Umgang mit Komplexität in Projekten "Product Box" – mit spielerischen Ansätzen Kundenbedürfnisse entdecken

Da heutzutage die meisten Projekte sehr viel dynamischer ablaufen als noch vor einiger Zeit, sind lineare Methoden nur noch selten ausreichend, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Wer auf Dynamik und Komplexität zielführend reagieren will, muss schnell und spontan kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen finden. Heiko Bartlog erklärt, wie und warum Sie mit Agilen Spielen genau diese Fähigkeit schulen und stellt Ihnen als Beispiel die "Product Box" vor.

Management Summary

  • Um die Herausforderungen von heute meistern zu können, reichen ein reines Analysieren von Sachverhalten und das logische Ableiten von effizienten Lösungen nicht mehr aus.
  • Spielerische Ansätze unterstützen Sie und Ihr Team dabei, die Gegebenheiten aus einem neuen Blickwinkel zu sehen und verhelfen Ihnen so zu kreativen Lösungen für projekttypische Überraschungen, wie beispelsweise sich verändernde Anforderungen.
  • Ein Beispiel für einen solchen Ansatz ist das "Product Box"-Spiel, in dessen Verlauf potenzielle Kunden die Aufgabe bekommen, eine Produktverpackung für eine neue Produktidee zu entwerfen.
  • Wichtig ist dabei, dass die Teilnehmenden jene Merkmale des Produkts herausstellen, die sie als kaufentscheidend empfinden. Das können Eigenschaften sein, die der Ideengeber ihnen zuvor genannt hat oder selbst ausgedachte.
  • Die Verwendung ungewohnter Arbeitsmittel unterstützt dabei den angestrebten Effekt, über den Tellerrand hinauszublicken und neue Ideen zu kreieren.
  • Beim abschließenden Präsentieren und Erläutern der eigenen Product Box entstehen oft weitere Ideen. Das Unperfekte der selbstgebastelten Verpackung ist dabei sogar hilfreich.
  • Der Autor verrät außerdem Tipps für einen erfolgreichen Spieleinsatz.

Umgang mit Komplexität in Projekten "Product Box" – mit spielerischen Ansätzen Kundenbedürfnisse entdecken

Da heutzutage die meisten Projekte sehr viel dynamischer ablaufen als noch vor einiger Zeit, sind lineare Methoden nur noch selten ausreichend, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Wer auf Dynamik und Komplexität zielführend reagieren will, muss schnell und spontan kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen finden. Heiko Bartlog erklärt, wie und warum Sie mit Agilen Spielen genau diese Fähigkeit schulen und stellt Ihnen als Beispiel die "Product Box" vor.

Management Summary

  • Um die Herausforderungen von heute meistern zu können, reichen ein reines Analysieren von Sachverhalten und das logische Ableiten von effizienten Lösungen nicht mehr aus.
  • Spielerische Ansätze unterstützen Sie und Ihr Team dabei, die Gegebenheiten aus einem neuen Blickwinkel zu sehen und verhelfen Ihnen so zu kreativen Lösungen für projekttypische Überraschungen, wie beispelsweise sich verändernde Anforderungen.
  • Ein Beispiel für einen solchen Ansatz ist das "Product Box"-Spiel, in dessen Verlauf potenzielle Kunden die Aufgabe bekommen, eine Produktverpackung für eine neue Produktidee zu entwerfen.
  • Wichtig ist dabei, dass die Teilnehmenden jene Merkmale des Produkts herausstellen, die sie als kaufentscheidend empfinden. Das können Eigenschaften sein, die der Ideengeber ihnen zuvor genannt hat oder selbst ausgedachte.
  • Die Verwendung ungewohnter Arbeitsmittel unterstützt dabei den angestrebten Effekt, über den Tellerrand hinauszublicken und neue Ideen zu kreieren.
  • Beim abschließenden Präsentieren und Erläutern der eigenen Product Box entstehen oft weitere Ideen. Das Unperfekte der selbstgebastelten Verpackung ist dabei sogar hilfreich.
  • Der Autor verrät außerdem Tipps für einen erfolgreichen Spieleinsatz.

