Schnelleinstieg in Microsoft Project 98 und 2000

Von der Planung zur Überwachung

Teil 2: Vorgangsarten und Ressourcen
Im ersten Teil des Schnelleinstiegs in Microsoft Project haben Sie erfahren, wie Sie in Project 98/2000 ein neues Projekt anlegen und einen Vorgangsplan erstellen. Jetzt müssen Sie diesen noch mit Leben füllen, um einen ersten Basisplan zu erhalten. In diesem zweiten Teil zeigt Ignatz Schels Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen, wenn Sie den Projektkalender einrichten, Ressourcen bereitstellen, Vorgangsdauer und –art planen und Vorgänge miteinander verknüpfen. Zahlreiche Tipps aus der Praxis unterstützen Sie auch diesmal dabei.

Im ersten Teil dieser Artikelreihe wurde eine Projektdatei für das Zeitschriftenprojekt "Senioren digital" in Microsoft Project angelegt und ein Projektstrukturplan mit allen Phasen und Meilensteinen erstellt. Schwerpunkt dieses zweiten Teils ist die Termin- und Ressourcenplanung und die Verknüpfung der Vorgänge.

Terminplanung

Für die Terminverwaltung gibt es in Microsoft Project zwei Einstellungen, die in der Planungsphase genau geprüft werden sollten. Bevor der erste Termin berechnet wird, sollten Regelarbeitszeit und Projektkalender aufeinander abgestimmt sein.

  • Wie lange ein Arbeitstag dauert, steht unter Extras / Optionen auf der Registerkarte Kalender. Das ist die Kernzeit oder Regelarbeitszeit des Unternehmens. Setzen Sie hier den Zeitraum fest, den die meisten Projektmitarbeiter pro Tag / Woche / Monat arbeiten. Diese Einstellung gilt für alle Projekte und wird nur verändert, wenn sich die Regelarbeitszeit der Firma ändert.
  • Wie lange ein Projekttag dauert und welche Tage des Jahres für das Projekt zur Verfügung stehen, wird unter Extras / Arbeitszeit ändern festgelegt. Diese Einstellung definiert der Projektplaner für jedes Projekt neu. Freie Projekttage müssen vor der Terminplanung im Kalender eingetragen sein.

Project berechnet die Ergebnisse genau, egal ob Sie eine Arbeitswoche mit 37,75 oder mit 40 Stunden planen. Geringe Abweichungen spielen aber meist weder für die Kosten noch für die Dauer des Projekts eine große Rolle (Ausnahme: Kosten- und Auslastungsplanung von Maschinen).

Definieren Sie möglichst ganze Stunden für einen Kalendertag. Damit behalten Sie einen besseren Überblick und erkennen leichter, wie viel Arbeit geplant ist, wie viel bereits geleistet wurde und welche Kosten daraus resultieren.

Kernzeit und Projektarbeitszeit synchronisieren

Microsoft Project ermöglicht unterschiedliche Einstellungen für die Regelarbeitszeit und die Projektarbeitszeit im Projektkalender. Falls diese voneinander abweichen, berechnet Project sequentielle Abläufe falsch und setzt aufeinander folgende Aufgaben auf den gleichen Kalendertag.

Nachfolgendes Beispiel soll das verdeutlichen. Kernarbeitszeit in Ihrem Unternehmen ist die 35-Stunden-Woche, ein Arbeitstag beginnt um 8 Uhr und endet um 16:00 Uhr, hat also abzüglich einer Stunde Pause 7 Stunden. Im Projektkalender sind für alle Wochentage aber 8 Stunden vorgesehen (8:00 Uhr bis 17:00 Uhr). Der erste Vorgang im Projekt dauert 1 Tag, Vorgang 2 wird mit diesem sequentiell

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