Im Verlauf von Projekten treten aufgrund ihrer Neuheit und Einmaligkeit naturgemäß Abweichungen, Störungen und Probleme auf. Solche Situationen sind weder vorhersehbar noch planbar, so dass sie Projektteams meist unerwartet und zur Unzeit treffen. Häufig gehen sie auch mit hohem Handlungs- und Erfolgsdruck einher, etwa weil der Kunde das Produkt nicht abnimmt. Ein typisches Beispiel sind Mängel bei der Funktionalität, der Zuverlässigkeit und der Betriebssicherheit von Produkten, Anlagen und Systemen. Derartige Situationen bergen in der Regel ein hohes Gefährdungs- und Krisenpotenzial für das ganze Projekt.

Deshalb gehört Problemlösung ebenso zum täglichen Handwerk eines Projektpersonals wie Problemlösungstechniken unerlässlicher Teil des Rüstzeugs eines Projektleiters sind. Letztere müssen als ähnlich bedeutsam eingestuft werden wie Risikomanagement oder Planungsmethoden.

Im vorliegenden Beitrag wird eine allgemein anwendbare und strukturierte Vorgehensweise zur Problemlösung beschrieben und anhand eines Praxisbeispiels vorgestellt.

Wozu Probleme strukturiert und teamorientiert lösen?

Problemsituationen sind häufig von hoher Komplexität gekennzeichnet, zum Beispiel von einer Fülle widersprüchlicher Aussagen und schnell wachsendem Lösungsdruck. Unter diesen Umständen sind emotionale Ansätze wie blinder Aktionismus zwar menschlich, aber teuer und wenig Erfolg versprechend.

Ein strukturierter Prozess der Problemlösung hilft, die Situation rational zu sehen und damit emotional zu entschärfen. Die Qualität der Problembeschreibung ist dabei ein Erfolgsfaktor der späteren Lösungsfindung. Bildlich gesprochen ist das Problem das Schloss, das geknackt werden muss, und die Lösung der Schlüssel dazu. Um bei diesem Bild zu bleiben: Zerlegt und beschreibt der Projektleiter nun das Schloss, seine Einzelteile und deren Zusammenspiel sehr genau, so kann er zunächst zahlreiche falsche Schlüsseltypen ausschließen und dann mit hoher Wahrscheinlichkeit einen passenden konstruieren. Nun ist er in der Lage, gezielt zu handeln.

Notwendige Kompetenzen einbeziehen

In diesem Kontext bedeutet Teamorientierung, die zur Problemlösung nötigen Kompetenzen einzubeziehen - und zwar ungeachtet hierarchischer und organisatorischer Trennlinien. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer mit genau dieser Problemstellung viel Erfahrung hat, sollte er unbedingt herangezogen werden. Durch die Gründung eines interdisziplinären Teams, das sich nur mit diesem einen Problem beschäftigt, wird die Last der Problemlösung von einem Einzelnen auf mehrere Mitarbeiter verteilt. Dieser Einzelne ist häufig der Projektleiter.

Dadurch wird entschieden mehr Intelligenz in die Lösung des Problems investiert als bei einem Einzelkämpfer. Dies ist meist auch nötig. Wäre die Lösung nämlich einfach, dann wäre mit höchster Wahrscheinlichkeit schon jemand darauf gekommen.

Der vielleicht wichtigste Nutzen der strukturierten, teamorientierten Problemlösung ist der kulturelle Wandel in der Organisation selbst: Verbreitet sich eine solche Vorgehensweise immer mehr, wird eine Kultur der Fehlerlösung innerhalb der Organisation etabliert. Problem- und Krisensituationen werden durch die strukturierte und rationale Vorgehensweise entmystifiziert und verlieren ihren Schrecken. Projektmitarbeiter und -teams, die erfolgreich Probleme lösen können, werden selbstbewusst und reagieren gelassen auf Störungen.

Der Problemlösungsprozess in fünf Schritten

Ein Problemlösungsprozess lässt sich in fünf Phasen unterteilen:

1. Phase: Das Problem beschreiben und erste Schritte einleiten