Projektstrukturplanung

English
Work Breakdown Structure (WBS)

Die Projektstrukturplanung dient der hierarchischen Gliederung des Projektgegenstands. Der Projektstrukturplan wird meist in Form einer Baumstruktur grafisch dargestellt.

Der Projektgegenstand wird z.B. nach objektorientierten oder funktionalen Kriterien in Teilprojekte, ggf. Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Ziel ist die Strukturierung in handhabbare und delegierbare Einheiten (Arbeitspakete), auf deren Basis im nächsten Schritt Aufwände geschätzt, Ressourcen zugeordnet und Terminpläne erstellt werden können. Eine eindeutige Codierung stellt eine klare Identifizierung der Elemente sicher.

Projektstrukturplanung

Projektstrukturplanung

English
Work Breakdown Structure (WBS)

Die Projektstrukturplanung dient der hierarchischen Gliederung des Projektgegenstands. Der Projektstrukturplan wird meist in Form einer Baumstruktur grafisch dargestellt.

Der Projektgegenstand wird z.B. nach objektorientierten oder funktionalen Kriterien in Teilprojekte, ggf. Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Ziel ist die Strukturierung in handhabbare und delegierbare Einheiten (Arbeitspakete), auf deren Basis im nächsten Schritt Aufwände geschätzt, Ressourcen zugeordnet und Terminpläne erstellt werden können. Eine eindeutige Codierung stellt eine klare Identifizierung der Elemente sicher.

Projektstrukturplanung

Einsatzmöglichkeiten

Die Projektstrukturplanung nimmt eine zentrale Stellung im Rahmen der Projektplanung ein, da sie als Bindeglied zwischen groben Planungsschritten und der Feinplanung fungieren kann.

In der Praxis wird die Methode häufig vernachlässigt. Dies ist vermutlich auch der Tatsache geschuldet, dass Projektstrukturpläne nicht standardmäßig in Projektmanagement-Software-Werkzeugen implementiert wurden, da hier die Aufmerksamkeit auf die Terminplanung mittels Balkenplänen gelegt wird.

Projektstrukturpläne eignen sich jedoch hervorragend, um den Projektumfang vollständig und übersichtlich darzustellen, ohne die zusätzlichen Komplexitätsebenen der Ressourcen- und Terminplanung sofort abzubilden. Oftmals bildet die Projektstrukturierung eine gute Möglichkeit, um den Projektinhalt erstmalig vollständig zu erfassen, indem das komplexe Vorhaben in leichter zu handhabende Aufgaben (Arbeitspakete) untergliedert wird.

Ergebnisse
  • Hierarchisch strukturierte, vollständige Auflistung aller inhaltlichen Elemente eines Projekts
  • Darstellung des Projektstrukturplans in Form eines Organigramms, einer Mindmap oder einer eingerückten Liste
Vorteile
Ein sorgfältiger Projektstrukturplan stellt sicher, dass keine wesentlichen Inhalte in der Planung vergessen werden.
Der Projektstrukturplan bietet eine vollständige Übersicht über den Projektgegenstand.
Die definierten Arbeitspakete bilden als delegierbare Einheiten die Grundlage für die Arbeitsteilung im Projekt.
Der Projektstrukturplan liefert als wichtigster und grundlegendster Plan die Basis für die Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung.
Einheitlich codierte Elemente erleichtern die Kommunikation im Projekt.
Der Projektstrukturplan bildet eine "stabile Bezugsgröße" im Projektverlauf, da er im Gegensatz zu z.B. Terminplänen in der Regel nur noch geringfügig angepasst wird.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Bei komplexen Projekten lässt sich das gesamte Projekt oft nicht in einem einzigen Projektstrukturplan übersichtlich abbilden.
Es sollte bereits ein ausreichend genauer Überblick über die Projektinhalte bestehen. Sehr vage Projekte, z.B. im F&E-Bereich, lassen sich oft nur schwer vollständig vorab abbilden.
Der zeitliche Aspekt der Projektplanung wird im Projektstrukturplan nicht abgebildet.
Die Zuordnung zu Ressourcen und ihren Auslastungen wird im Projektstrukturplan nicht abgebildet.
Voraussetzungen

(vorläufig) erteilter Projektauftrag

Qualifizierung

Für die Methode selbst ist keine besondere Qualifikation notwendig. Für die Erarbeitung in der Gruppe ist Moderationserfahrung vorteilhaft.

Benötigte Informationen
  • Vorgaben des Auftraggebers über verbindliche Strukturierungen
  • Für Branche oder Projektart übliche Standardstrukturen (z.B. Phasen nach HOAI bei Bauprojekten)
  • Bestehende Strukturen, zu denen der Strukturplan kompatibel sein muss, z.B. Kostenstruktur
  • Kenntnisse über Projektinhalte und -aktivitäten
  • ggf. grober Phasenplan
  • Ergebnisse der Umfeld-, Stakeholder- und Risikoanalyse sowie Zieldefinition
Benötigte Hilfsmittel
  • Einfachste Variante als Einzelperson: Papier und Stift
  • Erarbeitung im Team: Whiteboard oder Flipchart, Moderationskarten oder Haftnotizen, Stifte
  • Software zur Darstellung hierarchischer Strukturen (Baumdiagramm, Mind Map)
Herkunft

Die Herkunft der Methode ist unbekannt, jedoch findet sich die Projektstrukturplanung als zentrales Element in allen Projektmanagement-Richtlinien wieder.

