Dieser Abschnitt beschreibt die Definition und das erstmalige Ausfüllen einer Project Canvas in Form eines Projektstartworkshops. Verwenden Sie hierzu ergänzend die Methode "Workshop". Die Verwendung für andere Einsatzbereiche wird im Abschnitt "Varianten" (s.u.) skizziert.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Project Canvas!

Wenn das Projektmanagement-Handbuch Ihrer Organisation bereits eine Project-Canvas-Vorlage zur Verfügung stellt, genügt es, sich mit den einzelnen Blöcken vertraut zu machen und bereits ausgearbeitete Beispiele als Anregung zu analysieren.

Gibt es für die Anwendung einer Project Canvas noch keine Vorgaben, können Sie eine der allgemein verfügbaren Vorlagen (s.u. "Weitere Informationen") verwenden, diese an Ihre Bedürfnisse anpassen oder eine eigene Canvas entwickeln.

Stellen Sie sich dabei folgende Leitfragen:

• Wer wird mit der Project Canvas arbeiten?
• Wem wird die Project Canvas präsentiert?
• Was ist der zentrale Informationsbedarf dieser Personen?

Mögliche Informationsblöcke einer Project Canvas

Identifizieren Sie zunächst die möglichen Informationsblöcke. Im Folgenden werden typische Blöcke vorgestellt und kurz beschrieben. Kurze Empfehlungen helfen Ihnen, die Relevanz für Ihr Projekt zu bestimmen. Die Priorität der für ein Projekt relevanten Themenblöcke hängt ab von Projektart, Branche und Projektumfeld. Es kann deshalb nicht die eine Project Canvas für alle Projekt geben. Bei einer Produktentwicklung werden die neuen Funktionen im Fokus stehen, bei der Durchführung einer Großveranstaltung hingegen evtl. die Werbekampagne.

Header

Jede Canvas benötigt unbedingt ein Minimum an Stammdaten des beschriebenen Inhalts. Hierzu gehören:

• Art der Canvas – in diesem Fall: "Project Canvas"
• Eindeutige Bezeichnung des betrachteten Management-Objekts – in diesem Fall: Name und ID des Projekts
• Datum der Erstellung

Weitere Stammdaten können erforderlich sein, z.B. die Ersteller der Canvas oder die Trägerorganisation des Projekts.

Stakeholder / Projektorganisation / Team

Meist an erster Stelle in einer Project Canvas werden die Rollen und Personen benannt, die für das Projekt verantwortlich sind. Es kann sinnvoll sein, diesen Block aufzuteilen, z.B. in Projektorganisation und Stakeholder des Umfelds. Großen Einfluss auf die Gestaltung dieses Blocks hat, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt.

Häufig aufgeführte Rollen sind:

• Entscheidende Rollen: Auftraggeber / Lenkungsausschuss / Benutzervertreter / Lieferantenvertreter
• Steuernde Rollen: Projektmanager / Teilprojektleiter / Teammanager
• Unterstützende Rollen: Projektunterstützung / Projektassistenz
• Sichernde Rollen: Projektcontrolling / Projektsicherung / Qualitätssicherung

Die Angabe der Projektorganisation kann in Form einer einfachen Liste oder eines Organigramms erfolgen.

Ziele

Die Angabe von Projektzielen ist typisch vor allem im deutschen Sprachraum und für Projektmanagement gemäß IPMA. Im angloamerikanischen Raum liegt der Fokus auf dem Output des Projekts, d.h. den Liefergegenständen (PMBOK® Guide) bzw. Projektendprodukt und Produkten (PRINCE2®). Bei PRINCE2® tritt an Stelle des Ziels der erwartete Nutzen des Projekts (s.u.).

Wenn Sie zur Projektdefinition das Konzept der Projektziele verwenden, dann achten Sie darauf, diese SMART zu formulieren und klar zu priorisieren.

Gründe / Optionen

Die Angabe von Gründen, warum ein Projekt angestoßen wurde, und von Handlungsoptionen alternativ zum betrachteten Projekt ist typisch für das angloamerikanische Projektmanagement, insbesondere bei PRINCE2®. Gründe sind dabei Fakten, die in der Vergangenheit liegen, z.B. der Umsatzrückgang eines Unternehmens, das Entstehen einer neuen Gesetzeslage oder das Auftreten eines neuen Wettbewerbers.

Optionen sind mögliche Reaktionen auf die erkannten Gründe, z.B. verschiedene Projekte und insbesondere die Fortschreibung des Status quo, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird.

Es kann sein, dass Sie hierfür zwei getrennte Blöcke benötigen.

Nutzen / Business Case / Strategiebeitrag

Anstelle der Zieldefinition tritt bei PRINCE2® der durch das Projekt angestrebte Nutzen für die Trägerorganisation. Dort ist der Nutzen eine der sechs Steuerungsgrößen im Projekt. Im PMBOK® Guide Fifth Edition wird einleitend auf den Business Case Bezug genommen, der dem Projekt zugrunde liegt, allerdings wird er bei der Projektdurchführung nicht weiter berücksichtigt. In der IPMA ICB 4.0 befasst sich das Competence Area "Perspective" mit dem Strategiebeitrag des Projekts und der Einbindung in die Governance der Trägerorganisation.