Spielen? Im Projekt? Ernsthaft?

Ja, ernsthaft! Denn in Projekten geht es immer weniger um Zahlen, Daten und Fakten, immer weniger um das Analysieren komplizierter Sachverhalte und die logische Ableitung von effizienten Lösungen. Das bleibt zwar wichtig; aber immer wichtiger wird die Fähigkeit, mit Komplexität, Ungewissheit und hoher Dynamik umzugehen. Leider gibt es kein Patentrezept, wie Sie sich als Projektleiter oder Projektkoordinator, als Product Owner oder Scrum Master für solche Herausforderungen fit machen. Doch spielerische Ansätze können Sie dabei unterstützen, diese Herausforderung zu meistern. Um eben solche spielerischen Ansätze geht im folgenden Beitrag. Ich erläutere zudem, wie und wann ich diese in meiner Praxis als Berater und Begleiter für Agilität, Zusammenarbeit und Innovation einsetze.

Der Mensch als unvorhersehbare Komponente

Projekte widmen sich per Definition neuartigen Vorhaben. Es geht also um Pionierarbeit, um echtes Neuland. Da liegt es auf der Hand, dass sich nicht alles im Vorhinein analysieren, konzipieren und planen lässt. Es wird Überraschungen geben! Zumal immer auch Menschen beteiligt sind: in der Regel als Zielgruppe, als Kunden und Nutzer sowie als Zulieferer, als Partner und Vertreter der Konkurrenz. Und immer als Beteiligte und Mitglieder im Projektteam.

Nun ist es so, dass Menschen nicht immer logisch agieren und sich ihre Aktionen und Reaktionen kaum vorhersehen bzw. aus der Vergangenheit ableiten lassen. Dennoch wird teilweise noch immer versucht, das System "Projekt" mit linearen Methoden zu planen und zu steuern. Und es ist ja auch verständlich, dass man auf Methoden zurückzugreift, die man kennt und mit denen sich in der Vergangenheit viele Projekte recht erfolgreich planen und steuern ließen. Das funktioniert heute und künftig bei weiter zunehmender Komplexität und Dynamik aber immer schlechter.

Der kluge Einsatz von Methoden, die zum jeweiligen Projekt und den Rahmennbedingungen passen und Erfolg versprechen, unterscheidet effektive Projektführung von bloßer Projektverwaltung! Provokant ausgedrückt: Hinterher lässt sich leicht behaupten, man selbst könne nichts dafür, dass das Projekt nur wenig erfolgreich war, schließlich habe man sich doch an alle Regeln und Prozesse aus dem PM-Handbuch gehalten. Das ist aber weder Sinn und Zweck eines Projekts, noch wirkt es besonders motivierend.

Daher sollte bei der Bewältigung von Komplexität und Dynamik immer auch das individuelle Können und die kollektive, intuitive Intelligenz der beteiligten Menschen (wie z. B. beim Design Thinking-Ansatz) genutzt werden, um kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen, wie sich ändernde Anforderungen oder Ressourcenengpässe, zu finden. Denn Kreativität und Problemlösungskompetenz zählen zu den wichtigsten Trümpfen, die Menschen z. B. gegenüber Maschinen voraus haben. Standardisierte Prozesse und starre Regeln können Maschinen viel günstiger, schneller und fehlerfreier erledigen!

Je weniger komplex ein Projekt ist, je besser es sich logisch / kausal analysieren und planen lässt, desto wirksamer sind die herkömmlichen Projektmethoden, Standards, Automatismen. Je höher aber der komplexe Anteil im Projekt wird, je größer die Ungewissheit und Dynamik, desto hilfreicher sind kollaborative Ansätze und der Einsatz menschlicher Kreativität. Und in den meisten Projekten braucht es beides!

Spielerische Ansätze sind dabei eine Möglichkeit, um die Vielfältigkeit der am Projekt beteiligten Menschen für die Lösung komplexer Herausforderungen zu nutzen, was ich nun an konkreten Beispielen erläutern möchte.

