Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project

Teil 3:
Die neue Funktion "Lieferumfang" und ihre Anwendung in der Praxis
Um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten darzustellen, stehen in Microsoft Project die projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen zur Verfügung (siehe Teil 2). Terminänderungen im Quellprojekt wirken sich dabei automatisch auf die nachfolgenden Termine im Zielprojekt aus – was nicht immer erwünscht ist. Praktischer wäre es, Termine aus anderen Projekten darstellen zu können, ohne befürchten zu müssen, dass diese die Vorgänge im eigenen Projekt beeinflussen. Microsoft hat diesen Bedarf erkannt und in Project 2007 das neue Feature "Lieferumfang" ("Deliverable") eingeführt (Voraussetzung: Project Server). In diesem dritten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Josef Schwab die Anwendung des neuen Features in der Praxis und geht der Frage nach, inwieweit es sich dabei um eine echte Alternative zu den projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen handelt.

Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project

Teil 3:
Die neue Funktion "Lieferumfang" und ihre Anwendung in der Praxis
Um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten darzustellen, stehen in Microsoft Project die projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen zur Verfügung (siehe Teil 2). Terminänderungen im Quellprojekt wirken sich dabei automatisch auf die nachfolgenden Termine im Zielprojekt aus – was nicht immer erwünscht ist. Praktischer wäre es, Termine aus anderen Projekten darstellen zu können, ohne befürchten zu müssen, dass diese die Vorgänge im eigenen Projekt beeinflussen. Microsoft hat diesen Bedarf erkannt und in Project 2007 das neue Feature "Lieferumfang" ("Deliverable") eingeführt (Voraussetzung: Project Server). In diesem dritten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Josef Schwab die Anwendung des neuen Features in der Praxis und geht der Frage nach, inwieweit es sich dabei um eine echte Alternative zu den projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen handelt.

Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten abzubilden, gelingt in Microsoft Project einfach mit Hilfe projektübergreifender Anordnungsbeziehungen. Der Projektleiter erkennt dadurch sofort, wenn sich z.B. der Liefertermin für ein dringend benötigtes Ergebnis aus einem anderen Projekt verzögert. Das Problem für viele Anwender ist jedoch, dass projektübergreifende Abhängigkeiten die Planungshoheit des Projektleiters verletzen: Eine Terminänderung im Quellprojekt verändert die Termine der Nachfolger im Zielprojekt automatisch. Wie man das wirkungsvoll verhindert und dennoch bei Terminverschiebungen im Quellprojekt automatisch gewarnt wird, ist in Teil 2 dieser Artikelfolge beschrieben.

Es ist somit hilfreich, Termine aus anderen Projekten darstellen zu können, ohne befürchten zu müssen, dass diese die Vorgänge im eigenen Projekt beeinflussen. Microsoft hat diesen Bedarf erkannt und in Project 2007 das neue Feature "Lieferumfang" ("Deliverable" oder auch "Liefergegenstand") eingeführt. Ein Liefergegenstand ist laut PMBOK Guide "Ein eindeutiges und überprüfbares Produkt oder Ergebnis oder eine Dienstleistung, das/die hergestellt bzw. erbracht werden muss, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abschließen zu können." Entsprechend werden Lieferumfänge in Microsoft Project als das jeweilige Ergebnis eines Projektabschnitts, einer Phase oder eines Projekts dargestellt - die gleichzeitig notwendiger Input für ein anderes Projekt sein können.

Dieser dritte und abschließende Teil der Artikelfolge zeigt die Anwendung des neuen Features "Lieferumfänge" in der Praxis und geht der Frage nach, inwieweit es sich dabei um eine echte Alternative zu den projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen handelt.

