In Projekten betreibt jeder Beteiligte in irgendeiner Form Stakeholdermanagement; nur ist das vielen Projektmitgliedern häufig gar nicht bewusst. Sie reagieren auf andere Personen und steuern entsprechend ihre Aktionen, um diese Stakeholder auch zufriedenzustellen. Dies gelingt natürlich nicht immer und man ist manchmal versucht, sich irgendwie durchzumogeln.

Solange solche Situationen nur gelegentlich auftreten, ist das auch in Ordnung. Treten diese Momente jedoch häufig ad hoc auf, kann dies schnell zu Problemen führen, z.B. wenn die Stakeholder nicht alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Folglich sollte es Ziel in jedem größeren Projekt sein, Stakeholder systematisch zu betreuen – und das bei einem adäquaten Aufwand.

Aus meiner Praxiserfahrung haben sich hierfür Collaboration-Plattformen als geeignetes Hilfsmittel erwiesen. Besonders in den vergangenen Jahren sind viele dieser Tools förmlich aus dem Boden geschossen und haben auch im Funktionsumfang mittlerweile enorm zugelegt. Normalerweise für die dezentrale Zusammenarbeit z.B. bei räumlich verteilten Projektteams gedacht, lassen sich Collaboration-Plattformen auch hervorragend für ein systematisches Stakeholdermanagement einsetzen.

Dieser Beitrag stellt zunächst die Idee des Stakeholdermanagements über ein Collaboration-Tool vor und beschreibt grundlegend, worauf man bei der Auswahl einer Plattform achten sollte. Zudem erfahren Sie, wie die Projektleitung eine solche Plattform für das Stakeholdermanagement einrichten kann. Hierfür gibt es allerdings kein Patentrezept, vielmehr zeigt der Beitrag ein paar Lösungsansätze auf. Besonders für diejenigen, die sich in ihrem Projektalltag häufig mit Stakeholdern und dem entsprechenden Management auseinandersetzen müssen, stellt der Beitrag evtl. eine interessante Alternative zu bisherigen Maßnahmen vor.

Warum systematisches Stakeholdermanagement?

Dass Stakeholdermanagement systematisch angegangen werden sollte, konnte ich gut in einem Großprojekt von 2001 bis 2008 in den Niederlanden erleben. In diesem Projekt wurde das Stakeholdermanagement von Anfang an systematisch betrieben.

Besonders musste das Projektteam dabei eine Vielzahl an Genehmigungsstellen und Behörden zufriedenstellen. In diesem Zuge wurde uns bewusst, dass eine Institution meist nicht ein einzelner Stakeholder ist, sondern aus so vielen Stakeholdern besteht, wie man dort Ansprechpartner hat.

Den einzelnen Mensch ins Blickfeld rücken

Nun muss man zunächst natürlich die Grundbedürfnisse einer Institution erkennen und dafür Sorge tragen, dass diese Bedürfnisse zufriedenstellend adressiert werden. Sehr schnell findet man dann aber heraus, dass es immer die einzelnen Menschen sind, die hinter etwas stehen. Haben die Projektbeteiligten in einer Institution z.B. mit fünf verschiedenen Personen zu tun, die für jeweilige Teilaufgaben zuständig und auch noch hierarchisch einander zugeordnet sind, so hat man eben fünf verschiedene Stakeholder.

Es gilt also, seine Vorgehensweise so abzustimmen, dass man diesen fünf verschiedenen Personen gerecht wird, um letztendlich das Ziel zu erreichen. Eine einheitliche Strategie, die Institution einzubinden, wird häufig auf Dauer nicht funktionieren. Vielmehr gilt es, die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder zu identifizieren und diese systematisch zu erfassen und zu betreuen. Die für mich wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Projekt waren:

• Jeder hat ein Grundbedürfnis nach Information. Sobald dieses zufrieden gestellt ist, kommt es oft gar nicht mehr so auf den detaillierten Inhalt an. Die Personen fühlen sich informiert und das ist der entscheidende Punkt.
• Je persönlicher ich mit einem Stakeholder umgehe, desto besser. Wenn es also möglich ist, sollte man wichtige Stakeholder immer persönlich informieren und auch aktiv ihre Ansichten erfragen und in die Überlegungen mit einbeziehen. So fühlen sie sich individuell wahrgenommen und wichtig.

So weit, so gut. Doch wie diese Punkte in der Praxis erfüllen? Schließlich bedeutet es einen enormen Aufwand, regelmäßig Projektinformationen persönlich und individuell den entsprechenden Stakeholdern zukommen zu lassen.

Ein neuartiger Ansatz

Die letzten fünf Jahre vor meiner Selbstständigkeit war ich im PMO eines Anlagenherstellers tätig. Dort kam ich auch das erste Mal mit modernen Collaboration-Plattformen in Berührung und hatte die Möglichkeit, bei der Einführung einer solchen Plattform über einen Zeitraum von drei Jahren für weltweit einige tausend Mitarbeiter mitzuwirken. (Für diese Art von Software hat sich noch kein einheitlicher Begriff herausgebildet, sie werden häufig auch als Social Business, Social Intranet, Firmen-Wiki usw. bezeichnet.). Bild 1 gibt einen Überblick über wesentliche Funktionen und Einsatzfälle.