Multiprojektmanagement im Unternehmen aufbauen

Mit welchen Mitteln lässt sich die Projektlandschaft steuern?

Um mehrere Projekte effizient zu steuern, benötigen Sie keinen hohen PM-Reifegrad oder unnötigen administrativen Overhead. Durch eine Visualisierung und Priorisierung lässt sich mit einfachen Mitteln ein Projektportfolio überwachen und die Projekte und deren Abarbeitung organisieren. Dr. Jörg Seidl verrät, wie Sie dazu vorgehen.

 

Management Summary

Multiprojektmanagement im Unternehmen aufbauen

Mit welchen Mitteln lässt sich die Projektlandschaft steuern?

Um mehrere Projekte effizient zu steuern, benötigen Sie keinen hohen PM-Reifegrad oder unnötigen administrativen Overhead. Durch eine Visualisierung und Priorisierung lässt sich mit einfachen Mitteln ein Projektportfolio überwachen und die Projekte und deren Abarbeitung organisieren. Dr. Jörg Seidl verrät, wie Sie dazu vorgehen.

 

Management Summary

Im Gespräch mit Projektleitern und Managern höre ich häufig, im eigenen Unternehmen sei noch gar kein Multiprojektmanagement eingeführt oder etabliert worden. Dann frage ich gerne mal nach, ob und wie viele Projekte denn im Unternehmen im letzten Jahr durchgeführt wurden oder wie viele gerade parallel laufen.

Das ist häufig der Funke, der ein in intensives Gespräch über die aktuellen Probleme im Projektgeschäft entfacht: Nun wird über Ressourcenkonflikte gesprochen, über Verzögerungen aufgrund fehlender Zulieferungen, über Projektstopps aufgrund veränderter Prioritäten und ähnliches mehr. Ich kann mir dann meist nicht verkneifen zu konstatieren, dass man das Multiprojektmanagement gar nicht einführen muss, es gleichwohl im Unternehmen "einfach so" schon angekommen ist.

Mit Multiprojektmanagement hat jedes Unternehmen und jede Organisation zu tun, in der gleichzeitig mehrere oder gar viele Projekte durchgeführt werden und diese in irgendeiner Form in Beziehungen zueinander stehen. Es stellt sich also meistens nicht die Frage "Wie kann ich Multiprojektmanagement einführen?", sondern eher: "Wie kann ich die bestehende Multiprojektsituation am besten gestalten und verbessern?"

Typische Herausforderungen in Mehrprojektsituationen

Sowohl der Austausch innerhalb der GPM-Fachgruppe Multiprojektmanagement als auch meine Erfahrungen aus der eigenen Management- und Beratungstätigkeit zeigen, dass in Mehrprojektsituationen typische Probleme und Herausforderungen auftreten, die sich in gleicher oder ähnlicher Form weitgehend unabhängig von Branche oder Projektart mehr oder wenig stark ausgeprägt immer wieder zeigen. Dies belegen auch die wenigen empirischen Studien in diesem Bereich.

Ressourcenkonflikte

Ressourcenkonflikte treten entweder zwischen den einzelnen Projekten oder zwischen Projekt- und Linienorganisation auf. Durch die Überlastung einzelner Mitarbeiter kann es sogar zu intrapersonellen Konflikten kommen, d.h. ein Mitarbeiter hat so viele parallele Aufgaben zu bewältigen, dass er schlicht damit überfordert ist, eine sinnvolle Abarbeitungsfolge festzulegen und einzuhalten.

Abhängigkeiten

Abhängigkeiten zwischen den Projekten wirken sich stark auf die Umsetzung von Projekten im Portfolio aus. Interessant dabei ist, dass nicht nur überraschend auftretende bzw. neu erkannte Abhängigkeiten zu Problemen führen, sondern auch lange bekannte Interdependenzen zu "überraschenden" Effekten führen, weil sie z.B. nur einem Teil der Stakeholder präsent sind, ausgeblendet oder gar totgeschwiegen werden.

Bild 1 verdeutlicht die Begriffe und unterschiedlichen Formen des Multiprojektmanagements: In Programmen werden Projekte mit einer gemeinsamen übergeordneten Zielsetzung zusammengefasst. Diese Form des Multiprojektmanagements ist zeitlich befristet. Demgegenüber steht das Projektportfoliomanagement – die zweite Form des Multiprojektmanagements – eine dauerhaft wahrzunehmende Aufgabe, die sich mit dem übergreifenden Management aller Projekte und Programme innerhalb eines klar definierten Verantwortungsbereichs befasst.

Begriffe und Ausprägungen im Multiprojektmanagement

Bild 1: Begriffe und Ausprägungen im Multiprojektmanagement (eigene Darstellung des Autors)
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Wie kann man Projektlandschaften wirksam beeinflussen?

Es gibt inzwischen eine Reihe von brauchbaren Ansätzen und Konzepten, um Multiprojektmanagement in einem Unternehmen zu etablieren, organisatorisch und methodisch zu gestalten und weiterzuentwickeln.

In der Praxis ist es aber meist so, dass sich konkrete Verflechtungen ergeben, die aufgrund einer oder mehrerer der eingangs beschriebenen Herausforderungen Handlungsbedarf erfordern. Dann stellt sich die Frage: Was kann man denn konkret tun? In dieser Situation will man schnelle Erfolge und keine Konzepte, die erst nach längerfristigen Vorbereitungen und Schulungen irgendwann in ferner Zukunft Wirkung und erste Früchte zeigen. Es geht also darum, die passenden Stellschrauben zu finden, die in einer konkreten Problemsituation schnell eine wirksame Verbesserung ermöglichen.

Betrachtet man das aktuelle Projektportfolio als eine Einheit, gibt es dazu aus systemischer Sicht zwei Möglichkeiten: Man kann einerseits die Zu- und Abgänge aus dem Portfolio betrachten und steuern und andererseits Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung der gerade laufenden Projekte ergreifen.

Input und Output des Projektportfolios steuern

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Mike
Albien
Sehr hilfreicher Artikel. Frage: Hätten sie ggfs. auch eine Excel-Vorlage wie sie im Bild 3 dargestellt wird zur Hand? "Ressourcenzuteilung an den Prioritäten ausrichten" Bin gerade für einen Kunden dabei eine IST-Analyse aller Informations-Quellen zu erstellen und eine Übersicht über die Auslastung der Ressourcen wäre dabei sehr hilfreich für den Kunden. Nur will ich das Rad noch mal von vorn entwickeln bzw. erfinden. Beste Grüße und angenehmer Wirkungsgrad.

 

Jörg
Seidl
Dr.
Hallo, vielen Dank für das positive Feedback. Die in Bild 3 dargestellte Grafik wurde nicht in Excel realisiert und in meinen Kundenprojekten haben wir entweder Datenbanken oder PM-Software als Basis für solche Auswertungen verwendet. Die Umsetzung in Excel ist aber für einen geübten Office-Anwender sicher auch kein Problem. Viele Grüße und viel Spaß & Erfolg bei der Anwendung Jörg Seidl

 

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