Die Arbeit mit dem Risikokatalog wird nicht durch einen immer wieder gleich ablaufenden Prozess definiert, vielmehr können die im Folgenden beschriebenen Schritte auch jeweils für sich allein durchgeführt werden.

Schritt 1: Legen Sie die Kategorien fest!

Für ein effizientes Arbeiten mit einer umfangreichen Liste von Risikoereignissen ist es unbedingt erforderlich, diese zu strukturieren. Die Strukturierung ist zugleich ein wesentlicher Bestandteil der Anpassung des Risikokatalogs an das jeweilige Projektumfeld, z.B. die Branche oder die Projektart.

Beginnen Sie zunächst mit nur einer Ebene von Kategorien. Wenn die Anzahl der Risikoereignisse innerhalb einer Kategorie zu hoch wird, können Sie eine zweite Ebene von Unterkategorien definieren. Als Bezeichnungen für die Kategorien finden sich in der Praxis unterschiedliche Begriffe wie z.B. "Risikofeld", "Risikoart", "Risikotyp" oder "Risikobereich". Wenn Sie nicht einfach beim Begriff "Risikokategorie" bleiben wollen, sollten Sie für die oberste Ebene einen Begriff verwenden, der die Allgemeinheit dieser Kategorisierung zum Ausdruck bringt, wie z.B. "Risikofeld".

Grundsätzlich sind drei inhaltliche Ausrichtungen der Kategorisierung möglich: Nach Risikoursache, nach Managementdisziplin oder nach Risikoauswirkung. Eine Kategorisierung nach Risikoauswirkungen, also z.B. "Verzögerung", "Budgetüberschreitung", "Nichterfüllung des Leistungsumfang" usw. scheint zwar auf den ersten Blick intuitiv, ist aber nicht zu empfehlen, da die meisten Risikoereignisse mehr als eine Auswirkung haben und demgemäß in mehreren Kategorien aufgeführt werden müssten. In einer stark arbeitsteilig spezialisierten Umgebung kann eine Kategorisierung nach Managementdisziplinen bzw. Zuständigkeitsbereichen sinnvoll sein, wie z.B. "Qualitätsmanagement", "Produktion", "Vertrieb" usw. Am weitesten verbreitet und als erster Ansatz zu empfehlen ist die Kategorisierung nach übergeordneten Risikoursachen wie z.B. "Technik", "Finanzierung", "Markt", "Ressourcen" usw. Für das Zusammenstellen der Kategorien kann ein Risikostrukturplan hilfreich sein, wie er beispielhaft in Bild 1 gezeigt wird.

Bild 1: Einfacher Risikostrukturplan mit zweistufiger Kategorisierung (Prinzipskizze).
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Schritt 2: Legen Sie die Skalen für die Risikobewertung fest!

Aus einem Risikoereignis wird ein Risiko, wenn es hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet wurde. Das Produkt aus diesen beiden Bewertungen dient dazu, die Risiken untereinander zu priorisieren. Allerdings können diese beiden Größen meist nicht exakt ermittelt, sondern nur abgeschätzt werden. Deshalb ist es üblich, hier geeignete Stufenskalen zu definieren, z.B. dreistufige Skalen sowohl für Eintrittswahrscheinlichkeit als auch für die Auswirkung mit den Werten: "gering", "mittel" und "hoch". Aus den möglichen Kombinationen können dann Prioritäten für das Risiko abgeleitet werden. Tabelle 1 zeigt ein Beispiel für die Priorisierung von Risiken, die mit jeweils dreistufigen Skalen für Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet werden.

Dreistufige Skalen sind einerseits schnell in der Anwendung, andererseits erlauben sie keine feine Differenzierung. Allerdings können zu feine Skalen eine nicht vorhandene Genauigkeit vortäuschen. Ein bewährter Kompromiss sind fünfstufige Skalen.

Für die Übertragung der Skalen auf quantitative Wahrscheinlichkeitswerte oder monetäre Schadenshöhen können keine allgemeingültigen Regeln angegeben werden. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, Risiken, deren Eintrittswahrscheinlichkeit einen bestimmten Grenzwert überschreitet (z.B. 60%) nicht mehr als Risiko, sondern als mit Sicherheit eintreffendes Ereignis zu behandeln. Die Möglichkeit, dass dieses Ereignis nicht eintritt, kann dann ggf. als Chance mit einer entsprechend niedrigeren (z.B. 40%) Eintrittswahrscheinlichkeit behandelt werden. Für die Quantifizierung der Auswirkung wird häufig eine nicht lineare, z.T. sogar logarithmische Skalierung verwendet. Dabei steigt die maximale Schadenshöhe pro Stufe z.B. um den Faktor 10 (gering=1.000 Euro, mittel= 10.000 Euro, hoch=100.000 Euro).