Uncertainty Mapping

Uncertainty Mapping ist ein visuelles Denkwerkzeug zur Behandlung von Unsicherheiten in anspruchsvollen Projekten. Die Projektbeteiligten beleuchten in einem strukturierten Dialog alle Facetten von Projektunsicherheiten. Dabei unterscheiden sie insbesondere tatsächliche Unsicherheiten von Situationen, die lediglich ein Gefühl der Unsicherheit hervorrufen. Beides beeinflusst das Projekt – aber auf sehr unterschiedliche Art. Die durch Uncertainty Mapping gewonnenen Erkenntnisse sind wertvoller Input für Projektplanung und Risikomanagement.

Methode Uncertainty Mapping

Uncertainty Mapping

Uncertainty Mapping ist ein visuelles Denkwerkzeug zur Behandlung von Unsicherheiten in anspruchsvollen Projekten. Die Projektbeteiligten beleuchten in einem strukturierten Dialog alle Facetten von Projektunsicherheiten. Dabei unterscheiden sie insbesondere tatsächliche Unsicherheiten von Situationen, die lediglich ein Gefühl der Unsicherheit hervorrufen. Beides beeinflusst das Projekt – aber auf sehr unterschiedliche Art. Die durch Uncertainty Mapping gewonnenen Erkenntnisse sind wertvoller Input für Projektplanung und Risikomanagement.

Methode Uncertainty Mapping

Einsatzmöglichkeiten

  • Zur Vorbereitung und beim Start von anspruchsvollen Projekten oder anderen Vorhaben gibt Uncertainty Mapping wichtige Hinweise für die Projektplanung: es wird deutlich, an welchen Unsicherheiten aktiv gearbeitet werden kann und welche Unsicherheiten durch das Risikomanagement zu behandeln sind.
  • Nach Erreichen von wichtigen Etappenzielen (z.B. Meilensteinen oder Sprintergebnissen): zum Review und zur Vorbereitung der nächsten Etappe
  • Zur Überprüfung und ggf. Neuausrichtung eines ineffizienten Risikomanagements, z.B. wenn im Laufe eines Projekts die Risikoliste sehr lang und unübersichtlich geworden ist.
  • Zur selbstständigen Reflektion im Vorfeld eines anspruchsvollen Arbeitspakets oder einer anderen herausfordernden Aufgabenstellung

 

Ergebnisse
  • Visualisierung von Unsicherheiten (und deren Arten) auf einer Seite
  • Tieferes und gemeinsames Projektverständnis aller Beteiligten
  • Liste von Unsicherheiten als Input für Projektplanung und Risikomanagement
Vorteile
Einfacher, intuitiver und dennoch professioneller Zugang zum schwierigen Thema "Unsicherheiten im Projekt"
Die Methode fördert gedankliche Klarheit: Unsicherheit, Unwissen, Unklarheit, Mangel an Übung, Mangel an Informationen u.a.m. werden sauber auseinandergehalten.
Fehlannahmen der Projektakteure im Vorfeld des Projekts werden ersichtlich. Missverständnisse können so besprochen und frühzeitig ausgeräumt werden. Die Akteure gewinnen dadurch ein besseres Verständnis vom Projekt.
Der entspannte Dialog und die sachorientierte Informationsanalyse bewirken, dass auch unterschiedliche Sichtweisen und gegensätzliche Meinungen offen besprochen werden. Dies fördert das kollegiale Miteinander und hat positive Auswirkung auf das Teambuilding.
Der formalisierte Gesprächsablauf gewährleistet, dass alle Teilnehmenden gleichermaßen Raum bekommen, ihre Gedanken zu äußern. Gesprächsschranken organisationaler Hierarchien werden überwunden.
Kommunikation wird verbessert: durch die Einfachheit der Methode – insbesondere natürliche Sprache und intuitiv verständliche Metaphern – reden Beteiligte aller Disziplinen und Hierarchieebenen über die gleichen Dinge und weniger aneinander vorbei.
Sofort einsetzbar: kein Training und kaum Vorbereitung erforderlich
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Methode dient lediglich der Identifikation und Kategorisierung von Unsicherheiten. Diese müssen in weiteren Schritten berücksichtigt und behandelt werden.
Voraussetzungen
  • Je vollständiger bzw. vielfältiger die Perspektiven der Beteiligten sind, desto kompletter und zutreffender wird auch das Bild der Projektunsicherheiten.
  • Die Teilnehmenden verfolgen keine Hidden Agenda, sondern sind bereit, ihre Ansichten und Perspektiven offen zu kommunizieren.
  • Der Workshop findet in einer Umgebung statt, die während der gesamten Durchführung frei von externen Störungen ist.
Qualifizierung

