Projektabschlussbericht - aussagekräftig und schnell erstellt

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen während der Projektarbeit. Was aber der Projektabschlussbericht enthalten und wie Projektauswertung aussehen soll, legt es bereits in der Definitions- bzw. Projektplanungsphase fest.

Projektauswertung

Wenn Sie Ihre zentralen Projektpläne erstellt haben, vereinbaren Sie im Team, wie Sie Ihr gemeinsames Projekt auswerten werden, wie Sie also Ihren Erfolg prüfen werden.

Zu unterscheiden sind dabei:

  • Auswertung auf der Sachebene: Hard Facts  (z.B. Nachkalkulationen, Kennzahlen, Befragungen)
  • Auswertung auf der Beziehungsebene: Soft Facts (z.B. Fragebögen zu Klima im Team)

Bei der Art und Weise der Projektauswertung ist festzulegen:

  • Wozu dient die Auswertung (Ziele)?
  • Wer nimmt sie vor?
  • Wie geht derjenige vor? Welche Instrumente und Methoden setzt er ein? In welcher Form hält er seine Ergebnisse fest (schriftlich und/oder mündlich)?
  • Wer darf die Ergebnisse einsehen? Wer darf  im laufenden Projekt auf den Ordner "Projektabschlussbericht" zugreifen?

Generell gilt die goldene Regel: "Weniger ist mehr" - eine allzu ausführliche Dokumentation, die mühevoll über Tage oder Wochen erstellt worden ist, wird niemand lesen.

Der Ordner "Projektabschlussbericht"

Legen Sie zu Projektbeginn gemeinsam mit dem Team ein Inhaltsverzeichnis des Projektabschlussberichts fest, worin die zentralen Inhaltspunkte aufgeführt werden.

Inhalte eines internen Projektabschlussberichts können wie folgt lauten:

  • Projektziele und
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