Nutzen Sie Microsoft Word-Textmarken für Ihre Projektdokumentation

Textmarken erfüllen die Funktion von Lesezeichen in einem Dokument und sind äußerst hilfreich bei der Erstellung umfangreicher Projektdokumentationen. Sie können an beliebiger Stelle positioniert werden, dienen als Ansprungpunkte zum schnellen Navigieren, verweisen auf andere Textstellen im Dokument und helfen bei einfachen Berechnungen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, wie Sie Microsoft Word-Textmarken in Ihrer Projektdokumentation sinnvoll einsetzen.

Nutzen Sie Microsoft Word-Textmarken für Ihre Projektdokumentation

Textmarken erfüllen die Funktion von Lesezeichen in einem Dokument und sind äußerst hilfreich bei der Erstellung umfangreicher Projektdokumentationen. Sie können an beliebiger Stelle positioniert werden, dienen als Ansprungpunkte zum schnellen Navigieren, verweisen auf andere Textstellen im Dokument und helfen bei einfachen Berechnungen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, wie Sie Microsoft Word-Textmarken in Ihrer Projektdokumentation sinnvoll einsetzen.

Textmarken erfüllen die Funktion von Lesezeichen in einem Dokument und sind äußerst hilfreich bei der Erstellung umfangreicher Projektdokumentationen. Sie können an beliebiger Stelle positioniert werden, dienen als Ansprungpunkte zum schnellen Navigieren, verweisen auf andere Textstellen im Dokument und helfen bei einfachen Berechnungen.

Textmarken erleichtern die Dokumentation

Eine immer wiederkehrende Aufgabe beim Erstellen von Projektdokumentationen ist das Verweisen auf Inhalte, die an anderer Stelle im Dokument stehen. Diese Aufgabe lässt sich elegant lösen, wenn Sie die Textstelle, auf die Sie verweisen wollen (das kann z.B. die Überschrift zu einem Kapitel sein), als Textmarke definieren. Sie können jetzt an jeder beliebigen Stelle im Text einen Querverweis einfügen, der den Leser per Mausklick zur gewünschten Textstelle führt.

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit besteht darin, einen bestimmten Text dynamisch an mehreren Stellen im Dokument zu erzeugen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie den Text (z.B. die Projektnummer und -bezeichnung) eventuell nachträglich ändern wollen und nicht mühevoll jede Textstelle einzeln korrigieren möchten. Sie müssen lediglich einmal den gewünschten Text (also z.B. die Projektnummer) als Textmarke definieren und können dann an beliebiger Stelle im Dokument Querverweise einfügen, die genau diesen Text anzeigen. Ändert sich der als Textmarke definierte Text, werden die Querverweise automatisch aktualisiert.

Textmarken setzen

Eine Textmarke setzen Sie, indem Sie die entsprechende Stelle im Dokument markieren und anschließend den Dialog "Textmarke" über das Menü Einfügen / Textmarke (ab Version Word 97) aufrufen. Schneller geht es mit der Tastenkombination STRG+SHIFT+F5. Sie können entweder nur eine Textstelle als Ansprungpunkt markieren (Bild 1) oder auch den gewünschten Text selbst (z.B. für das obige Beispiel mit dem Verweis auf die Projektnummer).

Bild 1: Definierte Textmarken.

Sie machen sich den Umgang mit den Textmarken einfacher, wenn Sie sich diese im Text anzeigen lassen. Wechseln Sie dazu in das Menü Extras / Optionen und setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen "Textmarke" auf der Registerkarte "Ansicht". Überzeugen Sie sich davon, dass Textmarken, die Texte umfassen, mit eckigen Klammern von Word gekennzeichnet werden. Ansprungspunkte werden mit einer römische Eins im Dokument gekennzeichnet.

Der Name einer Textmarke darf maximal 40 Zeichen lang sein. Leerzeichen, Punkte und Bindestriche sind nicht erlaubt; das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein. Bei einem Verstoß gegen diese Regeln wird die Hinzufügen-Schaltfläche im Dialog deaktiviert.

Ein Hinweis zu den ausgeblendeten Textmarken: Hierbei handelt es sich um Textmarken, die Word für eigene Zwecke anlegt, wie z.B. für die Verwaltung von Hyperlinks und bestimmten Querverweisen.

Verwenden Sie bei Textmarken, die sich inhaltlich ähneln, den gleichen Präfix (z.B. "Quelle_") und vermeiden Sie Bezeichnungen mit absoluten Textpositionen (z.B.: "Abbildung_Seite5).

Um zu einer Textmarke zu springen gibt es zwei Möglichkeiten: entweder über den Dialog "Textmarke" (STRG+SHIFT+F5) bzw. den Dialog "Gehe zu" (F5) aus dem Menü Bearbeiten oder mit Hilfe von Querverweisen.

Bild 2: Über das Dialogfeld "Textmarke" lassen sich Textmarken direkt anspringen.

Querverweise erleichtern die Navigation innerhalb langer Dokumente und lassen sich über das Menü Einfügen / Querverweis (Verweistyp "Textmarke") erzeugen. Dabei können Sie auswählen, ob als Querverweis entweder der Inhalt der Textmarke angezeigt werden soll oder der Ort (also die Seite bzw. der Absatz) an dem sich die Textmarke aktuell befindet (Bild 3).

Bild 3: Querverweise ermöglichen bequemes Ansteuern einer Textmarke per Mausklick.

Möchten Sie z. B. sowohl den Inhalt der Textmarke als auch die Seitenzahl einfügen, können Sie beide Informationen miteinander kombinieren: Fügen Sie dazu den Querverweis zweimal hintereinander ein und wählen Sie beim ersten Mal "Textmarkeninhalt" und dann "Seitenzahl". Durch einen Mausklick auf den Querverweis bringt Word Sie automatisch an die richtige Stelle im Dokument.

Sollen diese Querverweise nur bei Ihrer Arbeit am Dokument sichtbar sein, so formatieren Sie diese im Zeichenformat "ausgeblendet" und sie erscheinen beim Ausdruck nicht.

Rechnen mit Textmarken

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