projektmagazin 1 Monat kostenlos testen!
Das projektmagazin - unverzichtbares Nachschlagewerk und Inspirationsquelle für alle, die in Projekten arbeiten.
In einem Projekt kommen oft Teammitglieder zusammen, die das erste Mal in dieser Konstellation zusammenarbeiten. Dazu gesellt sich die Neuheit des Themas, Ungewissheit über die eigene Position im Team und die Unsicherheit in der Aufgabenstellung des Projekts. Daraus können Projektrisiken entstehen.
Mit einer Bilanz für Fehler und Learnings haben Sie ein Tool, das die Leistungsfähigkeit Ihres Projektteams erhöht und Ihnen im Projektverlauf einige (unangenehme) Überraschungen erspart. Gleichzeitig erarbeiten Sie damit eine Projektdokumentation, die Sie für Ihre Folgeprojekte nutzen können.
In einem Projekt zur Einführung eines neuen Contentmanagement-Systems ist sich ein späterer Benutzer unsicher darüber, was genau ein Redaktionstemplate ist. Wegen dieser Unsicherheit formuliert er seine Anforderungen nur zögerlich und schwammig.
Nachdem er später erfährt, was ein Redaktionstemplate ist, versucht er nachzuweisen, dass die beteiligten Dienstleister seine Anforderungen falsch umgesetzt haben. Eine Kette von Schuldzuweisungen und Rechtfertigungen beginnt und die Weiterentwicklung des Systems stagniert.
Im schlimmsten Fall kann dies zu einem Stillstand der Arbeit führen, da der Dienstleister nicht bereit ist, weitere Projekt-Bestandteile umzusetzen, bevor der Konflikt gelöst ist - der gesamte Projektauftrag wird in Frage gestellt.
Eine Bilanz für Fehler und Learnings kann in solchen Situationen Abhilfe schaffen. Dabei werden ähnlich wie in einer Bilanz Verbesserungswürdiges in einer Soll-Spalte aufgelistet. Das Team erarbeitet dann zu jedem Eintrag auf der Soll-Seite zeitnah ein Verbesserungsvorschlag oder ein Learning auf der Haben-Seite. Ziel dabei ist es, gemeinsam Lösungen zu entwickeln und nicht nach den Ursachen zu forschen oder einen Schuldigen zu identifizieren. Im Folgenden finden Sie einige Anhaltspunkte für die Durchführung:
Im genannten Beispiel hätte der spätere Benutzer auf der Sollseite der Bilanz zu Protokoll geben können, dass im Team mit einer Terminologie gearbeitet wird, die nicht allen Projektbeteiligten gleichermaßen geläufig ist. Als Problemlösung wird im Team beschlossen, strittige Begriffe zu sammeln und zu definieren. Dieser Beschluss wird gleich in die Tat umgesetzt.
Der Eintrag auf der Habenseite der Bilanz könnte demnach lauten: "In besonders techniklastigen Projekten wird zu Projektbeginn ein Glossar begonnen, in dem alle im Projektverlauf verwendeten Fachbegriffe im Team gemeinsam eindeutig festgeschrieben werden. Dieses Glossar wächst mit dem Projektverlauf."
Der Mitarbeiter aus dem Beispiel hätte damit einen Eintrag in der Bilanz zu verbuchen. Falls in diesem Team persönliche Bilanzen geführt werden, bedeutet das eine gute Motivation für ihn, weitere Unsicherheiten gezielt auszumerzen.
ute walther-maas
24.10.2008