Projektabschlussbericht - aussagekräftig und schnell erstellt

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.

 

Projektabschlussbericht - aussagekräftig und schnell erstellt

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.

 

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen während der Projektarbeit. Was aber der Projektabschlussbericht enthalten und wie Projektauswertung aussehen soll, legt es bereits in der Definitions- bzw. Projektplanungsphase fest.

Projektauswertung

Wenn Sie Ihre zentralen Projektpläne erstellt haben, vereinbaren Sie im Team, wie Sie Ihr gemeinsames Projekt auswerten werden, wie Sie also Ihren Erfolg prüfen werden.

Zu unterscheiden sind dabei:

  • Auswertung auf der Sachebene: Hard Facts  (z.B. Nachkalkulationen, Kennzahlen, Befragungen)
  • Auswertung auf der Beziehungsebene: Soft Facts (z.B. Fragebögen zu Klima im Team)

Bei der Art und Weise der Projektauswertung ist festzulegen:

  • Wozu dient die Auswertung (Ziele)?
  • Wer nimmt sie vor?
  • Wie geht derjenige vor? Welche Instrumente und Methoden setzt er ein? In welcher Form hält er seine Ergebnisse fest (schriftlich und/oder mündlich)?
  • Wer darf die Ergebnisse einsehen? Wer darf  im laufenden Projekt auf den Ordner "Projektabschlussbericht" zugreifen?

Generell gilt die goldene Regel: "Weniger ist mehr" - eine allzu ausführliche Dokumentation, die mühevoll über Tage oder Wochen erstellt worden ist, wird niemand lesen.

Der Ordner "Projektabschlussbericht"

Legen Sie zu Projektbeginn gemeinsam mit dem Team ein Inhaltsverzeichnis des Projektabschlussberichts fest, worin die zentralen Inhaltspunkte aufgeführt werden.

Inhalte eines internen Projektabschlussberichts können wie folgt lauten:

  • Projektziele und Rahmenbedingungen (ursprüngliche Ziele, Zieländerungen, Bewertung der Zielerreichung und Angaben zu Zielabweichungen)
  • Konkrete Ergebnisse: Produkt, Dienstleistung, veränderte Strukturen, Prozesse etc..
  • Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele
  • Termine (Ist-Ende/Soll-Ende/Abweichung)
  • Kosten (Ist-Kosten/Soll-Kosten/Abweichung), Ergebnisse der Schlussabrechnung (Nachkalkulation)
  • Ressourcen (Ist-Aufwand, Soll-Aufwand, Abwei-chung)
  • Nachprojektphase und deren Gestaltung
  • Maßgebliche Störfaktoren intern und extern
  • Bewertung der Teamarbeit
  • Bewertung der Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern und Mitarbeitern anderer Projekte
  • Übergreifende Beurteilung des Projektablaufs (Was war gut, was nicht?)

Legen Sie den Ordner im Rahmen der Projektdokumentation in der EDV an und speisen Sie ihn im Projektverlauf mit Fakten aus dem Projektcontrolling (Kosten, Termine, Leistung). Dazu kommen auch die Erfahrungen, die Sie und Ihre Teammitarbeiter während des Projektes gemacht haben. Wenn Sie beispielsweise eine schwierige Situation mit einem Lieferanten gelöst haben, gerät dies ohne Dokumentation schnell in Vergessenheit. Tragen Sie aber solche zentralen Erkenntnisse (Wer, Was, Wann, …) in den Ordner ein, so bleiben die Informationen erhalten.

Reflexion während der Projektlaufzeit

Ein Projektabschlussbericht, der mehr als eine Übersicht über Hard Facts bieten soll, setzt eine Reflexion im Team schon während des Projektverlaufs voraus. Projektteams sollten dafür genügend Zeit einplanen, z.B. in Form von Zwischenbilanz-Meetings. Diese Meetings sollten je nach Projektdauer alle sechs bis acht Wochen stattfinden und je nach Gruppengröße und Aufgabenkomplexität zwischen 30 Minuten und zwei Stunden dauern.

Eine Hilfestellung für Reflexion in den Statussitzungen bietet folgender Fragenpool:

  • Was ist bisher gut gelaufen?
  • Womit sind wir zufrieden?
  • Was gelingt uns auf dem Weg zur Zielerreichung gut?
  • Was gelingt uns bei der Zusammenarbeit im Team gut?
  • Was wollen wir in jedem Fall beibehalten?
  • Was ist weniger gut gelaufen?
  • Womit sind wir unzufrieden?
  • Wo sehen wir Schwierigkeiten auf dem Weg zum Ziel?
  • Wo sehen wir Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit im Team?
  • Was wollen wir verändern?
  • Welche konkreten Schritte sind daraus abzuleiten?

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