Pragmatisches Ressourcenmanagement in einer Multiprojektumgebung

Teil 3:
Engpässe überwinden – Ressourcen wirksam aufbauen

Personalaufbau oder Investitionen steigern die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens nur dann, wenn sie an der richtigen Stelle ansetzen. Die in den ersten beiden Teilen dieser Serie beschriebenen Lösungsansätze für RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden. und ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. erlauben es, in einer Multiprojektumgebung die optimalen Ansatzpunkte für Kapazitätsaufbau zu identifizieren. Uwe Techt, Jens-Olaf Schumacher und Gerhard Stix beschreiben, wie Prozessverbesserungen und Personalaufbau gezielt die Leistungsfähigkeit von Ressourcengruppen und damit die EffektivitätEffektivitätEffektivität beschreibt die Ausrichtung des Projektportfolios auf die geschäftlichen Interessen der Trägerorganisation . Eine mögliche Messgröße für Effektivität ist das Verhältnis von tatsächlich erreichtem zu angestrebtem Nutzen durch Projektarbeit. des Unternehmens weiter steigern können. In bestimmten Situationen kann auch der Aufbau eines Sprint-Teams die Projektlaufzeiten zusätzlich reduzieren. Die empfohlenen Vorgehensweisen erhöhen darüber hinaus auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Pragmatisches Ressourcenmanagement in einer Multiprojektumgebung

Teil 3:
Engpässe überwinden – Ressourcen wirksam aufbauen

Personalaufbau oder Investitionen steigern die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens nur dann, wenn sie an der richtigen Stelle ansetzen. Die in den ersten beiden Teilen dieser Serie beschriebenen Lösungsansätze für RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden. und ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. erlauben es, in einer Multiprojektumgebung die optimalen Ansatzpunkte für Kapazitätsaufbau zu identifizieren. Uwe Techt, Jens-Olaf Schumacher und Gerhard Stix beschreiben, wie Prozessverbesserungen und Personalaufbau gezielt die Leistungsfähigkeit von Ressourcengruppen und damit die EffektivitätEffektivitätEffektivität beschreibt die Ausrichtung des Projektportfolios auf die geschäftlichen Interessen der Trägerorganisation . Eine mögliche Messgröße für Effektivität ist das Verhältnis von tatsächlich erreichtem zu angestrebtem Nutzen durch Projektarbeit. des Unternehmens weiter steigern können. In bestimmten Situationen kann auch der Aufbau eines Sprint-Teams die Projektlaufzeiten zusätzlich reduzieren. Die empfohlenen Vorgehensweisen erhöhen darüber hinaus auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn aus der in traditioneller Weise betriebenen ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. künftige Ressourcenüberlastungen prognostiziert werden, ist üblicherweise die erste Reaktion der Ruf nach Personalaufbau oder Investitionen. Werden dann tatsächlich neue Mitarbeiter eingestellt, führt dies aber oft nicht dazu, dass Überlastungen reduziert werden. Stattdessen gewinnt das Management den Eindruck, dass eine Verbesserung der personellen Ausstattung von den Projekten absorbiert wird, ohne dass sich die Leistungsfähigkeit des Unternehmens erhöhen würde.

Die wichtigste Ursache für diesen Effekt ist keinesfalls die mangelnde Fähigkeit von Teamleitern, neue Mitarbeiter zu integrieren. Die Hauptgründe liegen vielmehr in den Defiziten des traditionellen Ressourcenmanagements:

In dem hier beschriebenen Lösungsansatz für ein möglichst effektives Ressourcenmanagement in Multiprojektumgebungen steht deshalb der Aufbau von Ressourcen erst an dritter Stelle. Das in Teil 1: "Einfache Prinzipien für mehr Effizienz" dieser Artikelserie beschriebene operative Ressourcenmanagement überwindet die Defizite des traditionellen Projektmanagements, wodurch die vorhandenen Ressourcen deutlich mehr Aufgaben erledigen können. Als zweiter Schritt ist die Synchronisation von Projektportfoliomanagement und Ressourcenmanagement erforderlich, um die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens als Gesamtsystem zu ermitteln und zu aktivieren. Dieser Schritt wurde in Teil 2 "Projektportfolio und Ressourcenkapazität managen" dargestellt.

Erst wenn diese beiden Schritte durchgeführt worden sind, kann zielführend am Ausbau der Ressourcen gearbeitet werden. Im Folgenden empfehlen wir hierfür eine Vorgehensweise, die im Einklang mit den bisher hier dargestellten Methoden steht und die dazu geeignet ist, die Organisation in ihrem Wachstum zu unterstützen.

Ausgangssituation: Optimale Leistungsfähigkeit ist hergestellt

Durch die bisher dargestellten Vorgehensweisen kann das Unternehmen mit denselben Ressourcen deutlich mehr Projekte realisieren (Ressourcen-Effektivität) als es mit eingefahrenen Paradigmen des sofortigen Projektstarts und der maximalen Ressourcenauslastung bisher möglich war. Das Unternehmen hat dadurch seine Performance entscheidend verbessert: es leistet mit den vorhandenen Ressourcen deutlich mehr Projekte, verkürzt die Projektlaufzeiten und verbessert zugleich seine Zuverlässigkeit hinsichtlich Termintreue, Budgeteinhaltung und Leistung.

In Tabelle 1 sind typische Ergebnisse dieser Leistungssteigerung dargestellt, wie wir sie in unserer Praxis beobachten.

Herkömmliches
Ressourcenmanagement

Optimiertes
Ressourcenmanagement

Ressourceneffektivität
Anzahl der Projekte, die
pro Monat (Jahr) fertig werden

4 (48) Projek

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Kommentare 3

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Einfache Prinzipien für mehr Effizienz

In immer mehr Unternehmen tragen Projekte zu weit über 50% der Wertschöpfung bei, so dass ein erheblicher Anteil der Mitarbeiter projektorientiert an wechselnden Aufgaben arbeitet. Traditionelles Ressourcenmanagement erweist sich in dieser …

Teil 2:
Projektportfolio und Ressourcenkapazität managen

Projekte stellen nicht nur Investitionen des Unternehmens dar, sondern zugleich Vorhaben, die dessen Ressourcen benötigen. Die Leistungsfähigkeit der Ressourcen bestimmt, welche und wie viele Projekte das Unternehmen durchführen und welche …

Alle Kommentare (3)

Jörg
Seidl
Dr.

Man muss die Prinzipien mal prktisch erlebt haben, dann ist die Wirkung einfach verblüffend!

 

Vielen Dank für Ihre punktgenaue Frage. Selbstverständlich kann es - besonders in einer Übergangsphase - zu Fehlern kommen, die anschließend wieder ausgeräumt werden. Die Erfahrung zeigt allerdings: ist immer schon "die/der Beste" dabei, schöpfen viele "normale" MitarbeiterInnen ihr Potential weniger aus: sie kommen gar nicht dazu, größere Herausforderungen zu bewältigen, weil die SuperExpertInnen es schneller schon selbst erledigt haben. Es ist einfacher, die SuperExpertInnen zu fragen als sich selbst den Kopf zu zerbrechen. Daher: sorge dafür, dass die SuperExpertInnen nicht jederzeit zur Verfügung stehen, so dass die Teams selbst Lösungen finden. Oft sind diese Lösung geradezu genial.