Projektstrukturplanung

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Work Breakdown Structure (WBS)

Die Projektstrukturplanung dient der hierarchischen Gliederung des Projektgegenstands. Der Projektstrukturplan wird meist in Form einer Baumstruktur grafisch dargestellt.

Der Projektgegenstand wird z.B. nach objektorientierten oder funktionalen Kriterien in Teilprojekte, ggf. Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Ziel ist die Strukturierung in handhabbare und delegierbare Einheiten (Arbeitspakete), auf deren Basis im nächsten Schritt Aufwände geschätzt, Ressourcen zugeordnet und Terminpläne erstellt werden können. Eine eindeutige Codierung stellt eine klare Identifizierung der Elemente sicher.

Die Projektstrukturplanung nimmt eine zentrale Stellung im Rahmen der Projektplanung ein, da sie als Bindeglied zwischen groben Planungsschritten und der Feinplanung fungieren kann.

In der Praxis wird die Methode häufig vernachlässigt. Dies ist vermutlich auch der Tatsache geschuldet, dass Projektstrukturpläne nicht standardmäßig in Projektmanagement-Software-Werkzeugen implementiert wurden, da hier die Aufmerksamkeit auf die Terminplanung mittels Balkenplänen gelegt wird.

Projektstrukturpläne eignen sich jedoch hervorragend, um den Projektumfang vollständig und übersichtlich darzustellen, ohne die zusätzlichen Komplexitätsebenen der Ressourcen- und Terminplanung sofort abzubilden. Oftmals bildet die Projektstrukturierung eine gute Möglichkeit, um den Projektinhalt erstmalig vollständig zu erfassen, indem das komplexe Vorhaben in leichter zu handhabende Aufgaben (Arbeitspakete) untergliedert wird.

  • Ein sorgfältiger Projektstrukturplan stellt sicher, dass keine wesentlichen Inhalte in der Planung vergessen werden.
  • Der Projektstrukturplan bietet eine vollständige Übersicht über den Projektgegenstand.
  • Die definierten Arbeitspakete bilden als delegierbare Einheiten die Grundlage für die Arbeitsteilung im Projekt.
  • Der Projektstrukturplan liefert als wichtigster und grundlegendster Plan die Basis für die Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung.
  • Einheitlich codierte Elemente erleichtern die Kommunikation im Projekt.
  • Der Projektstrukturplan bildet eine "stabile Bezugsgröße" im Projektverlauf, da er im Gegensatz zu z.B. Terminplänen in der Regel nur noch geringfügig angepasst wird.
  • Bei komplexen Projekten lässt sich das gesamte Projekt oft nicht in einem einzigen Projektstrukturplan übersichtlich abbilden.
  • Es sollte bereits ein ausreichend genauer Überblick über die Projektinhalte bestehen. Sehr vage Projekte, z.B. im F&E-Bereich, lassen sich oft nur schwer vollständig vorab abbilden.
  • Der zeitliche Aspekt der Projektplanung wird im Projektstrukturplan nicht abgebildet.
  • Die Zuordnung zu Ressourcen und ihren Auslastungen wird im Projektstrukturplan nicht abgebildet.
(vorläufig) erteilter Projektauftrag
Für die Methode selbst ist keine besondere Qualifikation notwendig. Für die Erarbeitung in der Gruppe ist Moderationserfahrung vorteilhaft.
  • Vorgaben des Auftraggebers über verbindliche Strukturierungen
  • Für Branche oder Projektart übliche Standardstrukturen (z.B. Phasen nach HOAI bei Bauprojekten)
  • Bestehende Strukturen, zu denen der Strukturplan kompatibel sein muss, z.B. Kostenstruktur
  • Kenntnisse über Projektinhalte und -aktivitäten
  • ggf. grober Phasenplan
  • Ergebnisse der Umfeld-, Stakeholder- und Risikoanalyse sowie Zieldefinition
  • Hierarchisch strukturierte, vollständige Auflistung aller inhaltlichen Elemente eines Projekts
  • Darstellung des Projektstrukturplans in Form eines Organigramms, einer Mindmap oder einer eingerückten Liste
  • Einfachste Variante als Einzelperson: Papier und Stift
  • Erarbeitung im Team: Whiteboard oder Flipchart, Moderationskarten oder Haftnotizen, Stifte
  • Software zur Darstellung hierarchischer Strukturen (Baumdiagramm, Mind Map)

Schritt 1: Legen Sie die Detailtiefe fest!

Bevor ein Projektstrukturplan erstellt wird, sollte unter allen Beteiligten Einigkeit über die Zielstellung und Detailtiefe des Planes herrschen.

Arbeiten Sie insbesondere Projektstrukturpläne, die grafisch dargestellt als Kommunikationsmittel im Projekt eingesetzt werden, nicht zu detailliert aus. Generell sollte ein grafischer Plan die Anzahl von ca. 50 Elementen nicht überschreiten.

Bei großen Projekten kann es sinnvoll sein, mehrere Strukturpläne für unterschiedliche Planungsebenen (z.B. nach Teilprojekten) zu erstellen.

Schritt 2: Bestimmen Sie das Gliederungsprinzip!

Projektstrukturpläne (PSP) können nach verschiedenen Prinzipien gegliedert werden. Um eine konsistente Gliederung zu gewährleisten, sollten Sie das Gliederungsprinzip vorab definieren.

Folgende Prinzipien finden in der Praxis Anwendung:

Objektorientierte Gliederung

Beispiel eines objektorientierten Projektstrukturplans
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Die Herkunft der Methode ist unbekannt, jedoch findet sich die Projektstrukturplanung als zentrales Element in allen Projektmanagement-Richtlinien wieder.

Der PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan, legt jedoch größere Betonung auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. So ist nach PMBOK® Guide für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Nach ICB 3.0 bildet der Projektstrukturplan das Bindeglied zwischen der Grob- und Feinplanung. Die erarbeiteten Arbeitspakete dienen als Basis für die Erstellung der Ablauf- und Terminpläne. Projektstrukturpläne können nach Objekten, Funktionen/Aktivitäten oder Projektphasen untergliedert werden.

PRINCE2 beschreibt die Erstellung eines Produktstrukturplans, der sich aus den Lieferobjekten (Produkten) des Projekts zusammensetzt. Aus diesem wird ein Produktflussdiagramm abgeleitet. Ergänzt man das Produktflussdiagramm mit den notwendigen Aktivitäten zur Erstellung der Lieferobjekte erhält, man einen Terminplan.

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Super, die Struktur und Aufbau begeistern mich, hier finde ich alle Informationen übersichtlich zusammengestellt. Ich hoffe, die Methodenbeschreibung wird weiter ausgebaut, werde bestimmt öfter hier nachschauen.
vor 2 Jahre 7 Wochen Birgit Jeske-Amartey
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