Immer auf dem neuesten Stand

Stakeholdermanagement mit Collaboration-Tools

Stakeholder wollen regelmäßig informiert werden – zeitnah, umfassend, individuell. Dass dies für die Projektleitung einen enorm hohen Aufwand bedeutet, liegt auf der Hand. Um das Stakeholdermanagement systematisch und effizient durchzuführen, verwendet Thomas Röllecke deshalb Collaboration-Plattformen. Alle relevanten Informationen werden hier an einer zentralen Stelle erfasst und an die Beteiligten weitergegeben – und das bei adäquatem Aufwand.
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Stakeholdermanagement mit Collaboration-Tools

Stakeholder wollen regelmäßig informiert werden – zeitnah, umfassend, individuell. Dass dies für die Projektleitung einen enorm hohen Aufwand bedeutet, liegt auf der Hand. Um das Stakeholdermanagement systematisch und effizient durchzuführen, verwendet Thomas Röllecke deshalb Collaboration-Plattformen. Alle relevanten Informationen werden hier an einer zentralen Stelle erfasst und an die Beteiligten weitergegeben – und das bei adäquatem Aufwand.

In Projekten betreibt jeder Beteiligte in irgendeiner Form Stakeholdermanagement; nur ist das vielen Projektmitgliedern häufig gar nicht bewusst. Sie reagieren auf andere Personen und steuern entsprechend ihre Aktionen, um diese Stakeholder auch zufriedenzustellen. Dies gelingt natürlich nicht immer und man ist manchmal versucht, sich irgendwie durchzumogeln.

Solange solche Situationen nur gelegentlich auftreten, ist das auch in Ordnung. Treten diese Momente jedoch häufig ad hoc auf, kann dies schnell zu Problemen führen, z.B. wenn die Stakeholder nicht alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Folglich sollte es Ziel in jedem größeren Projekt sein, Stakeholder systematisch zu betreuen – und das bei einem adäquaten Aufwand.

Aus meiner Praxiserfahrung haben sich hierfür Collaboration-Plattformen als geeignetes Hilfsmittel erwiesen. Besonders in den vergangenen Jahren sind viele dieser Tools förmlich aus dem Boden geschossen und haben auch im Funktionsumfang mittlerweile enorm zugelegt. Normalerweise für die dezentrale Zusammenarbeit z.B. bei räumlich verteilten Projektteams gedacht, lassen sich Collaboration-Plattformen auch hervorragend für ein systematisches Stakeholdermanagement einsetzen.

Dieser Beitrag stellt zunächst die Idee des Stakeholdermanagements über ein Collaboration-Tool vor und beschreibt grundlegend, worauf man bei der Auswahl einer Plattform achten sollte. Zudem erfahren Sie, wie die Projektleitung eine solche Plattform für das Stakeholdermanagement einrichten kann. Hierfür gibt es allerdings kein Patentrezept, vielmehr zeigt der Beitrag ein paar Lösungsansätze auf. Besonders für diejenigen, die sich in ihrem Projektalltag häufig mit Stakeholdern und dem entsprechenden Management auseinandersetzen müssen, stellt der Beitrag evtl. eine interessante Alternative zu bisherigen Maßnahmen vor.

Warum systematisches Stakeholdermanagement?

Dass Stakeholdermanagement systematisch angegangen werden sollte, konnte ich gut in einem Großprojekt von 2001 bis 2008 in den Niederlanden erleben. In diesem Projekt wurde das Stakeholdermanagement von Anfang an systematisch betrieben.

Besonders musste das Projektteam dabei eine Vielzahl an Genehmigungsstellen und Behörden zufriedenstellen. In diesem Zuge wurde uns bewusst, dass eine Institution meist nicht ein einzelner Stakeholder ist, sondern aus so vielen Stakeholdern besteht, wie man dort Ansprechpartner hat.

Den einzelnen Mensch ins Blickfeld rücken

Nun muss man zunächst natürlich die Grundbedürfnisse einer Institution erkennen und dafür Sorge tragen, dass diese Bedürfnisse zufriedenstellend adressiert werden. Sehr schnell findet man dann aber heraus, dass es immer die einzelnen Menschen sind, die hinter etwas stehen. Haben die Projektbeteiligten in einer Institution z.B. mit fünf verschiedenen Personen zu tun, die für jeweilige Teilaufgaben zuständig und auch noch hierarchisch einander zugeordnet sind, so hat man eben fünf verschiedene Stakeholder.

Es gilt also, seine Vorgehensweise so abzustimmen, dass man diesen fünf verschiedenen Personen gerecht wird, um letztendlich das Ziel zu erreichen. Eine einheitliche Strategie, die Institution einzubinden, wird häufig auf Dauer nicht funktionieren. Vielmehr gilt es, die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder zu identifizieren und diese systematisch zu erfassen und zu betreuen. Die für mich wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Projekt waren:

  • Jeder hat ein Grundbedürfnis nach Information. Sobald dieses zufrieden gestellt ist, kommt es oft gar nicht mehr so auf den detaillierten Inhalt an. Die Personen fühlen sich informiert und das ist der entscheidende Punkt.
  • Je persönlicher ich mit einem Stakeholder umgehe, desto besser. Wenn es also möglich ist, sollte man wichtige Stakeholder immer persönlich informieren und auch aktiv ihre Ansichten erfragen und in die Überlegungen mit einbeziehen. So fühlen sie sich individuell wahrgenommen und wichtig.