Die Inhalte dieses Blocks werden meist in Form einfacher Stichpunkte dargestellt. Unbedingt erforderlich ist, dass der Nutzen messbar beschrieben wird. Dies muss nicht unbedingt in monetären Einheiten erfolgen, auch geeignete Kennzahlen (z.B. Erhebung der Mitarbeiterzufriedenheit auf einer Skala von 1 bis 5) können Nutzen quantifizieren.

Liefergegenstände / Projektendprodukt / Leistungsumfang

Grundsätzlich alle PM-Systeme fordern die Angabe und Spezifikation der zu erstellenden Werke eines Projekts. Allerdings unterscheiden sie sich in Nomenklatur und Verständnis, wie der Leistungsumfang eines Projekts beschrieben und spezifiziert wird. Im einfachsten Fall ist dies ein Produktstrukturplan, der für die Canvas in etwa die ersten beiden Ebenen umfasst.

Für die Project Canvas sollte der Leistungsumfang des Projekts möglichst prägnant benannt werden.

Anforderungen / Qualitätskriterien

Ergänzend zur Benennung des Leistungsumfangs sollte eine Canvas auch die Kriterien benennen, nach denen der Kunde die Projektergebnisse bewertet. Dies sind letztendlich die Abnahmekriterien für das Projekt als Ganzes.

Dieser Block kann unterschiedliche Priorität haben. Wenn der Projektgegenstand bereits sehr klar definiert ist, dann können die Qualitätskriterien in den Block "Leistungsumfang" integriert werden. Wenn es noch nicht möglich ist, die Liefergegenstände zu spezifizieren, kann der Block "Anforderungen" am Anfang sogar an dessen Stelle treten.

Lösungsansatz

Je nach Innovationsgrad und Komplexität des Projekts ist es relevant, das gewählte Vorgehen zu charakterisieren. Typische Angaben zum Lösungsansatz sind, ob bestimmte Komponenten selbst neu entwickelt, von Auftragnehmern entwickelt oder auf dem Markt gekauft werden. Hier ist auch der Platz, den Einsatz neuer Materialien oder Produktionsverfahren (z.B. 3D-Druck statt Fräsen) anzugeben. Bei einem "Routineprojekt" mit einem Standardvorgehen ist dieser Block evtl. nicht für die Canvas erforderlich.

Kosten / Budget / Finanzierung

Je nach Anforderung der Trägerorganisation und der Entscheider sind sehr unterschiedliche Darstellungsweisen für die finanziellen Aspekte eines Projekts erforderlich. Ggf. muss dieser Block in zwei (z.B. Kosten und Finanzierung) oder sogar mehr Blöcke aufgeteilt werden.

Die einfachste Darstellung umfasst folgende Zahlen:

• geschätzte Projektkosten (ggf. mit Angabe der Unsicherheit)
• genehmigter finanzieller Puffer
• bereitgestelltes Änderungsbudget
• bereitgestelltes Risikobudget

Risiken und Chancen

Projekte sind eine Prognose in die Zukunft und zeichnen sich deshalb durch Unsicherheit aus. Unsicherheiten können sowohl Bedrohungen als auch Chancen darstellen. Für eine Beurteilung des Projekts ist die Kenntnis der wichtigsten Unsicherheiten, insbesondere der wichtigsten Risiken bedeutsam.

Für Risiken und Chancen gibt es verschiedene Darstellungsmöglichkeiten. Eine weit verbreitete und intuitiv verwendbare Visualisierung von Risiken ist die sogenannte Risikomatrix. Aber auch einfache Listen für Risiken und Chancen sind eine gute Darstellungsform.

Termine / Meilensteine / Roadmap

Die geplanten Termine für Beginn und Ende des Projekts, eine etwaige Phaseneinteilung und zentrale Meilensteine runden die Canvas ab und geben den Betrachtern wichtige Orientierung. Eine oft verwendete Darstellung ist ein über die ganze Breite der Canvas gehender Zeitstrahl, der die Roadmap des Projekts visualisiert.

Schritt 2: Bereiten Sie die Project Canvas vor!

Nehmen Sie sich unbedingt die notwendige Zeit, um die Canvas vor dem Workshop in geeigneter Weise vorzubereiten! Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Sie können mit dicken Permanentmarkern die Canvas z.B. auf zwei Bögen Packpapier aufzeichnen, die Sie mit Klebeband zu einem großen Plakat zusammengeklebt haben. Befestigen Sie dann dieses Plakat mit Kreppband an der Wand (Achtung: Testen Sie vorab, dass die verwendeten Filzstifte nicht durch das Packpapier hindurch die Wand verschmutzen!).

Eine weitere Möglichkeit ist, mit Papierbögen der Größe DIN A3 oder DIN A2 die einzelnen Blöcke darzustellen (Überschriften, evtl. vorbereitete Tabellen oder Diagramme) und diese dann auf Pinnwänden zur Canvas zusammenzustellen.

Wenn Sie die technischen Möglichkeiten haben, können Sie die Canvas auch mit einem Präsentationsprogramm erstellen (oder eine fertige Vorlage verwenden) und diese dann großformatig (min. DIN A2, besser DIN A0) ausdrucken.