Lieferumfänge definieren

Das Feature "Lieferumfänge definieren" steht nur Anwendern des Project Servers zur Verfügung. Es ist eine Funktion der Windows Sharepoint Services (WSS) zur webbasierten Team-Kommunikation. Um die Projektdaten in Sharepoint sehen und mit ihnen arbeiten zu können, muss das betreffende Projekt nicht nur gespeichert, sondern auch veröffentlicht werden. In einem nicht veröffentlichten Projekt lässt sich lediglich eine Abhängigkeit von einem bereits bestehenden Lieferumfang darstellen, es kann jedoch kein Lieferumfang definiert werden. Wenn man sich das Prinzip des Lieferumfanges als eine Beziehung von einer Quelle zu einem Ziel vorstellt, kommen nur veröffentlichte Enterprise-Projekte als Quelle für einen Lieferumfang in Frage. Die Ziel-Dateien, in denen dieser Lieferumfang angezeigt werden kann, können jedoch auch unveröffentlichte Enterprise-Projekte sein.

Um mit einem Lieferumfang zu arbeiten, sind zwei Schritte notwendig. Als erstes müssen Sie einen oder mehrere Lieferumfänge definieren. Anschließend können Sie die definierten Lieferumfänge in anderen Projekten als Abhängigkeiten einrichten und darstellen.

Um einen Lieferumfang zu definieren, wählen Sie in einem geöffneten und veröffentlichten Projekt den Menüpunkt Zusammenarbeit / Lieferumfang verwalten. Anschließend klicken Sie auf Neuen Lieferumfang hinzufügen… (Bild 1).

Bild 1: Startfenster Lieferumfang.

Bild 2: Lieferumfang definieren.

Bild 3: Ein Indikator zeigt die Verknüpfung an.

Damit Sie den Lieferumfang später als Abhängigkeit einem Vorgang in einem anderen Projekt zuordnen können, müssen Sie noch den betreffenden Vorgang markieren und die Checkbox "Mit ausgewähltem Vorgang verknüpfen" anklicken (Bild 2). Ist die Checkbox nicht aktiviert, wird in Sharepoint zwar ein Lieferumfang angelegt, dieser ist jedoch nicht mit dem Vorgang verknüpft, sondern mit dem Projekt. Er ist somit nur in Sharepoint selbst sichtbar und kann in keinem anderen Projekt als Abhängigkeit angezeigt werden.

Um die Definition des Lieferumfangs abzuschließen, klicken Sie auf "Fertig" und speichern und veröffentlichen Sie Ihr Enterprise-Projekt.

Ein Indikator zeigt die Verknüpfung mit einem Lieferumfang an (Bild 3). Im Balkendiagramm wird sie standardmäßig mit einem roten dünnen Unterstrich abgebildet, wobei die Anfangs- und Endmarkierung nach oben weist. Die Darstellung lässt sich im Balkendiagramm unter Format / Balkenarten ändern. (In Bild 3 wurde sie auf rote Balken umgestellt.)

Wenn Sie den Balkenplan-Assistenten benutzt haben (z.B. in der Ansicht "Balkendiagramm"), werden die Lieferumfänge (in dieser Ansicht) möglicherweise nicht mehr angezeigt. Das liegt daran, dass der Balkenplan-Assistent alle ihm unbekannten Formatierungen entfernt - so auch die Darstellungen für Anfang, Ende und Dauer der Lieferumfänge sowie der Abhängigkeiten. Abhilfe schaffen Sie, indem Sie entweder die Anzeige der Lieferumfänge nach dem Vorbild eines neu geöffneten Projekts über Format / Balkenarten wieder herstellen oder sich diese Ansicht über Extras / Organisieren aus den Vorlagen holen, die sich in der Global-Vorlage befinden.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Teilprojekte und Masterplan
Große Projekte teilt man oft in mehrere Teilprojekte auf, wobei jeder Teilprojektleiter eigenverantwortlich seinen Projektplan pflegt. Microsoft Project ermöglicht es, einfach und überschaubar mit solchen Teilprojekten zu arbeiten und …
Teil 2:
Projektübergreifende Verknüpfungen

Teilt man große Projekte in mehrere Teilprojekte auf, muss man oft sachliche, technische oder organisatorische Abhängigkeiten abbilden.

Alle Kommentare

Jürgen
Sturany
Wie immer vom TOP Autor über MS-Project: Klar, verständlich und nachvollziehbar.
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