Zwei Wirkmechanismen

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit spielerischen Ansätzen in komplexen Situationen unterscheide ich grob zwei unterschiedliche Wirkrichtungen, die beide in verschiedenen Projektsituationen wertvoll sein können:

  1. Ansätze, bei denen es darum geht, sich selbst und im Team über unbewusste Bedürfnisse / Anforderungen / Wünsche und intuitive Ideen bewusst zu werden. (Das Beispiel im folgenden Abschnitt beruht auf diesen Ansatz.)
  2. Ansätze, bei denen es darum geht, bereits bewusste individuelle Meinungen / Einschätzungen ohne gegenseitige Beeinflussung im Team transparent zu machen.

Unbewusstes bewusst machen

Ich verwende in meinen Projekten gerne spielerische Ansätze, wenn ich den Eindruck habe, dass die Beteiligten stark in traditionellen Denkmustern verharren, zu analytisch agieren, neue Ideen und kreative Ansätze zu schnell verwerfen oder gar proaktiv verhindern. Um in frühen Phasen der Produktentwicklung Anforderungen zu erheben und zu validieren, verwende ich z. B. gerne das Spiel "Product Box", bei dem die Spielenden eine Produktverpackung nach ihren Vorstellungen selbst kreieren sollen. Wie ich dabei konkret vorgehe, schildere ich Ihnen im Folgenden.

Product Box

Vorbereitungen

  • Laden Sie eine Gruppe von ca. vier bis sechs echten Kunden / Nutzern zu Ihrem Workshop ein. Bei einer Software-Einführung also z. B. die Mitarbeiter, die später auch mit der neuen Software arbeiten werden.
  • Sorgen Sie für ausreichend Bastelmaterial: 1 Karton je Kleingruppe, Zeitschriften / Magazine mit möglichst vielen großen Fotos, Klebstoff, Scheren, Bunte Stifte, Pappe, Knetmasse usw.
  • Spielen Sie Product Box in einem Raum mit ausreichend Fläche, in dem sich das Team frei ausbreiten kann.
  • Sorgen Sie während des Ablaufs dafür, dass alle die jeweiligen Zeiten im Blick haben, z. B. durch einen großen Timer.

Spielverlauf

Den Spielverlauf erläutere ich kurz anhand eines konkreten Workshops bei einem Unternehmen aus der Energiebranche. Dabei ging es explizit darum, möglichst über das heutige Kerngeschäft hinaus und einige Schritte in die digitale Zukunft zu denken.

Product Box für einen digitalen Moderator

Bild 1: Product Box für einen digitalen Moderator

  1. Setzen Sie als Moderator den Rahmen: Erklären Sie kurz den weiteren Ablauf, die Rollen und weisen Sie auf die zur Verfügung stehenden Materialien und Werkzeuge hin. [ca. 5 Minuten]

    Es gibt neben der Moderation nur zwei Rollen: Ideengeber (z. B. der Projektleiter, die Product Ownerin oder ein Vertreter des Auftraggebers) und die Kundengruppe.

    In unserem Beispiel konnten die Teilnehmenden mit Pappkartons, unterschiedlichen Magazinen und Zeitschriften, Klebestiften, Haftnotizen, Wachsmalstiften und Scheren arbeiten.
  2. Der Ideengeber stellt die Idee für ein neues (oder verbessertes) Produkt, beispielsweise für eine Dienstleistung oder einen Prozess vor. (Nutzen Sie dazu z. B. das Elevator Pitch Template, ein sehr kompaktes Pitch Deck oder ein Business Model Canvas.) [max. 3 Minuten]

    In unserem Beispiel stellte der Ideengeber kurz die Vision von "iModerator" vor: eine Art Amazon Echo für Meetings und Workshops. Also ein Lautsprecher mit eingebauter "Künstlicher Intelligenz", der die Rolle eines Moderators in Meetings und Workshops aller Art übernehmen kann.
  3. Geben Sie der Gruppe aus potenziellen Kunden im Anschluss an die Vorstellung der Idee noch kurz Gelegenheit für etwaige Verständnisfragen. [ca. 2 Minuten]

