Pragmatisches Ressourcenmanagement in einer Multiprojektumgebung

Teil 3: Engpässe überwinden – Ressourcen wirksam aufbauen
Personalaufbau oder Investitionen steigern die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens nur dann, wenn sie an der richtigen Stelle ansetzen. Die in den ersten beiden Teilen dieser Serie beschriebenen Lösungsansätze für Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement erlauben es, in einer Multiprojektumgebung die optimalen Ansatzpunkte für Kapazitätsaufbau zu identifizieren. Uwe Techt, Jens-Olaf Schumacher und Gerhard Stix beschreiben, wie Prozessverbesserungen und Personalaufbau gezielt die Leistungsfähigkeit von Ressourcengruppen und damit die Effektivität des Unternehmens weiter steigern können. In bestimmten Situationen kann auch der Aufbau eines Sprint-Teams die Projektlaufzeiten zusätzlich reduzieren. Die empfohlenen Vorgehensweisen erhöhen darüber hinaus auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn aus der in traditioneller Weise betriebenen Projektplanung künftige Ressourcenüberlastungen prognostiziert werden, ist üblicherweise die erste Reaktion der Ruf nach Personalaufbau oder Investitionen. Werden dann tatsächlich neue Mitarbeiter eingestellt, führt dies aber oft nicht dazu, dass Überlastungen reduziert werden. Stattdessen gewinnt das Management den Eindruck, dass eine Verbesserung der personellen Ausstattung von den Projekten absorbiert wird, ohne dass sich die Leistungsfähigkeit des Unternehmens erhöhen würde.

Die wichtigste Ursache für diesen Effekt ist keinesfalls die mangelnde Fähigkeit von Teamleitern, neue Mitarbeiter zu integrieren. Die Hauptgründe liegen vielmehr in den Defiziten des traditionellen Ressourcenmanagements:

  • Das Paradigma "alle Ressourcen müssen beständig ausgelastet sein" führt dazu, dass die tatsächliche Belastung der Ressourcen nicht erkennbar ist. Deshalb werden Ressourcen an Stellen aufgebaut, an denen die erhöhte Kapazität gar keinen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Systems hat.

  • Die Kapazität einer Organisation kann zwar bekanntermaßen durch Prozesse und Werkzeuge verbessert werden. Aber die Wirkungen dieser Verbesserungen sind normalerweise nicht voraussagbar und dadurch zu unsicher. Viele Prozess- und Werkzeugverbesserungen haben gerade deswegen keinen signifikanten Einfluss auf den Durchsatz, weil sie nicht auf den Engpass des Unternehmens ausgerichtet sind, sondern nur eine lokale Optimierung zum Ziel haben.

Erleben Sie den Vortrag "Projektportfoliomanagement mit Theory of Constraints" von Uwe Techt auf der PM Welt am 30. März 2017 in München.


In dem hier beschriebenen Lösungsansatz für ein möglichst effektives Ressourcenmanagement in Multiprojektumgebungen steht deshalb der Aufbau von Ressourcen erst an dritter Stelle. Das in Teil 1: "Einfache Prinzipien für mehr Effizienz" dieser Artikelserie beschriebene operative Ressourcenmanagement überwindet die Defizite des traditionellen Projektmanagements, wodurch die vorhandenen Ressourcen deutlich mehr Aufgaben erledigen können. Als zweiter Schritt ist die Synchronisation von Projektportfoliomanagement und Ressourcenmanagement erforderlich, um die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens als Gesamtsystem zu ermitteln und zu aktivieren. Dieser Schritt wurde in Teil 2 "Projektportfolio und Ressourcenkapazität managen" dargestellt.

Erst wenn diese beiden Schritte durchgeführt worden sind, kann zielführend am Ausbau der Ressourcen gearbeitet werden. Im Folgenden empfehlen wir hierfür eine Vorgehensweise, die im Einklang mit den bisher hier dargestellten Methoden steht und die dazu geeignet ist, die Organisation in ihrem Wachstum zu unterstützen.

Ausgangssituation: Optimale Leistungsfähigkeit ist hergestellt

Durch die bisher dargestellten Vorgehensweisen kann das Unternehmen mit denselben Ressourcen deutlich mehr Projekte realisieren (Ressourcen-Effektivität) als es mit eingefahrenen Paradigmen des sofortigen Projektstarts und der maximalen Ressourcenauslastung bisher möglich war. Das Unternehmen hat dadurch seine Performance entscheidend verbessert: es leistet mit den vorhandenen Ressourcen deutlich mehr Projekte, verkürzt die Projektlaufzeiten und verbessert zugleich seine Zuverlässigkeit hinsichtlich Termintreue, Budgeteinhaltung und Leistung.

In Tabelle 1 sind typische Ergebnisse dieser Leistungssteigerung dargestellt, wie wir sie in unserer Praxis beobachten.

Herkömmliches
Ressourcenmanagement

Optimiertes
Ressourcenmanagement

Ressourceneffektivität
Anzahl der Projekte, die
pro Monat (Jahr) fertig werden

4 (48) Projekte

6 (72) Projekte

Performance
Durchlaufzeit eines Projekts in Monaten

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