Zumindest eine Person ist mit den Grundsätzen und dem Ablauf des Verfahrens vertraut. Diese Person moderiert das Uncertainty Mapping und achtet auf die Einhaltung der im Folgenden beschriebenen Regeln.

Benötigte Informationen
  • Sachkenntnisse und andere Kenntnisse der Teilnehmenden in ihren jeweiligen Bereichen (z.B. Kenntnis der Organisation, des Projektumfelds, technischer und kultureller Aspekte usw.)
  • Bestehende Projektdokumente, z.B. Project Canvas, Projektauftrag, Entwurf des Business Cases
Benötigte Hilfsmittel

Für die Anwendung in einem physischen Raum:

  • Whiteboard (alternativ: Pinnwand oder großformatiger Ausdruck der Uncertainty-Map-Vorlage)
  • Haftzettel oder Kärtchen, Stifte

Für die Anwendung online:

  • Virtuelles Whiteboard, optimal mit Online-Vorlagen-Set für das Uncertainty Mapping
  • Konferenztool für Online-Workshops

Die Uncertainty-Map-Vorlage ist unter einer Creative-Commons-Lizenz kostenfrei bei der Innovationsgemeinschaft Over the Fence erhältlich (https://overthefence.com.de/tools). Over the Fence stellt auch Vorlagen für Online-Workshops zur Verfügung.

Herkunft

Uncertainty Mapping wurde im Rahmen der Innovationsgemeinschaft Over the Fence entwickelt und in hunderten Projekten erprobt. Umfassend beschrieben wird Uncertainty Mapping in: Habermann, Frank und Schmidt, Karen: Hey, nicht so schnell! – Wie du durch langsames Denken in komplexen Zeiten zu guten Entscheidungen gelangst, Offenbach 2021.

Durchführung: Schritt für Schritt

Die richtigen Entscheidungen treffen! © StockWerk-FotoDesign - stock.adobe.com
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Die richtigen Entscheidungen treffen!
Workshop mit Karen Schmidt und Frank Habermann

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Die Methode besteht aus zwei Komponenten:

  1. einer visuellen Vorlage, der Uncertainty Map
  2. einem dialogorientierten Schritt-für-Schritt-Vorgehen nach den Prinzipien des langsamen Denkens (siehe "Langsames Denken in Projekten – ein Manifest").

Wird beides miteinander kombiniert, führt dies zu den oben aufgeführten Vorteilen.

Uncertainty Map

Bild 1 zeigt die visuelle Vorlage der Uncertainty Map.