Der PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan, legt jedoch größere Betonung auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. So ist nach PMBOK® Guide für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Nach ICB 3.0 bildet der Projektstrukturplan das Bindeglied zwischen der Grob- und Feinplanung. Die erarbeiteten Arbeitspakete dienen als Basis für die Erstellung der Ablauf- und Terminpläne. Projektstrukturpläne können nach Objekten, Funktionen/Aktivitäten oder Projektphasen untergliedert werden.

PRINCE2 beschreibt die Erstellung eines Produktstrukturplans, der sich aus den Lieferobjekten (Produkten) des Projekts zusammensetzt. Aus diesem wird ein Produktflussdiagramm abgeleitet. Ergänzt man das Produktflussdiagramm mit den notwendigen Aktivitäten zur Erstellung der Lieferobjekte erhält, man einen Terminplan.

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Legen Sie die Detailtiefe fest!

Bevor ein Projektstrukturplan erstellt wird, sollte unter allen Beteiligten Einigkeit über die Zielstellung und Detailtiefe des Planes herrschen.

Arbeiten Sie insbesondere Projektstrukturpläne, die grafisch dargestellt als Kommunikationsmittel im Projekt eingesetzt werden, nicht zu detailliert aus. Generell sollte ein grafischer Plan die Anzahl von ca. 50 Elementen nicht überschreiten.

Bei großen Projekten kann es sinnvoll sein, mehrere Strukturpläne für unterschiedliche Planungsebenen (z.B. nach Teilprojekten) zu erstellen.

Schritt 2: Bestimmen Sie das Gliederungsprinzip!

Projektstrukturpläne (PSP) können nach verschiedenen Prinzipien gegliedert werden. Um eine konsistente Gliederung zu gewährleisten, sollten Sie das Gliederungsprinzip vorab definieren.

Folgende Prinzipien finden in der Praxis Anwendung:

Objektorientierte Gliederung

Beispiel eines objektorientierten Projektstrukturplans

Bild 1: Beispiel eines objektorientierten Projektstrukturplans
Bild vergrößern

Die objektorientierte Gliederung orientiert sich am engsten am Projektgegenstand. Das Projekt wird nach Lieferobjekten untergliedert, die im Rahmen des Projekts erstellt werden. Ein objektorientierter Projektstrukturplan entspricht im Wesentlichen einem Produktstrukturplan.

Aktivitätenorientierte Gliederung

Beispiel eines aktivitätenorientierten Projektstrukturplans

Bild 2: Beispiel eines aktivitätenorientierten Projektstrukturplans
Bild vergrößern

Die aktivitätenorientierte Gliederung ist ein oftmals intuitiver Gliederungsansatz. Er strukturiert die Aktivitäten, die ihm Rahmen eines Projekts durchzuführen sind.

Phasenorientierte Gliederung

phasenorientierter Projektstrukturplan

Bild 3: phasenorientierter Projektstrukturplan
Bild vergrößern

Liegt bereits ein Phasenplan vor, können die definierten Phasen die oberste Gliederungsebene im Projektstrukturplan bilden. Die folgenden Gliederungsebenen sollten Teilaufgaben und Arbeitspakete enthalten, die sich an Objekten oder Funktionen orientieren.

Gliederung nach Teilprojekten

Eine Besonderheit bei der Gliederung bilden Teilprojekte: Wurden bereits vor der Projektstrukturierung Teilprojekte definiert, können diese als oberste Gliederungsebene im Projektstrukturplan verwendet werden. Umgekehrt lassen sich oft aus den Elementen der obersten Gliederungsebene des Projektstrukturplans Teilprojekte ableiten.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Phasen-Meilenstein-Planung

Reduzieren Sie Komplexität schnell und einfach, indem Sie Ihr Projekt in Phasen einteilen. Sie erhalten eine übersichtliche, grafische Darstellung des zeitlichen Projektverlaufs und können diese als Basis für detailliertere Planungsschritte verwenden.

Fachartikel zur Methode

Der Projektstrukturplan (PSP) leistet bei Projektplanung und -durchführung wertvolle Dienste. Er bietet Projektmanagern eine gute Möglichkeit, dem Projekt eine von allen akzeptierte Struktur zu geben und es professionell zu visualisieren.
Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, gibt es verschiedene Herangehensweisen, z.B. nach PMBoK oder PRINCE2. Solche Vorgehen sind jedoch oft für kleine Projekte zu aufwändig.
Wozu noch einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, wenn ohnehin alles klar ist? So denkt mancher kreative Praktiker und schreitet hemdsärmelig zur Tat.
Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr.
Wer danach fragt, wie groß ein Arbeitspaket idealerweise sein sollte, erhält als Antwort oft eine absolute Angabe in Personentagen.

Persönliche Erfahrungen und das Wissen von Mitarbeitern sind wertvoll. Um sie unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, verwenden große Unternehmen Wissensmanagementsysteme. Für kleine Unternehmen ist der damit verbundene Aufwand aber zu hoch.

Für eine übersichtliche Darstellung von Projektstrukturen sind Baumdiagramme besonders gut geeignet.
Der MindManager von Mindjet ist ein hilfreiches Tool, um den Projektplaner bei der Erstellung eines Projektstrukturplans zu unterstützen.

Aufgabengebiete

Download PDFDownload PDF

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
1 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 19
Kommentare 1

Alle Kommentare (1)

Guest

Super, die Struktur und Aufbau begeistern mich, hier finde ich alle Informationen übersichtlich zusammengestellt. Ich hoffe, die Methodenbeschreibung wird weiter ausgebaut, werde bestimmt öfter hier nachschauen.