So weit, so gut. Doch wie diese Punkte in der Praxis erfüllen? Schließlich bedeutet es einen enormen Aufwand, regelmäßig Projektinformationen persönlich und individuell den entsprechenden Stakeholdern zukommen zu lassen.

Ein neuartiger Ansatz

Die letzten fünf Jahre vor meiner Selbstständigkeit war ich im PMO eines Anlagenherstellers tätig. Dort kam ich auch das erste Mal mit modernen Collaboration-Plattformen in Berührung und hatte die Möglichkeit, bei der Einführung einer solchen Plattform über einen Zeitraum von drei Jahren für weltweit einige tausend Mitarbeiter mitzuwirken. (Für diese Art von Software hat sich noch kein einheitlicher Begriff herausgebildet, sie werden häufig auch als Social Business, Social Intranet, Firmen-Wiki usw. bezeichnet.). Bild 1 gibt einen Überblick über wesentliche Funktionen und Einsatzfälle.

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Stefan
Pfeifer
Collaborations-Tools am Leben zu erhalten ist die Herausforderung, nicht die Tools an sich und auch nicht deren Einsatz. Klassisches Projektmarketing, wie auch im Artikel erwähnt, ist immer noch die beste Form der Projekt-Kommunikation mit Stakeholdern die nicht direkt in die Projektarbeit involviert sind, da der Zugang zu Collaboration-Tools einen Content-Overflow produzieren und intern einiges an Ressourcen bindet, wenn dieser korrekt gewartet wird. Eine Einfache Homepage für Bauprojekte oder ein laufendes Statusreporting für Projekte in Mittel- und Großbetrieben ist vollkommen ausreichend. Die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Projektteam, sollte der Kunde ein wichtiger Know-How träger und/oder Entscheider während der Projektumsetzung sein (wie bei Scrum), funktioniert mittels Collaboration-Tools wie Enterprise-Wikis sehr gut.
Hans-Heinz
Maier
Klingt gut und vernünftig. Gerade bei Bauarbeiten fehlt es an der Kommunikation. Aber: Wer schreibt das was hinein, wie wird das aktuell gehalten, wie -auch rechtlich- verbindlich sind die dortigen Informationen, wann wird was gelöscht, wer darf löschen, wie bringt man die Betroffenen dazu da hineinzuschauen? Normal benötigt man einen "Kümmerer", der die Betroffenen aktuell informiert. So mache ich das, denn ich weiß, wer welche Information benötigt, und zwar schnell und präzise. Ich kann mir nur schwer vorstellen, dass so eine Plattform konsistente Inhalte haben kann. Ich glaube, ich bin unersetzbar; alleine die Zwischentöne die ich setze sind per Tool nicht zu schaffen, zudem weiß ich wirklich genau, wer welche Information sofort benötigt, und das oft im Minutentakt. Dazu fehlen mir de Aussagen im Bericht. mfg Maier
Guest
Hallo Herr Maier, danke für Ihren Beitrag. Das hier beschriebene Stakholdermanagement mit einem Collaboration-Tool kann und soll keinesfalls das persönliche Stakeholdermanagement, wie Sie es durchführen, ersetzen. In großen und öffentlichkeitswirksamen Projekten kann aber eine einzelne Person nicht alle Stakeholder ausreichend betreuen. Natürlich brauchen Sie einen Kümmerer, der für einen größeren Kreis bestimmte Informationen er- und einstellt. Dieser sollte auch die Rechte haben, zu löschen. Dies kann z.B. für den Baufortschritt eines großen Bauprojektes nützlich sein. Die andere Seite bei der Verwendung eines solchen Tools ist die Information über die Stakeholder, die hier bei größeren Projekten mit größeren Teams von verschiedenen Teammitgliedern gut zusammengetragen werden kann und projektintern nutzbringend ausgewertet bzw. für sinnvolle Aktionen / Informationen in Richtugn der Stakeholder genutzt werden kann.
Guest
Hallo Herr Pfeifer, auch Ihnen vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Sie haben vollkommen recht: Ein solches Tool am Leben zu erhalten ist tatsächlich eine Herausforderung. Es kommt auch darauf an, ob und für wleche Funktionen man ein solches Tool statt bisheriger Tools für Kommunikation und Dokumentation im Projekt einsetzt. Wenn dies zumindest für bestimmte Funktionen obligatorisch ist, werden die Teammitgleider schnell den Nutzne erkennen und nach einer Eingewöhnungsphase auf dies Art der Zusammenarbeit nicht mehr verzichten wollen. Die von Ihnen erwähnte "einfache Homepage" kann mit einem offenen Zugang für alle innerhalb einer solchen Plattform eingerichtet werden. Bitte sehen Sie ansonsten auch meinen Kommentar zum Beitrag von Herrn Maier.
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