Bild 1: Uncertainty Map (Quelle: Habermann/Schmidt: Hey, nicht so schnell, Gabal-Verlag 2021, S. 125)
Bild 1: Uncertainty Map (Quelle: Habermann/Schmidt: Hey nicht so schnell, Gabal-Verlag 2021, S. 125)

"Mit welchen Unsicherheiten ist das Projekt konfrontiert?" Diese Kernfrage bildet die Überschrift jeder Uncertainty Map. Diese ist zweigeteilt. Links (unter dem Hand-Symbol) werden alle Punkte gesammelt, an denen die Akteure eines Projekts noch arbeiten können (sie können aktiv "Hand anlegen"). Diese Punkte betreffen Unklarheiten oder Unwissen, d.h. Blind Spots, zu denen (noch) nicht genügend Informationen vorliegen. Kennt man diese Blind Spots, kann man daran arbeiten – und sie reduzieren oder gar vollständig beseitigen. Typische Punkte, die in diese Kategorie fallen sind:

  • unbekannte Meinungen und Einstellungen von wichtigen Stakeholdern
  • Situationen und Bedingungen, die bereits existieren, aber deren Wirkungen unbekannt sind. Z.B. ein bereits vorliegendes Gesetz, von dem die Projektbeteiligten aber noch nicht genau wissen, welche konkreten Auswirkungen es für das Projekt hat. Es fehlt also an entsprechender Information bzw. Expertise.
  • Methoden, Tools oder auch Räumlichkeiten, die im Projekt benutzt werden sollen, aber nicht ausreichend bekannt oder geübt sind.

Im Gegensatz dazu sammelt die rechte Seite (unter dem Augensymbol), Ereignisse, die in der Zukunft liegen und deren Eintreten durch die Projektakteure nicht beeinflussbar ist. Dies sind tatsächliche Unsicherheiten im Sinne der BWL bzw. Risiken im Sinne des Risikomanagements! Da diese Situationen noch nicht eingetroffen sind und ihr Eintreffen auch nicht in der Hand der Akteure liegt, können sie lediglich beobachtet werden. In tatsächlichen Unsicherheiten liegen Chancen und Bedrohungen, je nachdem, ob von dem Eintreten des unsicheren Ereignisses eine überwiegend positive oder negative Wirkung erwartet wird. Mögliche Punkte, die in diese Kategorie fallen sind:

  • ein neues Gesetz mit Relevanz für das Projekt, das noch nicht verabschiedet ist: d.h. es besteht die Möglichkeit, dass es in näherer Zukunft erlassen werden wird
  • das Ausscheiden eines Geschäftspartners aus dem Projekt (z.B. durch dessen Konkurs) oder die außerordentliche Kündigung von Verträgen durch Dritte
  • negative Einflussnahmen von außen auf kritische Infrastruktur des Projekts (z.B. Cyberangriffe)

Die traditionellen Verfahren des Risikomanagements wurden für Managementprofis entwickelt. Allerdings gelingt in der Praxis nur den wenigsten die präzise Abgrenzung von "echten" und "gefühlten" Risiken. Den meisten gerät die Liste der Projektrisiken viel zu lange, weil sich hier Unsicherheit, Unwissen, Unkenntnis, Unklarheit und anderes mehr miteinander vermengen. Dies hat negative Folgen für die weitere Projektplanung und -steuerung, da einerseits erforderliche Maßnahmen nicht rechtzeitig ergriffen werden und andererseits bedeutende Risiken nicht die ausreichende Aufmerksamkeit erfolgen. Zudem führt die oben skizzierte Vermengung zu einem Aufblähen des Risikomanagements mit entsprechenden Ineffizienzen.

Der besondere Wert von Uncertainty Mapping besteht darin, dass auch Fachkräfte ohne BWL- oder Projektmanagementkenntnisse diese Einordnungen vornehmen können. Die Einfachheit des Verfahrens ermöglicht das leichtgewichtige Sammeln und trennscharfe Sortieren von Unsicherheiten.

Besonders gut gelingt das mit einem dialogorientierten Vorgehen im Rahmen eines ca. zweistündigen Workshops. Wir beschreiben den folgenden Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Rolle eines/einer Moderator:in.

Schritt 1: Erheben Sie die Unsicherheiten!

Vorbereitung

Der Workshop kann sowohl mit wenigen Personen als auch in großer Runde (2-20 Personen) stattfinden.

