Erfolg und Misserfolg unter der Lupe

Projektretrospektiven

Teil 1: Nutzen und Vorbereitung
Fehler passieren in jedem Projekt – dumm nur, wenn sie sich im nächsten Projekt wiederholen. Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist eine sorgfältige Rückschau notwendig. Die einzelnen Projektphasen müssen konsequent und systematisch ausgewertet werden, nur so lässt sich methodisches und organisatorisches Projektwissen sichern und Veränderungspotential für die Zukunft ableiten. Chris Rupp und Alexander N. Steiner beschreiben in Teil 1 ihres Beitrags, welchen Nutzen eine systematische Projektretrospektive hat und wie sie vorbereitet wird.

Menschen machen Fehler und neigen dazu, diese zu wiederholen. Auch wenn diese Beobachtung nicht neu ist, gab sie dennoch in den 90er Jahren den Ausschlag dafür, die Wurzeln von Fehlverhalten genauer zu untersuchen. Auf diese Weise entstanden Retrospektiven und in einigen Projekten wurde damals damit begonnen, eine reflektierende systematische Rückschau einzuführen. Schließlich gelangte die Methode der Retrospektive 2001 mit dem Buch "Project Retrospectives" von Norman L. Kerth (K. L. Norman; 2001 und 2003) in das Bewusstsein vieler Projektleiter. Heute werden Retrospektiven in vielen Unternehmen erfolgreich eingesetzt, um die Qualität von Projekten zu erhöhen.

Dieser Beitrag erklärt, welchen Nutzen Projektretrospektiven für Folgeprojekte bringen können, welche Vorbereitungen dafür nötig sind und welche Kosten dabei anfallen (Teil 1). Anhand eines konkreten Beispiels erfahren Sie, wie die praktische Durchführung abläuft (Teil 2), wobei eine Checkliste Sie dabei unterstützt, eigene Retrospektiven durchzuführen.

Retrospektive versus Nachbesprechung

Retrospektiven werden z.B. nach abgeschlossenen Projekten oder Produkt-Releases durchgeführt. Dabei sollen Fragen beantwortet werden wie "Was haben wir gelernt?", "Was beschäftigt uns immer noch?", "Was ist gut gelaufen?" sowie "Was müssen wir unbedingt im nächsten Projekt anders machen?" Ziel ist es, aus dieser gesammelten Projekterfahrung Maßnahmen für die Zukunft abzuleiten.

Die Teilnehmer lassen dazu das Projekt nach dessen Abschluss noch einmal Revue passieren und werten die einzelnen Phasen konsequent und systematisch aus. "Konsequent" bedeutet dabei, durch die Wahl einer geeigneten Vorgehensweise sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte aus den wesentlichen Blickwinkeln beleuchtet und die Ergebnisse dokumentiert und weiterverfolgt werden. Der Schwerpunkt liegt dabei nicht auf einem Review der erzeugten Arbeitsergebnisse, sondern auf der Reflektion der abgelaufenen Prozesse.

Auch wenn eine Retrospektive im Vergleich zu einer klassischen Nachbesprechung mehr Aufwand bedeutet, bietet sie gegenüber dieser – unabhängig von Projektart und -größe – einige Vorteile. Während bei einer unmoderierten Nachbesprechung meist nur Punkte zur Diskussion kommen, die einzelne (meist dominante) Personen für wichtig halten, sorgt eine systematische Retrospektive dafür, dass alle Projektstimmen im gleichen Anteil gehört werden und damit die größtmögliche Anzahl von Sichtweisen und Meinungen einbezogen wird. Durch den systematischen Ablauf stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer das gesamte Projekt bewusst und vollständig Revue passieren lassen und alle relevanten Aspekte ansprechen, statt nur einzelne (willkürlich ausgewählte) Fragmente zu bearbeiten. Auch liegt der Fokus einer Retrospektive nicht auf den erzeugten Ergebnissen, sondern auf dem im Projekt gelebten Prozess. Solche Erfahrungen zum Projektvorgehen lassen sich am effektivsten in ein Folgeprojekt übertragen.

Retrospektiven bieten somit eine Lernchance und stellen einen Mehrwert für das Unternehmen dar – und zwar unabhängig davon, ob das betrachtete Projekt erfolgreich war oder nicht. Ohne Retrospektive bleiben die Ursachen für Erfolg oder Scheitern meistens im Unklaren und können nicht bewusst verstärkt oder verhindert werden. Retrospektiven lohnen sich somit auch für erfolgreiche Projekte

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