Wer seine Leistung verbessern will, für den lohnt sich ein kritischer Blick zurück auf Erfolge und Misserfolge. Das Gleiche gilt auch im Projektmanagement: Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt fördert hilfreiches Wissen über Erfolgs- und Fehlerursachen zutage, das zur Verbesserung nachfolgender Projekte beitragen kann. Der erste Teil dieses Beitrags befasste sich mit Nutzen und Kosten von Projektretrospektiven und zeigte, welche Vorbereitungen für deren Durchführung erforderlich sind. In diesem zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie eine Retrospektive in der Praxis abläuft und welche Variationen dabei möglich sind.

Ablauf

Der Ablauf eines Projektretrospektive-Workshops lässt sich in fünf Schritte unterteilen:

1. Begrüßung der Teilnehmer durch den Moderator
2. Projektrückschau anhand vorher festgelegter Methoden
3. Lessons Learned-Analyserunde
4. Verabschiedung
5. Nachbereitung zur Dokumentation des erworbenen Wissens

Die Methoden zur Projektrückschau stellen den Hauptteil einer Retrospektive dar. Welche Methoden genau zum Einsatz kommen, legen der Projektleiter und der Moderator gemeinsam mit dem Management bereits in der Vorbereitungsphase fest (siehe Teil 1).

Sind alle Teilnehmer und der Moderator versammelt, kann der Workshop beginnen. Der Protokollführer überprüft die Anwesenheitsliste und beginnt mit der Protokollniederschrift am Laptop.

Begrüßung

Der Moderator begrüßt die Teilnehmer, stellt sich ihnen vor und erläutert kurz, welche Punkte auf der Agenda stehen. Danach erklärt er, weshalb eine Retrospektive durchgeführt wird und was damit erreicht werden soll.

Für das Gelingen der Retrospektive ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer wohl und sicher fühlen und dass sie bereit sind, ihre Meinung frei zu äußern. Der Moderator kann eine gute Atmosphäre fördern, indem er einzelne Personen anspricht, die seinem Eindruck nach Vorbehalte gegen die Retrospektive haben und ihre Bedenken soweit klärt, dass das gesamte Retrospektive-Team arbeitsfähig wird.

Im Anschluss erklärt der Moderator die Verhaltensregeln. Diese entsprechen in etwa den Regeln bei Feedback-Runden: Es spricht jeweils nur eine Person, jeder darf ausreden, die Zuhörer schenken dem Redner ihre Aufmerksamkeit, usw. Der Moderator achtet während der gesamten Projektretrospektive darauf, dass diese Regeln eingehalten werden.

Methoden

Nach der Begrüßung folgt der methodische Teil, bei dem das Team Erkenntnisse zum abgeschlossenen Projekt erarbeitet. Eine Methode, nach der dabei besonders häufig vorgegangen wird, ist die Timeline-Analyse. Das Team wertet dabei anhand eines visualisierten Projektzeitstrahls den Projektverlauf vom Start bis zum Abschluss aus. Diese Methode wird im Folgenden vorgestellt.

Zusätzliche unterstützende Methoden können die verwendete Hauptmethode ergänzen und deren Effizienz und Nachhaltigkeit erhöhen. Solche unterstützende Methoden lassen sich u.a. einsetzen, um die Teammitglieder zusätzlich für kommende Aufgaben und Projekte zu motivieren oder in ihrem Selbstbewusstsein zu stärken. Diese Ziele verfolgt beispielsweise die Methode "Offer Appreciations", die im Anschluss an die Timeline-Analyse ebenfalls vorgestellt wird. Falls die zur Verfügung stehende Zeit nicht ausreicht, kann man auf unterstützende Methoden ggf. auch verzichten. In jedem Fall sollte vorab geprüft werden, ob eine unterstützende Methode beim betreffenden Team tatsächlich eine positive Wirkung erzielen kann.

Die Methode "Metaphernsuche", bei der das Team Metaphern sucht, die das Projekt möglichst treffend beschreiben, kann z.B. sehr unterschiedliche Reaktionen auslösen. Es gibt Teilnehmer, die die Übung witzig und auflockernd empfinden, andere wiederum reagieren unter Umständen genervt. Unter diesen Bedingungen kann das Ziel der Methode, nämlich das Projekt mit einer passenden Metapher in seiner Gesamtheit zu reflektieren und in einer abstrakten Form "auf den Punkt" zu bringen, nicht erreicht werden. Falls unsicher ist, wie eine Methode beim Team ankommt, sollte der Projektleiter über ihren Einsatz entscheiden; er kennt sein Team am besten.