Projektstrukturen mit PowerPoint 2007 erstellen

Für eine übersichtliche Darstellung von Projektstrukturen sind Baumdiagramme besonders gut geeignet. Allerdings bieten einfache Planungstools, die vor allem in kleinen und mittleren Projekten zum Einsatz kommen, häufig keine Möglichkeit, Projektstrukturen als Baumdiagramm darzustellen. Abhilfe können die sogenannten "SmartArts" in PowerPoint 2007 schaffen: Marko Zotschew und Dr. Georg Angermeier zeigen in diesem Tipp, wie Sie damit einfache Strukturpläne schnell und mit ansprechendem Layout erstellen können.

Projektstrukturen mit PowerPoint 2007 erstellen

Für eine übersichtliche Darstellung von Projektstrukturen sind Baumdiagramme besonders gut geeignet. Allerdings bieten einfache Planungstools, die vor allem in kleinen und mittleren Projekten zum Einsatz kommen, häufig keine Möglichkeit, Projektstrukturen als Baumdiagramm darzustellen. Abhilfe können die sogenannten "SmartArts" in PowerPoint 2007 schaffen: Marko Zotschew und Dr. Georg Angermeier zeigen in diesem Tipp, wie Sie damit einfache Strukturpläne schnell und mit ansprechendem Layout erstellen können.

Bei der Projektplanung entstehen vielfältige Strukturen: Produkt-, Kosten-, Projekt- oder Ressourcenstrukturen sind hierfür die bekanntesten Beispiele. Das Baumdiagramm ist eine eingängige und auf einen Blick erfassbare Darstellung einer hierarchischen Struktur. Leider bieten einfache Planungstools keine Möglichkeit, Projektstrukturen als Baumdiagramm darzustellen. Professionelle Tools, die diese Funktion selbstverständlich im Leistungsumfang enthalten haben, kommen hingegen typischerweise erst bei Großprojekten zum Einsatz. Wenn Projektplaner z.B. einen einfachen Projektstrukturplan erstellen wollen, greifen sie deshalb meist zu den weniger intuitiven Darstellungsformen wie z.B. zur eingerückten Gliederungsliste.

Dies ist gerade bei kleinen und mittleren Projekten überaus schade, da die Strukturplanung bei diesen Projekten seinen maximalen Nutzen entfaltet: Alle Projektbeteiligten können das Projekt mit einem Blick erfassen, während der Einsatz weitergehender Methoden, wie z.B. der Netzplantechnik, ohnehin überzogen wäre.

Projektstrukturen mit Organigrammen abbilden

Das Microsoft Office-Paket bietet mit Orgchart seit jeher ein Hilfsmittel, um in jedem Office-Programm, insbes. Powerpoint, Baumdiagramme zu erstellen. Allerdings kannten nur wenige Anwender diese Möglichkeit, da Orgchart in der Standardinstallation von Microsoft Office nicht aktiv war und erst explizit nachinstalliert werden musste. Auch das Erstellen und Editieren eines Orgchart-Objekts ist in den Microsoft Office-Versionen bis 2003 nicht sehr bedienungsfreundlich.

In der aktuellen Version Microsoft Office 2007 steht nun in PowerPoint mit den sogenannten "SmartArts" eine sehr komfortable Möglichkeit zur Verfügung, einfache Strukturpläne schnell und mit ansprechendem Layout zu erstellen. Natürlich ersetzt dies kein Profiwerkzeug - beispielsweise können im Organigramm nicht einzelne Äste auf- und zugeklappt werden. Aber für überschaubare Strukturen von bis zu drei Ebenen und rund 25 Elementen ist dies ein probates Mittel, um allen Projektbeteiligten den schnellen Überblick zu verschaffen.

Bild 1: Beispiel für einen Produktstrukturplan "Weihnachtskartenversand".

