Projektmanagement-Software Vorsicht bei automatisch berechneten Pufferzeiten!

In komplexen Projekten werden Terminabläufe in der Regel mit speziellen Software-Lösungen dargestellt. Anhand der vom Planer definierten Arbeitspakte und deren Abhängigkeiten berechnet die Software Termine und Pufferzeiten. Allerdings können viele der gängigen PM-Lösungen nur einfache Anordnungsbeziehungen festlegen, sodass sich nicht alle in der Praxis auftretenden zeitlichen Wechselwirkungen korrekt abbilden lassen. Raoul Rudloff erläutert, welche Probleme daraus bei der Planung entstehen und wie sie sich umgehen lassen. Darüber hinaus stellt er einen einfachen Lösungsansatz vor, mit dem diese Probleme grundlegend beseitigt werden können.

Projektmanagement-Software Vorsicht bei automatisch berechneten Pufferzeiten!

In komplexen Projekten werden Terminabläufe in der Regel mit speziellen Software-Lösungen dargestellt. Anhand der vom Planer definierten Arbeitspakte und deren Abhängigkeiten berechnet die Software Termine und Pufferzeiten. Allerdings können viele der gängigen PM-Lösungen nur einfache Anordnungsbeziehungen festlegen, sodass sich nicht alle in der Praxis auftretenden zeitlichen Wechselwirkungen korrekt abbilden lassen. Raoul Rudloff erläutert, welche Probleme daraus bei der Planung entstehen und wie sie sich umgehen lassen. Darüber hinaus stellt er einen einfachen Lösungsansatz vor, mit dem diese Probleme grundlegend beseitigt werden können.

Terminabläufe bei komplexen Projekten werden in der Regel mit speziell dafür entwickelter Software dargestellt. Dazu definiert der Planer zunächst Arbeitspakete bzw. Vorgänge sowie deren Abhängigkeiten und modelliert diese anschließend mit Hilfe der vom PM-Tool zur Verfügung gestellten Möglichkeiten. Anhand dieser Angaben berechnet die Software Termine und Pufferzeiten. Durch einfaches Setzen der Anordnungsbeziehungen, wie sie in üblichen Produkten zur Verfügung gestellt werden, lassen sich allerdings nicht alle in der Praxis auftretenden, zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen korrekt abbilden. Arbeitet der Planer dennoch mit diesen Anordnungsbeziehungen, kann es zu nicht korrekt berechneten Pufferzeiten im Terminplan kommen. Das wiederum kann in der Ausführung zu falschen Entscheidungen führen, z.B. hinsichtlich des Ressourceneinsatzes. Mögliche Folgen sind im einfachsten Fall kurze Ausfallzeiten im Bauablauf, diese können meist durch provisorische, kurzfristige Umorganisierung vom Bauleiter vor Ort gelöst werden oder - was weitaus schlimmer ist - längere Stillstandzeiten bedingt durch falsch angeforderte Baumaschinen, die hohe Kosten nach sich ziehen.

Dieser Artikel zeigt, wie solche Probleme entstehen und wie man sie mit verfügbarer Software lösen kann. Darüber hinaus stellt er eine einfache Möglichkeit vor, wie sich diese Probleme Planungstool durch eine einfach umzusetzende Erweiterung der Anordnungsbeziehungen grundlegend eliminieren lassen. Für das Verständnis der Ausführungen sind grundlegende Kenntnisse der Netzplantechnik und ihrer Begriffe erforderlich (siehe "Einführung in die Netzplantechnik", Ausgabe 14/2004und Projekt-Magazin-Glossar, siehe z.B. unter "Anordnungsbeziehung".

Modellierung des Projekts in der Software

Um den zeitlichen Ablauf eines Projekts systematisch darzustellen, muss das Projekt mit seinen Phasen und Arbeitspaketen in ein Modell überführt werden, das Berechnungen durch Software möglich macht. Dieses Modell wird durch Netzpläne in unterschiedlichen Darstellungsformen visualisiert; wie z.B. durch den weit verbreiteten Balkenplan mit Anordnungsbeziehungen.

