Umgang mit Komplexität in Projekten

"Product Box" – mit spielerischen Ansätzen Kundenbedürfnisse entdecken

Da heutzutage die meisten Projekte sehr viel dynamischer ablaufen als noch vor einiger Zeit, sind lineare Methoden nur noch selten ausreichend, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Wer auf Dynamik und Komplexität zielführend reagieren will, muss schnell und spontan kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen finden. Heiko Bartlog erklärt, wie und warum Sie mit Agilen Spielen genau diese Fähigkeit schulen und stellt Ihnen als Beispiel die "Product Box" vor.

Management Summary

Umgang mit Komplexität in Projekten

"Product Box" – mit spielerischen Ansätzen Kundenbedürfnisse entdecken

Da heutzutage die meisten Projekte sehr viel dynamischer ablaufen als noch vor einiger Zeit, sind lineare Methoden nur noch selten ausreichend, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Wer auf Dynamik und Komplexität zielführend reagieren will, muss schnell und spontan kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen finden. Heiko Bartlog erklärt, wie und warum Sie mit Agilen Spielen genau diese Fähigkeit schulen und stellt Ihnen als Beispiel die "Product Box" vor.

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Spielen? Im Projekt? Ernsthaft?

Ja, ernsthaft! Denn in Projekten geht es immer weniger um Zahlen, Daten und Fakten, immer weniger um das Analysieren komplizierter Sachverhalte und die logische Ableitung von effizienten Lösungen. Das bleibt zwar wichtig; aber immer wichtiger wird die Fähigkeit, mit Komplexität, Ungewissheit und hoher Dynamik umzugehen. Leider gibt es kein Patentrezept, wie Sie sich als Projektleiter oder Projektkoordinator, als Product Owner oder Scrum Master für solche Herausforderungen fit machen. Doch spielerische Ansätze können Sie dabei unterstützen, diese Herausforderung zu meistern. Um eben solche spielerischen Ansätze geht im folgenden Beitrag. Ich erläutere zudem, wie und wann ich diese in meiner Praxis als Berater und Begleiter für Agilität, Zusammenarbeit und Innovation einsetze.

Der Mensch als unvorhersehbare Komponente

Projekte widmen sich per Definition neuartigen Vorhaben. Es geht also um Pionierarbeit, um echtes Neuland. Da liegt es auf der Hand, dass sich nicht alles im Vorhinein analysieren, konzipieren und planen lässt. Es wird Überraschungen geben! Zumal immer auch Menschen beteiligt sind: in der Regel als Zielgruppe, als Kunden und Nutzer sowie als Zulieferer, als Partner und Vertreter der Konkurrenz. Und immer als Beteiligte und Mitglieder im Projektteam.

Nun ist es so, dass Menschen nicht immer logisch agieren und sich ihre Aktionen und Reaktionen kaum vorhersehen bzw. aus der Vergangenheit ableiten lassen. Dennoch wird teilweise noch immer versucht, das System "Projekt" mit linearen Methoden zu planen und zu steuern. Und es ist ja auch verständlich, dass man auf Methoden zurückzugreift, die man kennt und mit denen sich in der Vergangenheit viele Projekte recht erfolgreich planen und steuern ließen. Das funktioniert heute und künftig bei weiter zunehmender Komplexität und Dynamik aber immer schlechter.

Der kluge Einsatz von Methoden, die zum jeweiligen Projekt und den Rahmennbedingungen passen und Erfolg versprechen, unterscheidet effektive Projektführung von bloßer Projektverwaltung! Provokant ausgedrückt: Hinterher lässt sich leicht behaupten, man selbst könne nichts dafür, dass das Projekt nur wenig erfolgreich war, schließlich habe man sich doch an alle Regeln und Prozesse aus dem PM-Handbuch gehalten. Das ist aber weder Sinn und Zweck eines Projekts, noch wirkt es besonders motivierend.