    Zum "iModerator" gab es keine Rückfragen – die Teilnehmenden waren von der Idee begeistert und wollten sofort loslegen!
  4. Anschließend hat die Kundengruppe die Aufgabe, gemeinsam eine Produktverpackung (die "Product Box") für dieses Produkt so zu entwerfen, dass sie das Produkt im Laden kaufen würden. Dabei lässt man der individuellen und kollektiven Kreativität aller Beteiligten freien Lauf: Es darf geschrieben, gezeichnet und gebastelt werden. [ca. 20-30 Minuten]
  5. Im Anschluss präsentiert die Kundengruppe die fertige Verpackung bzw. preist das Produkt mithilfe der selbstgestalteten Product Box an. Der Ideengeber hört zu und erfährt so, welche Eigenschaften des Produkts bei den Nutzern im Gedächtnis geblieben sind bzw. als besonders und kaufentscheidend angesehen werden: Manche Funktionen wurden vielleicht vergessen, andere ganz anders verstanden. Vielleicht sind den Kunden sogar neue Funktionen eingefallen, die für sie kaufentscheidend wären. [ca. 5 Minuten]

    Im Falle des "iModerator" war der Kundengruppe beispielsweise wichtig, dass das Gerät in unterschiedlichen Farben gekauft werden kann – oder noch besser: an die jeweiligen Unternehmensfarben angepasst werden kann. Daran hatte der Ideengeber zuvor gar nicht gedacht.
  6. Abschließend moderieren Sie ein kurzes De-Briefing: Was gab es für Erkenntnisse? Je nach Zusammensetzung der Teilnehmenden werden hier unterschiedliche Ebenen der Reflexion (die Produkteigenschaften, die Interaktion miteinander und / oder die unterschiedlichen Rollen / Perspektiven) näher beleuchtet. [ca. 10 Minuten]

    In unserem Beispiel ging es vor allem um das Produkt und nur am Rande um die Meta-Themen. Der Ideengeber bedankte sich bei der Kundengruppe und erwähnte die aus seiner Sicht spannendsten Erkenntnisse, u. a. den Hinweis zur Farbauswahl! Spannend war für alle Beteiligten auch die Erkenntnis, dass das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle spielte und deshalb eine Private Cloud-Lösung anzustreben sei.

Mögliche Varianten des Product Box-Spiels sind das Entwerfen eines Werbeplakats, eines Produkt-Flyers oder die prototypische Umsetzung einer Website. Wobei die kreative Wirkung umso größer ist, desto haptischer und ungewohnter die Tätigkeit ist – einfach dadurch, dass Hirnregionen aktiviert werden, die typische Wissensarbeiter am Bildschirm eher selten nutzen und man so gezwungen wird, eingetretene Pfade zu verlassen. Und auch die visuelle Inspiration durch das Verwenden von Bildern aus unterschiedlichen Magazinen und Zeitschriften ist ein wichtiges Element – die Teilnehmenden kommen so automatisch auf Ideen, die sonst jenseits ihres Tellerrandes liegen! Wenn Sie die Chance haben, mehr als eine Kleingruppe an einer Idee basteln zu lassen, dann können Sie sogar eine Art "A/B-Test" machen, indem Sie als Ideengeber jeder Gruppe die Idee mit leicht anderen Anforderungen vorstellen und beobachten, ob die Gruppen unterschiedlich darauf reagieren und falls ja, wie.

Beim "iModerator" ließ der Ideengeber tatsächlich mehrere Gruppen nacheinander an der Idee arbeiten und passte die Vorstellung seiner Idee jedes Mal etwas an, um zu sehen, ob die Gruppen auf unterschiedliche Merkmale unterschiedlich reagieren: Ein Mal stellte er den "iModerator" als sichtbaren Lautsprecher mitten im Raum bzw. auf dem Sitzungstisch vor. Ein anderes Mal sprach er nur von einer App. Interessanterweise war die Reaktion der Lautsprecher-Gruppe viel positiver und kreativer, während die App-Gruppe sich mehr Gedanken um Datenschutz und Schutz vor ungewolltem Abhöhren machte.

