02
Dec 2016
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

So fördern Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter

Tipps zur Produktivitätssteigerung in Teams gibt es wie Sand am Meer, aber meist zielen sie auf den einzelnen Mitarbeiter bzw. die einzelne Mitarbeiterin ab. Diese können sich angesichts solcher Ratschläge oft nur ein müdes Lächeln abringen und antworten: "Ich würde ja gern produktiver arbeiten, aber die dauernden Besprechungen/ständigen Unterbrechungen/die E-Mail-Flut [setzen Sie einen beliebigen Störfaktor ein] erlauben mir das nicht."

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Zu selten setzen Produktivitätstipps bei den Führungskräften an. Dabei ist gerade an der Unternehmensspitze der Hebel am größten. Top-down hat man die meisten Möglichkeiten, eine Kultur der Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu verankern – zum einen, indem man mit gutem Beispiel vorangeht, zum anderen, indem man Mitarbeitern den Freiraum gibt, um wirklich produktiv zu arbeiten.

Im Folgenden stelle ich Ihnen einige Maßnahmen vor, mit denen Sie eine produktive Führung im Arbeitsalltag implementieren können; viele davon können auch Projektleiter in ihren Teams einsetzen:

Unterbrechungen minimieren

Ständige Unterbrechungen sind in meinen Augen der wichtigste Produktivitätskiller – ein Faktor, gegen den Mitarbeiter sich oft machtlos fühlen. Bei komplexen Wissensaufgaben führt bereits eine Unterbrechung von drei Minuten – etwa durch ein Telefonat – dazu, dass man zwei Minuten benötigt, um zu dem Punkt zurückzukehren, an dem man die Aufgabe unterbrochen hat. Summieren sich diese Störungen im Arbeitsalltag, kann der Zeitverlust bis zu 40% der Arbeitszeit ausmachen. (Quelle: Uni Bonn)

In der IT kennt man das Phänomen als "Thrashing". Dieses beschreibt – vereinfacht gesprochen – den Sachverhalt, wenn ein Betriebssystem mehr Zeit dafür aufwendet, von Aufgabe zu Aufgabe zu springen, als für die Ausführung der Aufgaben selbst. Durch den permanenten Kontextwechsel entstehen also Wechselkosten, die zu erheblichen Effizienzverlusten führen – bei der Maschine genau wie beim Menschen. (Quelle: California State University)

Hier können Sie steuernd eingreifen, indem Sie Rückzugsräume schaffen. Dies kann ganz wörtlich gemeint sein. Sie können etwa (Besprechungs-) Räume zur Verfügung stellen, die Mitarbeiter für einige Stunden ungestörter, konzentrierter Arbeit buchen können. Oder sie verankern ein einfaches System im Unternehmen, das signalisiert, wenn jemand nicht gestört werden darf. Ein solches Signal kann eine geschlossene Bürotür oder ein roter Wimpel auf dem Schreibtisch sein. Solche Maßnahmen sind extrem kostengünstig, aber sie müssen von der Führung respektiert und mitgetragen werden.

Bessere Meeting- und E-Mail-Kultur vorleben

Gerne werden in den Top-Listen der größten Zeiträuber Meetings und E-Mails als die Hauptübeltäter genannt.

Zum effizienteren Umgang mit Besprechungen können Führungskräfte einige simple Regeln einführen: Jedes Meeting hat einen klaren Zweck und eine klare Agenda, es wird pünktlich begonnen und pünktlich beendet. Sorgen Sie in Besprechungen, in denen Sie persönlich anwesend sind dafür, dass alle vorbereitet sind und ihre Hausaufgaben gemacht haben. Parallele Aktivitäten, wie E-Mails schreiben auf dem Smartphone, sollten abgeschafft werden – wer die Regel bricht, muss einen Euro in das "Ablenkungsschwein" werfen – ohne Ausnahmen.

Der Umgang mit E-Mails erscheint zunächst als ein Thema, mit dem der einzelne Mitarbeiter selbst fertig werden muss. Doch einige Vorgaben von oben können die Postfächer erheblich entlasten. Ich habe es beispielsweise zur Regel gemacht, dass eine E-Mail nur einen Empfänger im An-Feld hat. Je weniger Adressen zudem im CC-Feld stehen, desto weniger E-Mails kursieren im Unternehmen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Mitarbeitern nicht ständig das Gefühl vermittelt wird, sie müssten sich bei jeder Handlung beim Chef absichern und alle anderen auf CC nehmen.

Führen Sie durch Ziele

In vielen Unternehmen wird trotz Trends wie Vertrauensarbeitszeit und Home Office immer noch eine extreme Anwesenheitskultur gelebt: Ein "guter" Mitarbeiter ist einer, der morgens als erster am Schreibtisch sitzt und abends als letzter die Firma verlässt. Wenn dies von der Führungsetage als Maßstab für Beförderungen und Erfolg im Unternehmen honoriert wird, läuft etwas schief.

Definieren Sie stattdessen realistische (!) Ziele auf einer Makroebene und kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter. Den Weg zum Ziel sollten Sie Ihren Mitarbeitern so weit wie möglich freistellen. Messen Sie Ihre Teammitglieder am Output, nicht anhand ihrer Anwesenheitszeiten. Wenn Sie Ergebnisse belohnen und nicht Beschäftigung, dann entbinden Sie nicht nur sich selbst von mühsamem Mikromanagement, Sie schaffen auch die nötigen Freiräume, die Wissensarbeiter brauchen, um optimal arbeiten zu können.

Führungskräfte haben also verschiedenste Hebel, um ihre Mitarbeiter produktiver zu machen: Über die Verringerung von Unterbrechungen, eine sinnvolle Meeting- und E-Mail-Kultur bis hin zum Führen durch Ziele kann die Unternehmensführung verschiedenste Maßnahmen ergreifen, um die Produktivität spürbar zu fördern.

Das sind nur einige Denkanstöße, wie ein Unternehmen von oben die Weichen für mehr Effizienz und Produktivität stellen kann. Ganz nebenbei ist zu erwarten, dass die Mitarbeitermotivation steigt, der Krankenstand sinkt und die Fluktuation abnimmt.

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