Schnelleinstieg in Microsoft Project 98 und 2000

Von der Planung zur Überwachung

Teil 3: Planung optimieren und dokumentieren
Die Vorgangsliste ist fertig, die Ressourcen sind eingeplant, die Vorgangsbeziehungen regeln den zeitlichen Ablauf des Projektstrukturplans. Nur noch wenige Schritte sind erforderlich, um die Planungsphase endgültig abzuschließen. Im dritten Teil unseres Schnelleinstiegs warnt Ignatz Schels vor den häufigsten Fehlern bei der Terminplanung und zeigt, wie Sie Verknüpfungen optimieren, überlastete Ressourcen entlasten und die zur Dokumentation notwendigen Planungsunterlagen erstellen.

Das Projekt "Senioren digital" befindet sich im letzten Stadium der Planungsphase, die Vorgangsliste ist fertig, die Ressourcen sind eingeplant, die Vorgangsbeziehungen regeln den zeitlichen Ablauf des Projektstrukturplans. Um die Planungsphase endgültig abzuschließen, müssen noch die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen optimiert, überlastete Ressourcen entlastet und die zur Dokumentation notwendigen Planungsunterlagen erstellt werden.

Die Zeitskala

Die Zeitskala ist sowohl für die Planung als auch für die Überwachung wichtig. Sie regelt die Anzeige im grafischen Teil des Balkendiagramms. Stellen Sie die obere und untere Skala nach Ihren Wünschen ein:

  • Die schnellste Anzeigemethode bieten die Lupensymbole in der ersten Symbolleiste. Klicken Sie die Plus- bzw. die Minus-Lupe an, um die Zeitskala zu dehnen oder zu straffen. Die Schrittweite ist fest vorgegeben.
  • Über den Menüpunkt Format / Zeitskala oder durch einen Doppelklick auf die Zeitskala gelangen Sie zu einem Dialog, in dem Sie die Skalen, die Einheiten und die Beschriftungen einstellen können.

Stellen Sie die obere Skala auf Monate und die untere auf Wochen. Wählen Sie für die Wochen KW 1 … KW 52 als Beschriftung. In lang terminierten Projekten ist das eine der nützlichsten Ansichten.

Variieren Sie für beide Skalen auch mit den Einstellungen Teilung und Größe, um mehr Platz auf der Zeitskala zu schaffen.

Bild 1: Obere und untere Zeitskala, hier mit Kalenderwochen.

Terminplanung: optimal, aber realistisch

Die letzte Planungsphase ist besonders kritisch, denn jetzt ist die Abweichung zwischen Ist-Vorgabe und Plan sichtbar: Das nach Plan berechnete Projektende liegt meist weit nach dem vorgegebenen Endtermin - das Projekt wird zu lange dauern, für die Aufgaben steht zu wenig Personal zur Verfügung. Weicht Ihr berechneter Endtermin allzu weit vom gewünschten Projektende ab, sollten Sie auf keinen Fall versuchen, dies durch unrealistische Maßnahmen auszugleichen.

Häufige Planungsfehler

Das sind die häufigsten Fehler bei der Terminplanung:

  • Erfahrungswerte werden
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