Daher sollte bei der Bewältigung von Komplexität und Dynamik immer auch das individuelle Können und die kollektive, intuitive Intelligenz der beteiligten Menschen (wie z. B. beim Design Thinking-Ansatz) genutzt werden, um kreative Lösungen für projekttypische Überraschungen, wie sich ändernde Anforderungen oder Ressourcenengpässe, zu finden. Denn Kreativität und Problemlösungskompetenz zählen zu den wichtigsten Trümpfen, die Menschen z. B. gegenüber Maschinen voraus haben. Standardisierte Prozesse und starre Regeln können Maschinen viel günstiger, schneller und fehlerfreier erledigen!

Je weniger komplex ein Projekt ist, je besser es sich logisch / kausal analysieren und planen lässt, desto wirksamer sind die herkömmlichen Projektmethoden, Standards, Automatismen. Je höher aber der komplexe Anteil im Projekt wird, je größer die Ungewissheit und Dynamik, desto hilfreicher sind kollaborative Ansätze und der Einsatz menschlicher Kreativität. Und in den meisten Projekten braucht es beides!

Spielerische Ansätze sind dabei eine Möglichkeit, um die Vielfältigkeit der am Projekt beteiligten Menschen für die Lösung komplexer Herausforderungen zu nutzen, was ich nun an konkreten Beispielen erläutern möchte.

Zwei Wirkmechanismen

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit spielerischen Ansätzen in komplexen Situationen unterscheide ich grob zwei unterschiedliche Wirkrichtungen, die beide in verschiedenen Projektsituationen wertvoll sein können:

  1. Ansätze, bei denen es darum geht, sich selbst und im Team über unbewusste Bedürfnisse / Anforderungen / Wünsche und intuitive Ideen bewusst zu werden. (Das Beispiel im folgenden Abschnitt beruht auf diesen Ansatz.)
  2. Ansätze, bei denen es darum geht, bereits bewusste individuelle Meinungen / Einschätzungen ohne gegenseitige Beeinflussung im Team transparent zu machen.

Unbewusstes bewusst machen

Ich verwende in meinen Projekten gerne spielerische Ansätze, wenn ich den Eindruck habe, dass die Beteiligten stark in traditionellen Denkmustern verharren, zu analytisch agieren, neue Ideen und kreative Ansätze zu schnell verwerfen oder gar proaktiv verhindern. Um in frühen Phasen der Produktentwicklung Anforderungen zu erheben und zu validieren, verwende ich z. B. gerne das Spiel "Product Box", bei dem die Spielenden eine Produktverpackung nach ihren Vorstellungen selbst kreieren sollen. Wie ich dabei konkret vorgehe, schildere ich Ihnen im Folgenden.

Product Box

Vorbereitungen

  • Laden Sie eine Gruppe von ca. vier bis sechs echten Kunden / Nutzern zu Ihrem Workshop ein. Bei einer Software-Einführung also z. B. die Mitarbeiter, die später auch mit der neuen Software arbeiten werden.
  • Sorgen Sie für ausreichend Bastelmaterial: 1 Karton je Kleingruppe, Zeitschriften / Magazine mit möglichst vielen großen Fotos, Klebstoff, Scheren, Bunte Stifte, Pappe, Knetmasse usw.
  • Spielen Sie Product Box in einem Raum mit ausreichend Fläche, in dem sich das Team frei ausbreiten kann.
  • Sorgen Sie während des Ablaufs dafür, dass alle die jeweiligen Zeiten im Blick haben, z. B. durch einen großen Timer.

Spielverlauf

Den Spielverlauf erläutere ich kurz anhand eines konkreten Workshops bei einem Unternehmen aus der Energiebranche. Dabei ging es explizit darum, möglichst über das heutige Kerngeschäft hinaus und einige Schritte in die digitale Zukunft zu denken.

Product Box für einen digitalen Moderator

Bild 1: Product Box für einen digitalen…

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