Die üblichen Tools verwenden zur Modellierung von Projektabläufen die drei Elemente "Vorgang", "Ereignis" und "Anordnungsbeziehung". Auch wenn sich die Bedienungsoberflächen der Programme zum Teil erheblich unterscheiden, arbeiten sie doch grundsätzlich nach den gleichen mathematischen Algorithmen: Sie ermitteln die zeitliche Abfolge und Lage von Ereignissen und Vorgängen (sog. Knoten) aus den durch Anordnungsbeziehungen festgelegten Abhängigkeiten zwischen den Knoten. Verwendet werden die vier standardisierten Anordnungsbeziehungen "Normalfolge" (Ende-Anfang-Beziehung), "Anfangsfolge" (Anfang-Anfang-Beziehung), "Endfolge" (Ende-Ende-Beziehung) und "Sprungfolge" (Anfang-Ende-Beziehung). Grundlage für diese Anordnungsbeziehungen ist die DIN 69 900 "Netzplantechnik". Aus ihr lassen sich die erforderlichen Algorithmen zur Berechnung ableiten.

Pufferzeiten können falsche Sicherheit vortäuschen

Besteht ein Projekt nicht nur aus einer einfachen, linearen Abfolge von Vorgängen, sondern stellt es sich als verzweigtes Netz dar, das sich zwischen dem Anfangs- und dem Endvorgang aufspannt, können einzelne Vorgänge, die nicht auf dem kritischen Weg liegen, zusätzliche Pufferzeiten enthalten.

Mit Hilfe dieser Pufferangaben kann der Projektplaner wirtschaftliche Optimierungen außerhalb des kritischen Wegs vornehmen, z.B. durch möglichst hohe Auslastung von Personal und Maschinen oder den optimalen Einsatz von Engpassressourcen. Die Einsätze einer kostenintensiven Baumaschine bei mehreren Baustellen können beispielsweise innerhalb ihrer Pufferzeiten so verschoben werden, dass möglichst wenig zu bezahlende Stillstandszeiten anfallen.

Voraussetzung dafür ist ein fehlerfrei festgelegter Terminplan mit exakt ermittelten Pufferzeiten. Bei den heute gängigen Tools können jedoch aufgrund vereinfachter Modellierung fehlerhafte Pufferzeiten auftreten. Dies betrifft Fälle, in denen der Planer die Kausalität oder die betrieblichen Abhängigkeiten nicht richtig eingegeben hat, ohne dass ihm dies im ersten Moment als Fehler aufgefallen wäre oder das Programm bei der Plausibilitätsprüfung auf einen solchen hingewiesen hätte.

Ein praktisches Beispiel ist die Abhängigkeit zwischen zwei Vorgängen (Vorgänger / Nachfolger) mit einem fixierten Zeitabstand (im folgenden Zwangsfolge genannt). Früheste und späteste Lage sind vom Vorgänger abhängig. Der minimale und maximale Zeitabstand zwischen den Vorgängen muss zwingend eingehalten werden. Hier wäre eine Modellierung mit Hilfe einer der vier Standard-Anordnungsbeziehungen ein Fehler, der zu falschen Pufferzeiten führen würde, wie im folgenden Beispiel gezeigt wird.

Ein praktisches Beispiel aus dem Baubereich

Um die Problemstellung zu verdeutlichen, betrachten wir einen Ausschnitt aus einer komplexen Bau-Aufgabe: Es geht darum, eine Kaianlage zu erstellen, wobei aus dem Netzplan vier Vorgänge herausgegriffen werden:

  • Vorgang 1: "Spundwand setzen". Als Befestigung der Kaianlage wird vom Ponton aus eine Spundwand gesetzt. Vorgang 1 dauert 5 Zeiteinheiten.
  • Vorgang 2: "Rückverankerung". Zur Sicherung der Spundwand in den späteren Bauphasen werden Verpresspfähle als Rückverankerung eingebracht. Aus statischen und betrieblichen Gründen (z.B. Maschineneinsatz) soll der Vorgang 2 zwingend 1 Zeiteinheit vor Ende des Vorgangs 1 beginnen. Der Vorgang dauert 4 Zeiteinheiten.
  • Vorgang 3: "Anfüllen". Im Spülverfahren wird der Boden der Kaianlage aufgefüllt, dabei muss der Vorgang 2 "Rückverankerung" noch nicht…

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