Schritt 1: Organigramm erstellen

Um ein Organigramm für die Strukturplanung zu erstellen, klicken Sie zuerst in der Registerkarte "Einfügen" auf "SmartArt". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Punkt "Hierarchie" aufrufen und dann im mittleren Teil des Fensters "Organigramm" markieren (Bild 2).

Bild 2: Auswahl des Organigramms in PowerPoint 2007.

Verlassen Sie das Fenster über "OK" und es öffnet sich ein Organigramm (Bild 3, links). Klicken Sie in das oberste Feld und beschriften es beispielsweise mit dem Namen des Projekts.

Bild 3: Standardmäßige Darstellung des Organigramms nach dem Aufrufen in PowerPoint 2007 (links) und Beispiel des Strukturplans mit drei Teilaufgaben (rechts).

Schritt 2: Teilaufgaben erstellen

Als nächstes können Sie die Teilaufgaben erstellen. Markieren Sie dafür zuerst das Feld unterhalb des obersten Feldes (in Bild 3 unterhalb von "Projekt Neues Auto") und löschen Sie dieses. Dann füllen Sie die Felder der Teilaufgaben mit den entsprechenden Bezeichnungen aus. Ihr Strukturplan sieht dann aus wie in Bild 3, rechts.

Teilaufgabe hinzufügen

Um eine Teilaufgabe hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste das rechte Feld der Teilaufgaben an (hier "Elektronik") und wählen Sie dann unter der Registerkarte SmartArt-Tools / Entwurf den Befehl Form hinzufügen / Form danach hinzufügen aus (Bild 4, links). Auf der rechten Seite des Strukturplans erscheint dann ein neues Feld (Bild 4, rechts), das Sie mit einem Klick in das Feld wieder beschriften können.

Bild 4: Hinzufügen einer neuen Teilaufgabe.

Sie können auch zwischen zwei bereits bestehenden Feldern ein neues Feld einfügen, wie z.B. in Bild 4 zwischen "Motor/Antrieb" und "Elektronik". Dazu markieren Sie das Feld "Motor/Antrieb" und wiederholen den Vorgang wie oben beschrieben.

Schritt 3: Arbeitspakete erstellen

Um ein Arbeitspaket zu erstellen, klicken Sie in das Feld der entsprechenden Teilaufgabe und wählen Sie Form hinzufügen / Form darunter hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, wie Sie Arbeitspakete für die Teilaufgabe benötigen (Bild 5, links).

Bild 5: Hinzufügen von Arbeitspaketen zur Teilaufgabe "Design" (links) und beispielhafte Darstellung eines fertigen Projektstrukturplans (rechts).

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Guest
Der Ansatz, Powerpoint mit Org-Struktur statt eines Mindmapping-Tools zu verwenden, kann nur in Frustration der Benutzer enden, da man mit PPT nur umständlich höchstens ein drittel der Produktivität eines beliebigen Mindmappers erhält und letztlich immer an die Grenzen der PPT-Seite gebunden ist. Auch Methodisch hat jedes Freeware-Mindmap Programm erheblich mehr zu bieten. Von den grafischen Darstellungsmöglichkeiten ganz zu schweigen. Professionelle Mindmapper schließlich bieten den Export nach zB. Word und MS-Project an.
Georg
Angermeier
Dr.
Sehr geehrter Herr Ramm, es geht ja gerade darum, auch für kleine und kleinste Projekte die Methode der Projektstrukturierung sofort und mit Bordmitteln verfügbar zu machen. Projektmanagement ist zum wesentlichen Teil Kommunikation der Pläne. Und in einem Kleinprojekt kann ich nicht verlangen, dass alle Projektbeteiligten die entsprechende Version eines Mindmapping-Tools bei sich installieren. Und sobald ein Projekt die Komplexität aufweist, dass ein Scheduler eingesetzt werden muss, sollte man auch die Strukturplanung mit einem entsprechend leistungsfähigen Tool durchführen.
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