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Stakeholdermanagement mit Collaboration-Tools

Stakeholder wollen regelmäßig informiert werden – zeitnah, umfassend, individuell. Dass dies für die Projektleitung einen enorm hohen Aufwand bedeutet, liegt auf der Hand. Um das Stakeholdermanagement systematisch und effizient durchzuführen, verwendet Thomas Röllecke deshalb Collaboration-Plattformen. Alle relevanten Informationen werden hier an einer zentralen Stelle erfasst und an die Beteiligten weitergegeben – und das bei adäquatem Aufwand.

In Projekten betreibt jeder Beteiligte in irgendeiner Form Stakeholdermanagement; nur ist das vielen Projektmitgliedern häufig gar nicht bewusst. Sie reagieren auf andere Personen und steuern entsprechend ihre Aktionen, um diese Stakeholder auch zufriedenzustellen. Dies gelingt natürlich nicht immer und man ist manchmal versucht, sich irgendwie durchzumogeln.

Solange solche Situationen nur gelegentlich auftreten, ist das auch in Ordnung. Treten diese Momente jedoch häufig ad hoc auf, kann dies schnell zu Problemen führen, z.B. wenn die Stakeholder nicht alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Folglich sollte es Ziel in jedem größeren Projekt sein, Stakeholder systematisch zu betreuen – und das bei einem adäquaten Aufwand.

Aus meiner Praxiserfahrung haben sich hierfür Collaboration-Plattformen als geeignetes Hilfsmittel erwiesen. Besonders in den vergangenen Jahren sind viele dieser Tools förmlich aus dem Boden geschossen und haben auch im Funktionsumfang mittlerweile enorm zugelegt. Normalerweise für die dezentrale Zusammenarbeit z.B. bei räumlich verteilten Projektteams gedacht, lassen sich Collaboration-Plattformen auch hervorragend für ein systematisches Stakeholdermanagement einsetzen.

Dieser Beitrag stellt zunächst die Idee des Stakeholdermanagements über ein Collaboration-Tool vor und beschreibt grundlegend, worauf man bei der Auswahl einer Plattform achten sollte. Zudem erfahren Sie, wie die Projektleitung eine solche Plattform für das Stakeholdermanagement einrichten kann. Hierfür gibt es allerdings kein Patentrezept, vielmehr zeigt der Beitrag ein paar Lösungsansätze auf. Besonders für diejenigen, die sich in ihrem Projektalltag häufig mit Stakeholdern und dem entsprechenden Management auseinandersetzen müssen, stellt der Beitrag evtl. eine interessante Alternative zu bisherigen Maßnahmen vor.

Warum systematisches Stakeholdermanagement?

Dass Stakeholdermanagement systematisch angegangen werden sollte, konnte ich gut in einem Großprojekt von 2001 bis 2008 in den Niederlanden erleben. In diesem Projekt wurde das Stakeholdermanagement von Anfang an systematisch betrieben.

Besonders musste das Projektteam dabei eine Vielzahl an Genehmigungsstellen und Behörden zufriedenstellen. In diesem Zuge wurde uns bewusst, dass eine Institution

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