"Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg" wusste schon der antike chinesische Philosoph Laozi. Mit dem hier vorgestellten schrittweisen Vorgehen formulieren Sie das Ziel Ihres Projekts klar, eindeutig und ambitioniert.
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"Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg" wusste schon der antike chinesische Philosoph Laozi. Mit dem hier vorgestellten schrittweisen Vorgehen formulieren Sie das Ziel Ihres Projekts klar, eindeutig und ambitioniert.
Die Beschreibung des Projektziels ist ein Kernelement des Projektauftrags, weil es beschreibt, welcher Soll-Zustand durch das Projekt erreicht werden soll. Trotz seiner Bedeutung fällt es vielen Auftraggebern und auch Projektleitern schwer, ein Projektziel zu formulieren. Sie fragen sich, wie sie das, was ihnen als Ziel vorschwebt, zu Papier bringen können. Denn während sich Liefergegenstände, Termine und Ressourcen klar benennen lassen, beschreiben Ziele einen angestrebten Zustand – und dieser besteht oft aus bloß vagen Vorstellungen. Ziele zu formulieren heißt, diese Vorstellungen konkret auszuformulieren.
Ein Ziel ist dann gut formuliert, wenn eindeutig überprüft werden kann, ob es erfüllt ist und alle Personen, die von dem Ziel betroffen sind, sich in der Formulierung wiederfinden. Eine gute Zielformulierung beschreibt den zu erreichenden Zustand ebenso präzise wie knapp und minimiert den Spielraum für abweichende Interpretationen. In diesem Tipp zeige ich Ihnen, wie Sie schrittweise zu einer solchen Zielformulierung kommen.
Für eine eindeutige Zielformulierung sollten Sie das Ziel in der folgenden Grundstruktur formulieren: Subjekt + Prädikat + quantitative Satzergänzung + Termin.
Bevor Sie mit dem Formulieren des Ziels beginnen, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie mit dem Projekt erreichen wollen. Eine solche klare Vorstellung beantwortet die Frage: Was konkret soll anders sein, wenn das Ziel erreicht ist? Beispiel: Das Unternehmen Neuland präsentiert sich durch einen Internetauftritt.
Schreiben Sie in Stichworten die Merkmale auf, die diesen Zustand kennzeichnen. Dies ist das Ausgangsmaterial, mit dem Sie dann schrittweise die Formulierung für das Ziel entwickeln. Beispiel: modernes Design, intuitive Benutzerführung, integrierter Shops, verfügbar auf allen Endgeräten.
Jedes Ziel bezieht sich auf einen Gegenstand, der neu erschaffen oder verändert werden soll. Beispielweise soll eine Internetseite entwickelt werden, ein Gebäude renoviert oder eine Organisation umgestaltet werden. Beim Formulieren Ihres Ziels benötigen Sie also zunächst ein Substantiv, das diesen Gegenstand bezeichnet. Substantive können Sie auf mehrere Arten konkretisieren:
Diese Punkte können Sie kombinieren, um den Gegenstand des Ziels eindeutig zu beschreiben. Beispiel: Der Jahresumsatz des Unternehmens Neuland, die kommunikative Kompetenz des Mitarbeiters Alex Jung, das neue Produkt Nextphone A.
Der erreichte Zustand wird mit dem Hilfsverb "sein" gebildet (auch Zustandspassiv genannt). Beispiel: Das Projekt Manhatten ist durchgeführt (Verb durchführen), der Umsatz des Unternehmens Neuland ist gestiegen (Verb steigen), die kommunikative Kompetenz des Mitarbeiters Alex Jung ist gewachsen (Verb wachsen). Typische Verben für eine Zielformulierung sind: bauen, entwickeln, erstellen, erreichen, teilnehmen, absolvieren, stattfinden, durchführen, sein.
Durch das Ergänzen eines Verbs folgen Sie dem normalen Aufbau eines Satzes (Subjekt (Substantiv) plus Prädikat (Verb)). Damit verwenden Sie ein zentrales Strukturelement von Sprache und bringen das, was Sie ausdrücken wollen, auf den Punkt. Alternative Formulierungen wie Nominalisierungen der Verben schwächen die Aussage ab (z.B. Durchführung statt durchgeführt).
Zielformulierungen haben damit die folgende Grundstruktur: Das Benennen des Gegenstandes durch ein Substantiv und das Beschreiben des erreichten Zustandes durch ein Verb in der abgeleiteten Form des Partizip Perfekt Passiv.
Mit Zahlen beschreiben Sie die Messbarkeit eines Ziels. Je besser Sie den durch das Ziel erreichten Zustand durch eine Zahl beschreiben können (quantitativ), umso leichter lässt sich das Ziel messen. Dagegen lassen qualitativ beschriebene Ziele immer einen Interpretationsspielraum. Beispiel: Die Formulierung "Das Projekt soll erfolgreich durchgeführt sein" lässt diesen Spielraum, weil verschiedene Menschen Projekterfolg unterschiedlich interpretieren können.
