Schnelleinstieg in Microsoft Project 98 und 2000 Von der Planung zur Überwachung

Teil 3:
Planung optimieren und dokumentieren

Die Vorgangsliste ist fertig, die Ressourcen sind eingeplant, die Vorgangsbeziehungen regeln den zeitlichen Ablauf des Projektstrukturplans. Nur noch wenige Schritte sind erforderlich, um die Planungsphase endgültig abzuschließen. Im dritten Teil unseres Schnelleinstiegs warnt Ignatz Schels vor den häufigsten Fehlern bei der Terminplanung und zeigt, wie Sie Verknüpfungen optimieren, überlastete Ressourcen entlasten und die zur Dokumentation notwendigen Planungsunterlagen erstellen.

Schnelleinstieg in Microsoft Project 98 und 2000 Von der Planung zur Überwachung

Teil 3:
Planung optimieren und dokumentieren

Die Vorgangsliste ist fertig, die Ressourcen sind eingeplant, die Vorgangsbeziehungen regeln den zeitlichen Ablauf des Projektstrukturplans. Nur noch wenige Schritte sind erforderlich, um die Planungsphase endgültig abzuschließen. Im dritten Teil unseres Schnelleinstiegs warnt Ignatz Schels vor den häufigsten Fehlern bei der Terminplanung und zeigt, wie Sie Verknüpfungen optimieren, überlastete Ressourcen entlasten und die zur Dokumentation notwendigen Planungsunterlagen erstellen.

Das Projekt "Senioren digital" befindet sich im letzten Stadium der Planungsphase, die Vorgangsliste ist fertig, die Ressourcen sind eingeplant, die Vorgangsbeziehungen regeln den zeitlichen Ablauf des Projektstrukturplans. Um die Planungsphase endgültig abzuschließen, müssen noch die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen optimiert, überlastete Ressourcen entlastet und die zur Dokumentation notwendigen Planungsunterlagen erstellt werden.

Die Zeitskala

Die Zeitskala ist sowohl für die Planung als auch für die Überwachung wichtig. Sie regelt die Anzeige im grafischen Teil des Balkendiagramms. Stellen Sie die obere und untere Skala nach Ihren Wünschen ein:

  • Die schnellste Anzeigemethode bieten die Lupensymbole in der ersten Symbolleiste. Klicken Sie die Plus- bzw. die Minus-Lupe an, um die Zeitskala zu dehnen oder zu straffen. Die Schrittweite ist fest vorgegeben.
  • Über den Menüpunkt Format / Zeitskala oder durch einen Doppelklick auf die Zeitskala gelangen Sie zu einem Dialog, in dem Sie die Skalen, die Einheiten und die Beschriftungen einstellen können.

Stellen Sie die obere Skala auf Monate und die untere auf Wochen. Wählen Sie für die Wochen KW 1 … KW 52 als Beschriftung. In lang terminierten Projekten ist das eine der nützlichsten Ansichten.

Variieren Sie für beide Skalen auch mit den Einstellungen Teilung und Größe, um mehr Platz auf der Zeitskala zu schaffen.

Bild 1: Obere und untere Zeitskala, hier mit Kalenderwochen.

Terminplanung: optimal, aber realistisch

Die letzte Planungsphase ist besonders kritisch, denn jetzt ist die Abweichung zwischen Ist-Vorgabe und Plan sichtbar: Das nach Plan berechnete Projektende liegt meist weit nach dem vorgegebenen Endtermin - das Projekt wird zu lange dauern, für die Aufgaben steht zu wenig Personal zur Verfügung. Weicht Ihr berechneter Endtermin allzu weit vom gewünschten Projektende ab, sollten Sie auf keinen Fall versuchen, dies durch unrealistische Maßnahmen auszugleichen.

Häufige Planungsfehler

Das sind die häufigsten Fehler bei der Terminplanung:

  • Erfahrungswerte werden ignoriert: Die Redaktion benötigt nach der bisherigen Erfahrung sechs Wochen für alle Artikel. Daran ändert sich nichts, auch wenn Sie im Plan diese Phase auf drei Wochen verkürzen. Denn zusätzliche Redakteure sind nicht eingeplant.
  • Ressourcen werden überlastet: Menschen, die in einem Projekt arbeiten, sollten dafür (in Abstimmung mit dem Linienmanagement) freigestellt sein. In der Praxis verlängern Projekte oft die Arbeitszeiten, weil die Mitarbeiter noch zu viele andere Aufgaben neben der Projektarbeit erledigen müssen. Planen Sie die Auslastung von Ressourcen realistisch und ignorieren Sie die von Microsoft Project angezeigten Überlastungen nicht. Sie versetzen sonst der Planung den Todesstoß.
  • Kritische Vorgänge haben keine Priorität: Vorgänge auf dem kritischen Pfad sollten zeitlich "Luft" haben. Nehmen Sie solche Vorgänge besonders unter die Lupe. Achten Sie darauf, dass aufeinander folgende Aufgaben nicht zu häufig von den selben Ressourcen erledigt werden.

