auch "Vorgangsbeziehungen" genannt) eingerichtet und eingehende Termine gekapselt werden. Anschließend wird gezeigt, wie sich diese Technik bei einer Multi-Level-Terminplanung anwenden lässt.

Projektübergreifende Verknüpfungen herstellen

Um projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen herzustellen, benötigt man zunächst einen Projektplan, der die beiden Projekte mit den zu verknüpfenden Vorgängen enthält. Gibt es z.B. einen Masterplan (siehe "Teil 1: Teilprojekte und Masterplan", Ausgabe 01/2008),kann man die Verknüpfung dort herstellen. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine temporäre Project-Datei mit den entsprechenden Projekten herzustellen (also eine Art "temporären Masterplan") und diese Datei wieder zu löschen, sobald die Vorgänge darin verknüpft sind. Die Verknüpfung bleibt trotzdem bestehen, da sie in den Projekten eingetragen wird, in denen sich die Vorgänge im Original befinden. Das Zusammenführen der beiden Projekte kann also ein temporärer Akt bleiben, der alleine dazu dient, die projektübergreifende Vorgangsverknüpfung vorzunehmen.

Eine solche Datei können Sie z.B. erzeugen, indem Sie zunächst die gewünschten Projekte in Project öffnen und anschließend den Menüpunkt Fenster / Neues Fenster… wählen. In der zugehörigen Dialogbox markieren Sie bei gedrückter Strg-Taste diejenigen Projekte, die Sie in einem neuen Fenster zusammenführen möchten (Bild 1). Das Programm öffnet ein neues Fenster mit den ausgewählten Projekten. Darin können Sie die Vorgänge wie gewünscht miteinander verknüpfen und die Datei anschließend wieder löschen. Das Vorgehen führt zu dem gleichen Ergebnis wie die im ersten Teil beschriebene Methode über Einfügen / Projekt einfügen ...

Bild 1: Projekte in neuem Fenster zusammenführen.

Bild 2 zeigt ein Fenster, in das die beiden Beispielprojekte "Aurora" und "Digitaler Antrieb" eingefügt wurden. Der Vorgang Nr. 22, "Lieferung Programme", im Projekt Aurora soll darin sachlicher Vorgänger des Vorgangs Nr. 8, "Parametrierung", des Projekts Digitaler Antrieb sein. Um eine entsprechende Verknüpfung herzustellen, positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Vorgänger (Vorgang Nr. 22), klicken auf die linke Maustaste und ziehen bei gedrückter Maustaste den Zeiger bis zum Nachfolger (Vorgang Nr. 8). Der Zeiger verwandelt sich dabei in das Verknüpfungssymbol "Kette". Alternativ können Sie mit gedrückter Strg-Taste zunächst den Vorgänger, dann den Nachfolger markieren und anschließend auf das Symbol "Vorgänge verknüpfen" in der Standard-Symbolleiste klicken.

Bild 2: Vorgänge zwischen Projekten verknüpfen.

Zugriffsrechte

Entgegen selbst im Internet verbreiteter Expertenmeinung benötigt man kein Schreibrecht auf die Datei oder das Projekt, aus dem der Vorgänger stammt, sondern lediglich ein Leserecht. Schreibrecht braucht man nur auf die Datei oder das Projekt, in dem sich der Vorgang befindet, der einen externen Vorgänger erhält. Auch auf dem Server kann man die Zugriffsberechtigungen so einrichten, dass das Quellprojekt, aus dem der Vorgänger stammt, nur mit Leserecht geöffnet werden kann, das eigene Projekt hingegen mit Schreibrecht. Besonders wichtig ist das bei der Multi-Level-Terminplanung.

Sonderfall: Ein Projekt als Nachfolger

Auch ein Sammelvorgang, z.B. ein eingefügtes Projekt, lässt sich als Nachfolger definieren. Im Masterplan (oder in einer temporären Datei, s.o.) stellt dieses Projekt nichts anderes als ein Vorgang dar, der wiederum Vorgänger oder Nachfolger jedes anderen Vorgangs oder Projekts werden kann.

Im Beispiel in Bild 3 wurden "Aurora" und "Aurora Support" als eigenständige Projekte angelegt und in einem neuen Fenster eingefügt. Man kann das eine Projekt zum Nachfolger des anderen erklären oder einen Meilenstein dazwischen setzen, um die Termine besser darzustellen. Das Nachfolgeprojekt folgt mit seinen Terminen automatisch dem Vorgängerprojekt, solange im Nachfolgeprojekt keine Termine festgelegt werden. Würde man dort fixe Termine definieren, würde gegebenenfalls eine Konfliktwarnung erscheinen.

Bild 3: Eingefügtes Projekt als Nachfolger.

Verknüpfungen bearbeiten und anzeigen

Wie in einem Einzelprojekt auch, lassen sich die Anordnungsbeziehung editieren und bearbeiten, wenn Sie doppelt auf die Verknüpfungslinie klicken (Bild 4).…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Teilprojekte und Masterplan
Große Projekte teilt man oft in mehrere Teilprojekte auf, wobei jeder Teilprojektleiter eigenverantwortlich seinen Projektplan pflegt. Microsoft Project ermöglicht es, einfach und überschaubar mit solchen Teilprojekten zu arbeiten und …
Teil 3:
Die neue Funktion "Lieferumfang" und ihre Anwendung in der Praxis
Um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten darzustellen, stehen in Microsoft Project die projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen zur Verfügung (siehe Teil 2). Terminänderungen im Quellprojekt wirken sich dabei automatisch auf die …
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