Variante: "Kundenperspektive im Team einnehmen"

Sie können dieses Spiel auch ohne echte Nutzer oder Kunden spielen, indem ein Teil Ihres Teams deren Perspektive einnimmt. Dann geht Ihnen zwar die echte Kundenperspektive und Co-Creation verloren – dafür nimmt Ihr Team quasi "nebenbei" die Kunden- bzw. Nutzerperspektive ein, was eine gute Basis für den weiteren Projektverlauf darstellt – um Empathie für den Kunden zu entwickeln und seine Bedürfnisse nachvollziehen zu können. Gerade in der agilen Produktentwicklung steht das Kundenbedürfnis permament im Fokus. Mit dieser Variante unterstützen Sie die Mitarbeiter dabei, wie der Kunde zu denken und so dessen Bedürfnisse zu erkennen und zu verstehen.

Eine durchaus gewünschte Nebenwirkung bei dieser Variante: Auf diese Weise können Sie auch jene Mitarbeiter und Mitarbeinnern mit ins Boot holen und spielerisch einbinden, die dem Produkt gegenüber bislang eine eher ablehnende Haltung gezeigt hatten.

Erfolgsgeheimnis der Product Box

Die Wirkung spielerischer Ansätze entsteht vor allem durch den Flow, in den die Beteiligten durch das Spielen gelangen, durch den sie die Realität für einen Moment vergessen und tief in eine fiktive Rolle und Zeit, in der es die Produktidee bereits zu kaufen gibt, eintauchen. Im Spiel wird die Tür zum Unterbewusstsein einen Spalt geöffnet. Die Schere befindet sich buchstäblich in der Hand, nicht mehr im Kopf!

"Der Mensch ist nur da ganz Mensch, wo er spielt."
(Friedrich von Schiller)

Im Zusammenspiel mit den anderen, durch die gegenseitige Inspiration, werden Ideen gemischt, gemeinsam weiterentwickelt und auch gänzlich neue Ideen können entstehen.

Im Unperfekten liegt viel kreatives Potential

Sogar noch im letzten Schritt, der Erklärung des Ergebnisses, liegt weiteres Kreativpotenzial: Da die gewollt "amateurhafte Bastelei" – anders als ein professionell erarbeitetes Pflichten- oder Lastenheft – gar nicht erst den Anschein erwecken möchte, perfekt zu sein, müssen die "Bastler" ihr Werk erläutern. Gerade während dieser – aufgrund der knappen Vorbereitungszeit – spontanen Interpretation entstehen oft noch weitere Ideen und neue Verknüpfungen – sowohl beim Erklärenden als auch beim Zuhörenden.

Diesen Effekt nutzen beispielsweise auch viele Lego Serious Play-Übungen. Auch hier geht es darum, zunächst allein "mit den Händen zu denken" und dann das entstandene Resultat den anderen zu erläutern, oft gefolgt davon, die individuellen Werke gemeinsamen zusammenzuführen. Die Steine sind dabei einerseits ungewohntes Medium und zwingen unser Gehirn so, gewohnte Pfade zu verlassen. Andererseits sind die Ergebnisse auch hier immer "unperfekt" und müssen erklärt werden – sie dienen also als Katalysator für offene Dialoge.

Exkurs: Spielerische Projektsimulation mit Lego

Bei meiner ersten Übung mit Lego-Steinen, die ich vor vielen Jahren im Rahmen eines Trainings für Projektmanager bei einem Automobilzulieferer anwendete, ging es allerdings um einen gänzlich anderen Aspekt: Um die Wichtigkeit des Themas "Auftragsklärung" für den Verlauf von Projekten spielerisch zu erfahren, sollten die Teilnehmenden in Kleingruppen identische Häuser bauen, ohne voneinander abzuschauen. Zunächst bekamen sie die (unvollständige) Spezifikation zum Bau des Hauses, anschließend stand eine Auftragsklärung an, dann die Umsetzung, unterbrochen durch regelmäßige Status-Meetings, und abschließend die Präsentation und Abnahme der Ergebnisse.

