Für die Projektkalkulation benötigt der Projektleiter gleichzeitig mehrere Sichten auf die Projektkosten. Darin sind die Kosten z.B. nach Arbeitspaketen strukturiert, nach Kostenarten zusammengefasst oder in Form eines Kostengangs über den zeitlichen Verlauf dargestellt. Um diese verschiedenen Sichten zu erhalten, erstellen die meisten Projektleiter in Microsoft Excel manuell mehrere Tabellen, zwischen denen sie mit hohem Aufwand die notwendigen Verknüpfungen herstellen. Einfacher ist es, diese verschiedenen Sichtweisen automatisch mit Hilfe von Pivot-Tabellen und Pivot-Charts aus einer einzigen, übersichtlichen Tabelle zu erzeugen. Dies erspart erhebliche Arbeitsaufwände und vermeidet vor allem Fehler, die sich bei manuell erzeugten Verknüpfungen leicht einschleichen können.

Eine solche Lösung stellt dieser Beitrag vor. Für die Analyse und das Reporting von kleinen und mittleren Projekten stehen PivotTables, PivotCharts sowie eine Was-wäre-wenn-Analyse zur Verfügung, mit der sich unterschiedliche Szenarien per Knopfdruck durchspielen lassen. Die errechneten Gesamtkosten können auf Wunsch mit dem Gesamtbudget abgeglichen werden, so dass eine Kostenplanung wahlweise nach dem "Bottom-up"- oder nach dem "Top-down"-Prinzip möglich ist. Die mitgelieferte Beispieldatei können Sie leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und so für Ihre eigene Planung verwenden.

Basisdaten erfassen

Globale Parameter, die in den einzelnen Tabellenblättern des Kalkulationsmodells verwendet werden, sollten immer in einem Basisdatenblatt hinterlegt sein. Hier ist dieses mit dem Namen "DATA" bezeichnet. Es enthält die allgemeinen Projektdaten wie Name, Beschreibung, Beginn und Ende des Projekts sowie Listen mit Daten, die nur einmal für die gesamte Arbeitsmappe definiert werden müssen, z.B. Kostenarten, Ressourcen, Stundensätze etc. Diese Daten lassen sich im Basisdatenblatt zentral verwalten, eine doppelte Datenhaltung wird somit vermieden. Mit Hilfe von Bereichsnamen lassen sich die globalen Daten mit den Planungen verknüpfen.

Allgemeine Projektdaten

Im Bereich B3:B8 enthält das Tabellenblatt "DATA" die allgemeinen Projektdaten, die jeweils mit Bereichsnamen versehen sind. Die Bereichsnamen leiten sich dabei aus den jeweiligen Bezeichnungen in Spalte A ab (Bild 1). Um die Bereichsnamen zu erstellen, markieren Sie den Bereich A3:B9 und wählen anschließend den Befehl Formeln / Definierte Namen / Aus Auswahl erstellen (Option: Linke Spalte). Excel erzeugt damit automatisch die Bereichsnamen aus Spalte A für die Einträge in Spalte B, was Sie über den Namens-Manager in der Gruppe Formeln / Definierte Namen kontrollieren können.

Bild 1: Allgemeine Projektdaten mit Bereichsnamen.

Unterhalb der allgemeinen Daten enthält das Datenblatt im Bereich A11:A15 eine Liste mit den fünf wichtigsten Kostenarten, damit die Kosten bei der Erfassung für eine gezielte Auswertung kategorisiert werden können. Der Bereichsname Projektkostenarten für den Bereich A11:A15 wurde hier direkt über den Namens-Manager zugewiesen.

Bild 2: Projektkostenarten.

Ressourcen

An die Liste der Projektkostenarten schließt sich die Ressourcenliste an, um die Projektkosten im Projektplan auf die Kostenverursacher umlegen zu können. In der Liste werden die Ressourcennamen jeweils mit der Information erfasst, ob es sich dabei um eine interne oder externe Ressource handelt. Damit im Projektplan Stundensätze ebenso wie pauschale Projektkosten berücksichtigt werden können, erhält der Ressourcenplan eine weitere Spalte "Berechnungsgrundlage".

Eine Datenüberprüfungsliste sorgt in den Spalten "Typ" und "Berechnungsgrundlage" jeweils dafür, dass die Daten einheitlich erfasst werden und nur die Einträge "Intern" oder "Extern" bzw. "Stunden" oder "Pauschal" möglich sind. Sie erzeugen die Liste über den Befehl Daten / Datentools / Datenüberprüfung, Zulassen: Liste. Geben Sie für Spalte B als Quelle Intern;Extern an und für Spalte C Stunden;Pauschal.

Die Liste der Ressourcennamen erhält je einen Bereichsnamen für die Ressourcennamen und für den gesamten Ressourcenplan. Damit Sie in der Ressourcenliste Einträge ergänzen können, ohne anschließend jeweils im Namens-Manager den Bereich manuell anpassen zu müssen, sind die Bereichsnamen dynamisch angelegt.

Dynamische Bereichsnamen für Ressourcenplan und Ressourcenliste