Als Moderator:in bringen Sie alle relevanten Akteure in einem Raum zusammen. Die Akteure sollten einander und das Whiteboard sehen können (alternativ: Pinnwand o.ä.). Ideal ist eine Sitzordnung im Halbkreis. Verteilen Sie Stifte und Haftnotizen an die Akteure.

Erklären Sie den Zweck des Workshops: "Wir wollen gemeinsam Klarheit über die Unsicherheiten des Projekts erlangen. Im Anschluss wollen wir uns verabreden, wie wir mit diesen Unsicherheiten umgehen."

Silent Brainstorming

Bitten Sie die Teilnehmenden über die folgende Frage nachzudenken: "Mit welchen Unsicherheiten ist das Projekt konfrontiert?" – still und jede:r für sich. Geben Sie hierfür etwa fünf Minuten Zeit. Die Antworten sollen auf Haftnotizen notiert werden. Weisen Sie extra darauf hin, dass auf eine Haftnotiz nur eine Unsicherheit notiert wird.

Während die Teilnehmenden nachdenken, schreiben Sie die Frage als Überschrift auf das Whiteboard, d.h. "Mit welchen Unsicherheiten ist das Projekt konfrontiert?" (siehe Bild 1)

Sichtweisen und Annahmen erläutern

Bitten Sie eine erste Person, ihre Haftnotizen am Whiteboard anzubringen und nacheinander zu erörtern: eine notierte Unsicherheit nach der anderen. Anhand der Erläuterungen wird schnell ersichtlich, wie diese Person das Projekt unter dem Aspekt der Unsicherheit sieht. Die anderen Akteure hören schweigend zu und können so das Verständnis der anderen Person und ihre Sichtweise auf Unsicherheiten im Projekt nachvollziehen.

Erlauben Sie an dieser Stelle noch keine Rückfragen oder Diskussion. Dies ermöglicht eine entspannte und konzentrierte Atmosphäre. Falls es Verständnisfragen gibt, können die Teilnehmenden diese notieren. Diese Fragen können später geklärt werden.

Ist die erste Person fertig, geht es Person für Person weiter.

Widerstehen Sie dem üblichen Managementimpuls, die Haftnotizen bereits jetzt zu sortieren und zu ordnen. Die Teilnehmenden sollen sich allein auf ihre eigenen Ausführungen konzentrieren und sich nicht auf die Aussagen der Vorredner:innen beziehen.

Uncertainty Map, Informationserhebung (nach Schritt 1)
Bild 2: Uncertainty Map, Informationserhebung (nach Schritt 1)

Nachdem alle Personen ihre Unsicherheiten vorgestellt haben, werden die Verständnisfragen besprochen. Dies sollte immer im Frage-Antwort-Modus zwischen dem Fragestellenden und dem:der Urheber:in der Notiz erfolgen, auf die sich die Verständnisfrage bezieht.

Wichtig für den produktiven Ablauf ist: Lassen Sie an dieser Stelle keine Diskussionen aufkommen. Als Grundregel gilt deshalb: max. eine Minute pro Antwort. Die Beteiligten sollen in diesem Schritt ausschließlich die Perspektiven der anderen verstehen. Sie müssen diesen nicht zustimmen: Verständnis bedeutet etwas anderes als Einverständnis!

Am Ende dieses Schritts ist ein Bild mit vielen Notizen entstanden (Bild 2). Die Projektunsicherheiten aus Sicht der Teilnehmenden sind identifiziert. Jede:r hat verstanden, warum die anderen diese Unsicherheit sehen.

Praxistipps ...

Fachartikel zur Methode

Vorgefasste Denkmuster behindern unsere Fähigkeit zur Problemlösung. Gerade in neuartigen Projekten benötigen wir deshalb "langsames Denken", das Voraussetzung für Design Thinking ist. Prof. Dr.

Aufgabengebiete

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