So überbringen Sie schlechte Nachrichten

Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten – aber um die Situation nicht schlimmer zu machen, als sie ohnehin schon ist, sollte man wenigstens wissen, wie man dabei am besten vorgeht. Wichtig ist, den richtigen Kommunikationsweg und die richtigen Worte zu wählen, um auf die Reaktion des Empfängers eingehen zu können, Schuldzuweisungen zu vermeiden und schnell eine konstruktive Lösung zu finden. Max L. J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wie sich eine schlechte Nachricht am besten überbringen lässt.

Schlechte Nachrichten gibt es in der Projektpraxis leider häufiger als einem lieb ist. Oft entwickelt sich die Realität nicht wie geplant. Sobald auch Gegenmaßnahmen einen Schaden nicht mehr abwenden können, müssen alle Betroffenen möglichst schnell informiert werden, um entsprechend agieren zu können. Verheimlichen geht nicht. Aber wie lässt sich eine schlechte Nachricht am besten überbringen?

Die Nachricht an sich

"Auf dem Weg von Asien zu uns sind Container verloren gegangen", berichtet der Arbeitspaketverantwortliche an seine Projektleitung. "In den Containern waren wichtige Zulieferteile für den Aufbau unserer Anlage. Der Termin wird sich deshalb um 30 Tage verschieben. Ich habe Ihnen schon damals gesagt, dass der Transport auf dem Seeweg zu lange dauert und zu riskant ist."

Diese Nachricht hat mehrere Ebenen. Einerseits steckt in ihr die reine Information: "Container fehlen - starker Terminverzug" (Sachinformation). Andererseits sagt die Nachricht etwas über das Verhältnis der beiden Gesprächspartner aus (Beziehungsinformation). In der Formulierung schwingt der Vorwurf mit: "Sie haben meine Warnung ignoriert."

Im obigen Beispiel wird zuerst die Sachinformation und dann die Beziehungsinformation kommuniziert. Diese Reihenfolge zeigt, dass die Meinungsverschiedenheiten noch "kultiviert" ausgetragen werden. Käme die Beziehungsinformation vor der Sachinformation, würde der Arbeitspaketverantwortliche dem Projektleiter explizit den Fehdehandschuh zuwerfen. Dieser Aspekt der Nachrichtenübermittlung lässt sich als Ablaufinformation bezeichnen.

Insbesondere beim Überbringen schlechter Nachrichten ist es wichtig, dass die Beziehungs- und Ablaufinformation der Sachinformation angemessen sind. Wer zum Beispiel die Nachricht mit einem globalen Rundumschlag einleitet ("Die Abteilung XY hat unser Projekt an die Wand gefahren"), verschafft vielleicht seinem lang angestauten Ärger Luft, erschwert aber die Problemlösung. Auf diese Weise wird unüberlegt ein Beziehungskonflikt zwischen den Projektmitgliedern entzündet bzw. angeheizt, der sich zum Flächenbrand ausweiten kann.

Kombinieren Sie das Überbringen schlechter Nachrichten niemals mit Schuldzuweisungen. Eine Ursachenanalyse und das Ziehen entsprechender Konsequenzen ist erst sinnvoll, sobald sämtliche Fakten auf dem Tisch liegen und alle Betroffenen informiert und gehört wurden.

Der Weg der Übermittlung

Auch das Medium zur Nachrichtenübermittlung beeinflusst die Kommunikationssituation

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link