Projektpläne "auf Knopfdruck" aktualisieren Todool – effizientes Excel-Tool für das Multiprojektmanagement in KMUs

"Todool" ist ein einfach zu bedienendes Excel-Werkzeug, das es Projektmitarbeitern ermöglicht, Rückmeldungen zu den Arbeitspaketen sowie eventuelle Störungen systematisch zu erfassen. Der Projektleiter kann diese Daten "per Knopfdruck" in sein Planungstool importieren und hält seine Planung so stets auf dem aktuellen Stand. Das Werkzeug, das im Rahmen eines Forschungsprojekts an der Fachhochschule Trier entwickelt wurde, wird mit diesem Beitrag für den freien Einsatz zur Verfügung gestellt. Konzept und Funktionsweise des Tools sind bereits in einem früheren Artikel beschrieben. Ergänzend dazu erläutern Prof. Dr. Walter Jakoby und Dr. Alexander Gleich in diesem Beitrag den praktischen Einsatz des Werkzeugs.

 

Projektpläne "auf Knopfdruck" aktualisieren Todool – effizientes Excel-Tool für das Multiprojektmanagement in KMUs

"Todool" ist ein einfach zu bedienendes Excel-Werkzeug, das es Projektmitarbeitern ermöglicht, Rückmeldungen zu den Arbeitspaketen sowie eventuelle Störungen systematisch zu erfassen. Der Projektleiter kann diese Daten "per Knopfdruck" in sein Planungstool importieren und hält seine Planung so stets auf dem aktuellen Stand. Das Werkzeug, das im Rahmen eines Forschungsprojekts an der Fachhochschule Trier entwickelt wurde, wird mit diesem Beitrag für den freien Einsatz zur Verfügung gestellt. Konzept und Funktionsweise des Tools sind bereits in einem früheren Artikel beschrieben. Ergänzend dazu erläutern Prof. Dr. Walter Jakoby und Dr. Alexander Gleich in diesem Beitrag den praktischen Einsatz des Werkzeugs.

 

In Ausgabe 6/2011 hatten wir einen Beitrag zum Thema "Multiprojektmanagement in KMUs" veröffentlicht, der bei den Lesern auf sehr positive Resonanz stieß. Die darin beschriebene Lösung zeigt, wie sich der Aufwand für die regelmäßige Aktualisierung von Projektplänen gerade bei kleinen und mittleren Multi-Projektumgebungen spürbar reduzieren lässt. Die Lösung ist an der Fachhochschule Trier im Rahmen eines Forschungsprojekts entwickelt worden. Sie basiert auf einer zentralen und leicht zu pflegenden Arbeitspaket-Datenbank für die Projektmitarbeiter (Microsoft Excel) sowie einer lokalen Projekt-Datenbank, die der Projektleiter regelmäßig mit der Arbeitspaket-Datenbank abgleicht (Microsoft Project).

Die Ergebnisse des Forschungsprojekts werden nun allen Lesern als frei einsetzbares Software-Werkzeug "Todool" zur Verfügung gestellt. Ergänzend zum oben genannten Artikel beschreibt dieser Beitrag den praktischen Einsatz des Werkzeugs. Erforderlich sind dazu nur eine einzige Lizenz der Projektplanungs-Software sowie ein Tabellenkalkulations-Programm, das allen Mitarbeitern zur Erfassung der Projektdaten zur Verfügung steht. Letzteres sollte heutzutage jedoch selbstverständlich sein.

Bevor die praktische Anwendung von Todool beschrieben wird, sind nachfolgend zunächst die prinzipielle Funktionsweise der Lösung sowie die Überlegungen, die zu deren Entwicklung führten, kurz zusammengefasst.

Konzept und Funktionsweise der Lösung

Eine ausführliche Beschreibung des Konzepts und der Funktionsweise von Todool finden Sie im Beitrag: "Effizientes Multiprojektmanagement in KMU – Projektpläne 'auf Knopfdruck' aktualisieren" in Ausgabe 6/2011.

