Wer seine Leistung verbessern will, für den lohnt sich ein kritischer Blick zurück auf Erfolge und Misserfolge. Das Gleiche gilt auch im Projektmanagement: Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt fördert hilfreiches Wissen über Erfolgs- und Fehlerursachen zutage, das zur Verbesserung nachfolgender Projekte beitragen kann. Der erste Teil dieses Beitrags befasste sich mit Nutzen und Kosten von Projektretrospektiven und zeigte, welche Vorbereitungen für deren Durchführung erforderlich sind. In diesem zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie eine Retrospektive in der Praxis abläuft und welche Variationen dabei möglich sind.
Der Ablauf eines Projektretrospektive-Workshops lässt sich in fünf Schritte unterteilen:
- Begrüßung der Teilnehmer durch den Moderator
- Projektrückschau anhand vorher festgelegter Methoden
- Lessons Learned-Analyserunde
- Verabschiedung
- Nachbereitung zur Dokumentation des erworbenen Wissens
Die Methoden zur Projektrückschau stellen den Hauptteil einer Retrospektive dar. Welche Methoden genau zum Einsatz kommen, legen der Projektleiter und der Moderator gemeinsam mit dem Management bereits in der Vorbereitungsphase fest (siehe Teil 1).
Sind alle Teilnehmer und der Moderator versammelt, kann der Workshop beginnen. Der Protokollführer überprüft die Anwesenheitsliste und beginnt mit der Protokollniederschrift am Laptop.
Begrüßung
Der Moderator begrüßt die Teilnehmer, stellt sich ihnen vor und erläutert kurz, welche Punkte auf der Agenda stehen. Danach erklärt er, weshalb eine Retrospektive durchgeführt wird und was damit erreicht werden soll.
Für das Gelingen der Retrospektive ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer wohl und sicher fühlen und dass sie bereit sind, ihre Meinung frei zu äußern. Der