Am Kundenbedürfnis vorbei entwickelt

Am Ende entsprach natürlich kein Haus dem anderen und vor allem nicht dem Wunsch des Kunden. Und interessanterweise hatte damals keine Gruppe eine Frage zum Budget gestellt. Umgekehrt sind im Flow des Spiels kreative Lösungen im Projektteam entstanden, die sich der Kunde gar nicht gewünscht hatte, während einige echte Kundenanforderungen nicht beachtet wurden. In der Reflexion der Übung konnten wir so sehr schön diese Gefahren der Eigendynamik im Team diskutieren.

Tatsächlich ist dieser Effekt, sich in der Arbeit im Projekt zu verlieren und kreativ zu werden, in wenig komplexen Projekten auch gefährlich: Es werden technisch ambitionierte Funktionen umgesetzt, die so gar nicht gefordert waren, und dafür werden andere Sachen vernachlässigt. In komplexen Projekten dagegen ist es eine große Chance, dies gezielt einzusetzen. Allerdings darf dann die Validierung der Ideen mit echten Nutzern auf keinen Fall vergessen werden.

Heute nutze ich Lego in Scrum Workshops, um damit Sprints zu simulieren und so den Ablauf, die Events, die Rollen und Artfakte spielerisch erlebbar zu machen.

Tipps für eine erfolgreiche Anwendung

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Team zu sehr in alten Denkmustern verharrt und neue Ideen zu schnell zur Seite schiebt, dann kann ein spielerischer Ansatz helfen. Beim Design des Spiels sollten Sie folgende Wirkprinzipien beachten:

  1. Das eigentliche Thema sollte weiterhin im Mittelpunkt stehen, aber spielerisch verfremdet sein, um der Kreativität Raum zu geben und Denkblockaden aus der konkreten Realität zu umgehen. Z. B. könnte das Thema in die Zukunft oder in eine vergangene Epoche oder in ein anderes Land projiziert werden. (Was wären beispielsweise zu Zeiten der Ritter der Tafelrunde kaufentscheidende Aspekte eines Moderators gewesen? Oder: Wie wird der "iModerator" für Meetings des obersten Sternenflottenkommandos im Jahr 2319 eingesetzt werden?)
  2. Sorgen Sie für (visuelle) Inspirationen, also beispielsweise durch Bilder (in Magazinen, Zeitschriften etc.), durch Zeichnungen, durch Fotos (auch per Beamer).
  3. Sorgen Sie zugleich dafür, dass die Ergebnisse möglichst intuitiv und unperfekt sind: durch ungewohnte Werkzeuge, Materialien und durch Zeitdruck.
  4. Lassen Sie alle Ergebnisse vorstellen, interpretieren und diskutieren.
  5. Wertschätzen Sie alle Ergebnisse.
  6. Bleiben Sie zugleich vorsichtig! Denn die Ergebnisse, Erkenntnisse und neuen Ideen eines solchen Spiels sind zunächst einmal nur Hypothesen, die es noch zu validieren gilt (z. B. durch Kundeninterviews, Landingpages, Prototyping, Marktforschung etc.).
  7. Nutzen Sie die Reflexion auch, um Erkenntisse übereinander und zum Miteinander zu gewinnen.

Ich persönlich kenne keinen effektiveren Weg, um eine konkrete Idee aus Nutzerperspektive in sehr kurzer Zeit zu prüfen und kreativ weiterzuentwickeln – und auf keinen Fall einen, der allen Beteiligten mehr Spaß macht.

In diesem Sinne: Spielen Sie! Im Projekt! Ernsthaft!

#PM 2025 – Projekte. Gut. Machen.
7 Thesen zur Zukunft der Projektarbeit

Olaf Hinz und Heiko Bartlog laden uns mit dieser Publikation ein, Projektmanagement neu zu denken. […]

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