Ziele können Sie so konkretisieren: Quantifizieren Sie das Ziel durch die Angabe von Preisen, Stückzahlen oder Budgetangaben. Beispiel: Statt "Durch das Internetportal ist der Verkauf von Neuland-Produkten erhöht" konkretisieren Sie anhand einer messbaren Größe: Durch das Internetprotal ist der Verkauf um 30% gewachsen.
Nutzen Sie relative Angaben in Form von Prozentangaben, Schulnoten oder Sternen. Beispiel für ein zweites Ziel der Firma Neuland: Das Internetportal wird von 80% der Nutzer mit mindestens vier Sternen bewertet.
Formulieren Sie eine konkrete Vorgabe über den erreichten Zustand. Beispiel: Nach dem Besuch des Seminars "Erfolgreich verkaufen" ist die Abschlussquote des Mitarbeiter Alex Jung bei Verkaufsgesprächen 10% höher.
Das Datum bildet den Abschluss bei dem Präzisieren der Zielformulierung. Das Festlegen auf einen Endtermin verhindert, dass ein Ziel offenbleibt und legt andererseits den Zeitpunkt fest, zu dem überprüft wird, ob das Ziel erreicht wurde. Ein Ziel wird dadurch terminiert, indem ein Zeitraum festgelegt oder ein konkreter Termin angegeben wird.
Beispiel: Mit dem Projekt Orion wurden die in der Spezifikation beschriebenen Leistungsmerkmale bis zum 31.12.2020 realisiert. Oder: Mit dem Projekt Orion wurden die in der Spezifikation beschriebenen Leistungsmerkmale innerhalb eines Jahres realisiert. Oder: Der Jahresumsatz des Unternehmens Nextprodukt im Jahr 2020 beträgt: 1 Million Euro.
Kein Termin ist in Stein gemeißelt. Nach einer Zielformulierung können sich Rahmenbedingungen ändern, die die Erreichung des Ziels gefährden. Setzen Sie sich deshalb regelmäßig Termine, an denen Sie Ihr Ziel überprüfen. Wenn Sie dann feststellen, dass das Ziel nicht mehr erreicht werden kann, passen Sie das Ziel an die neuen Gegebenheiten an oder verfolgen Sie das Ziel nicht mehr weiter, wenn das Erreichen durch veränderte äußere Rahmenbedingungen nicht mehr möglich ist.
Haben Sie die ersten vier Schritte zum Formulieren Ihres Ziels befolgt, sollten Sie ein Ziel haben. Sie haben sich festgelegt. Manchmal schleichen sich jedoch ungewollt Weichmacher wie Konjunktive oder Relativierungen ein, die Ihre Festlegung aufweicht. Beispiel: Der Mitarbeiter Alex Jung soll (Konjunktiv) durch den Besuch des Seminars "Erfolgreich verkaufen" eine um 10% gesteigerte Abschlussquote bei seinen Verkaufsgesprächen haben, als zuvor. Überprüfen Sie deswegen zum Abschluss Ihre Formulierung.
Beispiel: Der Umsatz des Unternehmens Nextprodukt soll 2020 eine Million Euro betragen. Oder: Das Unternehmen Nextprodukt strebt einen Umsatz von einer Million Euro an. Diese Weichmacher erschweren (verhindern), dass eindeutig entschieden werden kann, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Sie beschreiben das Ziel eher als Wunsch und relativieren damit die Tatsache, dass man es mit der Zielerreichung ernst meint.
Abschwächend wirkt es auch, ein Ziel im Futur zu formulieren. Denn häufig verwenden wir das Futur, wenn wir nicht sicher sind, dass der beschriebene Zustand eintritt. – darunter leidet die Verbindlichkeit. Beispiel: 2020 werden wir den Jahresumsatz des Unternehmens Neuland um 20% steigern.
Mit der von George T. Doran formulierten SMART-Formel können Sie Ihre Formulierung abschließend darauf überprüfen, ob sie alle Kriterien einer guten Zielformulierung erfüllt. Das Akronym SMART steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert (siehe auch Glossar).
Die Formulierung des Ziels ist ein erster wichtiger Schritt. Genauso wichtig ist es, anschließend festzulegen, durch welche Maßnahmen das Ziel erreicht wird. Diese Maßnahmen können Sie aus der Zielformulierung ableiten.
Beispiel: Das Ziel "Mit dem Projekt Orion wurden die in der Spezifikation beschriebenen Leistungsmerkmale bis zum 31.12.2020 realisiert." erfordert die folgenden Maßnahmen: Erstellen eines Lastenheftes, das die Realisierung der Spezifikation beschreibt; das Planen des Projekts für die Realisierung; die Rekrutierung von Mitarbeitern; etc.
Dadurch wird festgelegt, wer für die Umsetzung der Maßnahme verantwortlich ist und bis wann die Maßnahme beendet sein muss, damit das Ziel erreicht wird (siehe dazu "Moderation von Arbeitsgruppen, Schritt 5: Erarbeiten Sie Maßnahmen für die Umsetzung!").
