Die Performance von Prozessen und Produkten ist stets eine Momentaufnahme und unterliegt stetigem Wettbewerb. Wer sich nicht kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, wird bald den gestiegenen Anforderungen des Marktes nicht mehr genügen. Dies betrifft genauso die intern gemessene Qualität von Prozessen: Sind diese nicht optimal, gefährdet dies den wirtschaftlichen Erfolg.

Einer erfolgreichen Prozessoptimierung geht immer eine gute Problemformulierung voran. Diese versucht, alle maßgeblichen Einflussfaktoren und Zielgrößen eines Prozesses zu identifizieren und zu gewichten. Shainin etablierte mit seinem Konzept der "Red X" bzw. dem Prinzip der "wenigen wichtigen und der vielen unbedeutenden Einflussgrößen" ("the vital few and trivial many") eine Methode, die dem Pareto-Prinzip ähnelt. Mittels dieser Methode kann strukturiert eine Vorauswahl der wichtigsten Einflussgrößen auf eine Zielgröße hin erfasst werden. Ist dies geschehen, können weitere Methoden aus dem Shainin-Werkzeugkasten (Bild 6) eingesetzt werden, um je nach Problemstellung die Ursachensuche zu optimieren.

Bild 1 zeigt Zusammenhänge und mögliche Abläufe für die Anwendung der Shainin-Methodik auf. In dieser Methodenbeschreibung werden die ersten Schritte bis zum Einsatz der ersten Methoden zur Identifikation von Fehlerursachen dargestellt.

Der Einstieg in die eigentliche Problemformulierung erfolgt mit Zeitreihendiagrammen in "Schritt 4: Analysieren Sie Zeitreihen und Streuungskarten!". Aus typischen Verlaufsmustern in den Streuungskarten werden Rückschlüsse auf die Art der Einflussfaktoren gezogen.

Dies liefert wertvolle Einsichten in die Art des Problemauftretens. Anschließend werden Schritt für Schritt mit weiteren Methoden die möglichen Ursachen eingeengt bis schließlich die Kernursachen identifiziert sind.

Die folgenden Schritte beschreiben die grundsätzliche Herangehensweise, um mit den Methoden von Shainin (und weiteren Methoden des Qualitätsmanagements) konkrete Qualitätsprobleme zu lösen oder einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterstützen. Da sowohl die möglichen Anwendungsfälle als auch die zur Verfügung stehenden Werkzeuge und Methoden sehr vielfältig sind, können im Folgenden nur der Rahmen des Vorgehens beschrieben und Optionen für konkrete Maßnahmen aufgezeigt werden.

Schritt 1: Klären Sie Auftrag und Zielvorstellung!

Die Anwendung der Shainin-Methodik setzt einen (Projekt-)Auftrag voraus, da sie längerfristig umgesetzt wird und Ressourcen benötigt. Entwerfen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, Sponsor und Auftraggeber einen übersichtlichen, auf das Wesentliche beschränkten Business Case, um die Notwendigkeit Ihres Unterfangens zu unterstreichen. Methodische Alternativen sind der Toyota A3 Report oder der Project Canvas. Leitgedanken hierfür sind unter anderem:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr / Projekt Ihre Aufgabe
• Definieren Sie Ihre Ziele und den Zweck Ihres Unterfangens
• Beschreiben Sie den Nutzen für Ihre Organisation
• Adressieren Sie die Risiken, um diese frühestmöglich zu überwachen
• Grenzen Sie Ihr Unterfangen ab. Was ist Teil der Aufgabe und was nicht?
• Wer ist in Ihrem Team und wer hat welche Aufgabe, Rolle?
• Wie überprüfen Sie Ihren Erfolg? Wie ist er messbar?

Sie können z.B. die Methoden Business Case, Project Canvas oder A3-Report verwenden, um Ihren Auftrag zu spezifizieren und abzusichern.