Ein Beispiel: Im Projekt "Senioren Digital" ist die Redaktionsphase besonders kritisch. Sie ist die längste im Plan und nur wenige Ressourcen (Redakteure) sind dafür zuständig. Wenn ein Redaktionsmitglied z.B. wegen Krankheit ausfällt, wird sich das unmittelbar als Verzögerung auf das Projekt auswirken. Versuchen Sie noch ein paar Volontäre für diese Zeit freizubekommen, um die Situation zu entschärfen. Vereinbaren Sie mit freien Autoren zusätzliche Beiträge, die Sie als Puffer verwenden. Falls das Projekt wie geplant läuft, können Sie diese für spätere Ausgaben nutzen.

Anordnungsbeziehungen

Die "quantifizierbare" Abhängigkeit zwischen den Vorgängen wird als Anordnungsbeziehung bezeichnet. Die Anordnungsbeziehung EA (Ende/Anfang) ist Standard für eine sequentielle Abfolge und wird in der Vorgängerspalte nicht eingegeben. Project entfernt die Eingabe, wenn kein Zusatz folgt und macht beispielsweise aus der Vorgangsbeziehung 3EA eine einfache 3.

Mit einem Doppelklick auf einen Verknüpfungspfeil im Balkendiagramm öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem die Verknüpfungsart angezeigt wird (Bild 2).



Bild 2: Beispiel für eine Ende-Anfang-Beziehung zwischen zwei Vorgängen.

Sie können die Verknüpfungsart entweder im Dialogfeld oder in der Spalte Vorgänger ändern. Folgende Beziehungsarten gibt es:

  • EA (Ende/Anfang): Vorgang A kann erst beginnen, nachdem Vorgang B beendet ist.
  • AA (Anfang/Anfang): Vorgang A kann erst anfangen, nachdem Vorgang B angefangen hat.
  • EE (Ende/Ende): Vorgang B kann erst enden, wenn Vorgang A beendet ist
  • AE (Anfang/Ende): Vorgang B kann erst enden, wenn Vorgang A angefangen hat

EA ist die häufigste Beziehung mit dem größten Einfluss auf das Projektende. Andere Beziehungsarten sind seltener, aber wichtig für die Ablauflogik. Beispiele aus unserem Projekt finden Sie in Tabelle 1.

Bild 3: Die Schnellhilfe am Mauszeiger meldet die Verknüpfung mit Zeitabstand.

Tabelle 1: Beispiele für Vorgangsbeziehungen.
Vorgang Bedingung Vorgangs-beziehung
26

17
Das Zielgruppenmailing (26) kann erst gestartet werden, wenn die Adressen beschafft sind (25).
Für die Bildmaterialsuche (17) muss der komplette Illustrationsplan (16) vorliegen.
25EA

16EA
10 Text (9) und Grafik (10) für die Erstausgabe werden von zwei verschiedenen Redaktionsteams erstellt. Die Texter (9) können sofort beginnen, die Grafiker müssen warten, bis die Textredakteure angefangen haben. 9AA
12 Die Schlussredaktion (12) kann erst beendet werden, wenn Texte (9) und Grafiken (10) vorliegen und das Lektorat beendet ist. 11EE; 10EE; 9EE

Verzögerungen und Überlappungen

Überlappungen

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Vorgangsplan erstellen
Sie müssen Ihr nächstes Projekt mit Microsoft Project verwalten? Und es liegt schon einige Zeit zurück, dass Sie mit dem Programm gearbeitet haben? Kein Problem!
Teil 2:
Vorgangsarten und Ressourcen
Im ersten Teil des Schnelleinstiegs in Microsoft Project haben Sie erfahren, wie Sie in Project 98/2000 ein neues Projekt anlegen und einen Vorgangsplan erstellen.
Teil 4:
Das Projekt starten, überwachen und abschließen
Die Planung ist abgeschlossen, das Projekt gestartet. Nun muss geprüft werden, ob Kosten und Zeit im Plan bleiben. Ignatz Schels zeigt Ihnen, welche Werkzeuge Microsoft Project zur Fortschreibung und Überwachung bietet.