Bottom-up/Top-down-Aufwandsschätzung

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bottom-up / top-down approach for effort estimation
Der Bottom-up/Top-down-Vorgehensansatz dient zur Ermittlung von Schätzungen im Projekt und ist streng am Projektstrukturplan (PSP) und dessen Planungseinheiten orientiert. Bottom-up werden – von den kleinsten Einheiten (Arbeitspaketen) des PSPs ausgehend – für jede Einheit Werte (Aufwand, Dauer, Kosten) erzeugt. Diese werden "nach oben" in alle PSP-Ebenen aufsummiert, so dass sich daraus ein Gesamtwert auf Projektebene erzeugt. Top-down wird nach vorher festgelegten Kriterien ein vorgegebenes Budget über die gesamte Struktur des PSPs "nach unten" verteilt, bis auch die kleinsten Einheiten ein Budget erhalten haben.
  • Planung von Projektenoder kleineren Planungseinheiten (Arbeitspaket, Projektphase, Teilprojekt, Produktoder Meilenstein).
  • Die Methode kann nach Bedarf innerhalb von Projektstrukturplänen kombiniert verwendet werden, um eine vollständige Planung auch in frühen Phasen des Projekts zu erhalten. So kann z.B. im Anschluss an eine Bottom-up-Schätzung aller konkret definierten Planungseinheiten das Restbudget top-down auf die Planungseinheiten (Teilprojekte) verteilen, die noch nicht im Detail geschätzt werden können.
  • Das Bottom-up/Top-down-Prinzip findet in unterschiedlichen Aufgabenstellungen Anwendung (Ökonomie, Marketing, Informatik, Prozesstheorie u.v.m).

Hier wird der Einsatz für die Schätzung von Aufwänden, Dauern und Kosten in Projekten beschrieben.

  • Die Methode stellt (in traditionell geplanten Projekten) eine systematische und vollständige Schätzung sicher, da der gesamte PSP abgearbeitet wird.
  • Die Möglichkeit der Kombination beider Prinzipien innerhalb eines Projektplans ermöglicht es, schon zu frühen Zeitpunkten ein Ergebnis für Aufwand oder Kosten zu erhalten.
  • Die Methode kann ebenfalls in hybriden Projekten auf einfache Weise angewendet werden, indem z.B. der PSP der traditionell geplanten Bereiche Bottom-up geschätzt wird und die agilen Komponenten Top-down (z.B. Produkt oder Release) aufgrund von Vergleichswerten oder Fixbudgets ergänzt werden.
  • Anhand einer Bottom-up-Schätzung sind Verdichtungen der Ergebnisse auf beliebigen Planungsebenen durch einfache Aufsummierung der Ergebnisse möglich.
  • Ein Einsatz der Methode in Projekten ist immer dann möglich, wenn Planungseinheiten in hierarchischen Strukturen vorliegen.
  • Ist das Backlog eines agilen Projekts in Form einer Story Map strukturiert, kann auch hier die Bottom-up/Top-down-Methode angewendet werden, allerdings nicht mit absoluten Größen, sondern mit relativen Schätzgrößen (z.B. Story Points).
  • Der Vorgehensansatz muss mit geeigneten Schätzmethoden (s. "Ergänzende und ähnliche Methoden") kombiniert angewandt werden, da er keine Methodik für die Durchführung der Schätzungen selbst beinhaltet.
  • Der Bottom-up Ansatz ist zeitaufwendig, da jedes einzelne Arbeitspaket betrachtet wird; mit der Größe des PSPs steigt auch der Ermittlungsaufwand.
  • Die Verteilung von Budgetteilen auf (grobe) Planungseinheiten ist fehleranfällig, insbesondere wenn keine Vergleichswerte oder Erfahrungen mit ähnlichen Projekten vorliegen.
  • Die zu schätzenden Planungseinheiten (zu erstellende Produkte, Arbeitspakete, Vorgänge o.ä.) müssen inhaltlich vollständig bekannt und klar abgegrenzt sein.
  • Eine hierarchische Struktur der Planungseinheiten (PSP, Story Map) muss vorhanden sein.
  • Für die Durchführung der Schätzungen müssen geeignete Schätzmethoden bekannt sein.
Kenntnisse der Projektkostenplanung und Aufwandsschätzungen sind erforderlich.
  • Planungseinheit (Arbeitspaket, Projektphase, Teilprojekt, Produktoder Meilenstein)
  • Struktur der Planungseinheiten (PSP, Phasenplan) mit allen hierarchischen Ebenen
  • Für die Schätzung notwendige Informationen (Inhalt, Rahmenbedingungen etc.) pro Arbeitspaket bzw. anderer Planungseinheit (für die Bottom-up-Ermittlung)
  • Budgetvorgabe für die Top-down-Vorgehensweise
  • Vergleichswerte oder Erfahrungswerte (etwa für den Einsatz der Prozentsatzmethode top-down)
  • Aufwand, Dauer bzw. Kosten pro Planungseinheit (Arbeitspaket, Projektphase, Teilprojekt, Produktoder Meilenstein), verdichtet über die vorhandenen Strukturebenen.
  • Aufwand, Dauer bzw. Kosten für das Gesamtprojekt (bottom-up)
  • Hilfsmittel zur Durchführung der Schätzungen (je nach Auswahl der geeigneten Schätzmethode)
  • Hilfsmittel zur Addition bzw. Verdichtung der Schätzwerte (Tabellenkalkulation oder Projektplanungssoftware empfehlenswert)

Die Bottum-up/Top-down-Methode basiert auf der Struktur der vorliegenden Projektplanung. Diese (z.B. der PSP) wird zunächst einer Prüfung unterzogen, um festzustellen welche Planungseinheiten bottom-up behandelt werden sollen und welche top-down bzw. ob eine Kombination daraus sinnvoll erscheint.

Danach werden die notwendigen Informationen für die jeweiligen Schätzungen (also Detailinformationen über Arbeitspakete, Vergleichsdaten aus ähnlichen Projekten etc.) den schätzenden Personen zur Verfügung gestellt und die Schätzungen durchgeführt. Welche Schätzmethode dabei zum Einsatz kommt, ist nicht vorgegeben.

Liegen die Schätzergebnisse vor, so werden die Daten den Planungseinheiten zugewiesen und über die Strukturebenen (Teilprojekte, Projektphasen etc.) verdichtet. Beim reinen Bottom-up-Ansatz werden die Gesamtwerte auf Projektebene errechnet und ausgewiesen.

Bild 1: Berechnung eines Budgets im PSP bottom-up

Bild 1: Berechnung eines Budgets im PSP bottom-up

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  • Die Bottom-up-Schätzung ist sehr gut geeignet, um zunächst eine...

Stark vereinfachte Anwendung

Für projektorientierte...

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Die Ansätze, komplexe Aufgabenstellungen sowohl vom Übergeordneten (Abstrakten) ausgehend schrittweise zu konkretisieren (Top-down) oder alternativ vom Untergeordneten (Konkreten) aus schrittweise zu verdichten (Bottom-up), sind in den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten etabliert und können keinem Erfinder zugeordnet werden. Als Planungsprinzipien sind sie etwa in der Programmentwicklung oder im Projektmanagement sehr weit verbreitet.
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