Bei vielen kleinen und mittleren Projekten werden zu Projektbeginn die Aufgaben analysiert, Abläufe und Meilensteine geplant und die erforderlichen Pläne und Dokumente erstellt und vorgelegt. Nach dem Projektstart treten dann aber unvermeidliche Probleme auf, die zu Abweichungen von den Plänen führen. Solche Störungen werden von den Projektmitarbeitern oft als nicht gravierend empfunden und deshalb nicht an die Projektleitung kommuniziert. Dennoch summieren sie sich auf – zumal die Mitarbeiter oft in mehreren Projekten parallel arbeiten – und führen schon nach kurzer Zeit zu deutlichen Planabweichungen. Für die Projektleitung ist es eine zwar lästige aber dennoch unbedingt notwendige Aufgabe, die Planung aktuell zu halten, um die Projekte termingerecht zu realisieren. Dabei wäre es für die Projektleitung sehr unterstützend, wenn die am Projekt beteiligten Mitarbeiter über eine einfache Software-Lösung verfügen würden, mit der sie die plangemäße Ausführung der Arbeiten und auch eventuelle Abweichungen systematisch zurückmelden können.

Hier setzt die beschriebene Lösung "Todool" an, mit der sich Projektfortschritt und Störungen im Rahmen des Multiprojektmanagements unmittelbar durch die Mitarbeiter erfassen lassen. Die vorgestellte Lösung besteht aus zwei Bausteinen:

Die Projektmitarbeiter geben in regelmäßigen Abständen alle aktuellen Daten zu den Arbeitspaketen, wie z.B. Status und Restdauer, in eine zentral im Netzwerk abgelegte Excel-Tabelle ein, wobei Formulare die Dateneingabe vereinfachen. Diese zentrale Excel-Tabelle, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben, gibt damit den vollständigen, im Projektteam aktuell vorhandenen Kenntnisstand wieder, der für die Projektplanung notwendig ist.

Der Projektleiter arbeitet dagegen mit einem lokalen Planungstool, z.B. Microsoft Project, in dem er den Projektplan stets auf dem aktuellsten Stand hält. Dazu kann er die Daten der Excel-Tabelle mit Hilfe eines speziell entwickelten VBA-Makros so aufbereiten, dass sie sich mit geringem Aufwand in sein Planungstool einlesen lassen (Bild 1).

Die beschriebene Lösung wurde für ein mittelständisches Unternehmen entwickelt, in die dort genutzten Software-Werkzeuge implementiert und getestet. Sie wird seit Abschluss der Testphase erfolgreich im Projektmanagement eingesetzt.

Bild 1: Funktionsschema von Todool.xls: Die Projektmitarbeiter pflegen die aktuellen Arbeitspaket-Daten in Excel ein (grauer Bereich). Ein VBA-Makro sorgt dafür, dass der Projektleiter diese Daten bequem in den zentralen Projektplan in Microsoft Project übernehmen kann.

Die Tabellen

Todool speichert die Daten zu den Arbeitspaketen in den Tabellen "ToDoList", "Person" und "Projekte", wobei die Dateneingabe interaktiv über Formulare oder Eingabefelder erfolgt. Direkte Eingaben in die Tabellen sind nur in einigen wenigen Bereichen vorgesehen. Die vierte Tabelle "Export" dient ausschließlich für den Export in das Planungstool. Den Inhalt dieser Tabelle erzeugt ein VBA-Makro automatisch aus den Daten der Tabelle "ToDoList".

Tabelle 1: Der in den Tabellen verwendete Farbcode.
Hintergrundfarbe Bedeutung
Weiß Geschützter Bereich, keine direkte Eingabe möglich
Hellgrau Direkte Eingabe in der Tabelle zulässig
Dunkelblau Feste Beschriftungen
Gelb Berechnungsergebnisse
Rot Meldung von Planabweichungen
Grün Meldung von plangemäßer Bearbeitung

Tabellen "Projekte" und "Person"

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