Unterschätzter Erfolgsfaktor

5 gute Gründe für einen Projektstart-Workshop

Mit einem Projektstart-Workshop erhalten Sie nicht nur eine belastbare und von allen Teammitgliedern akzeptierte Grobplanung. Er stärkt auch die Motivation des Teams und beschleunigt die Teamentwicklung. Ohne Start-Workshop besteht die Gefahr, dass sich das Team während der Projektumsetzung in langwierigen Diskussionen verliert. Martin Heuser nennt fünf wichtige Gründe, warum ein Projektstart-Workshop zusätzlich zum Kick-off-Meeting entscheidend für den Projekterfolg ist.

"Zeige mir, wie Dein Projekt beginnt, und ich sage Dir, wie es endet."
(Tom De Marco)


"Es ist von großer Bedeutung, dass die SEPA-Umstellung für unsere Privatkunden reibungslos erfolgt. Ich möchte Sie bitten, dieses Projekt zu leiten. Stellen Sie ein Projektteam zusammen und erarbeiten Sie die notwendigen Unterlagen für eine Projektanmeldung". Mit diesen Worten wurde ich Projektleiter für die SEPA-Umstellung der Privat- und Geschäftskundenkanäle und -korrespondenzen einer großen deutschen Retailbank, einem Projekt mit einer Laufzeit von 2,5 Jahren und einem Budget von über 15 Mio. Euro.

Projektstart-Workshop? – Brauchen wir nicht!

Ich stand somit vor mehreren Fragen: Wie beginne ich ein so komplexes Organisationsprojekt? Wie führe ich als Projektleiter in dieser frühen Projektphase mein Projektteam? Wie schaffe ich es, mein Team von Beginn an für das Projekt zu motivieren und es einzubinden? Zur Klärung dieser Punkte wollte ich einen Projektstart-Workshop durchführen, in dem der Projektleiter gemeinsam mit dem Team die Grobplanung erstellt. Im Tagesgeschäft ist es jedoch oft nur schwer vermittelbar, vor dem Kick-off-Meeting einen Projektstart-Workshop vorzusehen. Darauf angesprochen bekam ich von meinem Auftraggeber als Antwort: "Die Planung erstellen Sie in Absprache mit mir. Die angesetzte Projektlaufzeit lässt uns zeitlich nur wenig Spielraum."

Nach meinen Erfahrungen als Projektleiter für IT- und Organisationsprojekte im Finanzdienstleistungssektor erfolgt der Projektstart in der Praxis meist überhastet, da die Projektplanung so schnell wie möglich abgeschlossen sein soll. Der Auftraggeber benennt üblicherweise Rahmenbedingungen des Projekts aus seiner Sicht und der Projektleiter erstellt daraufhin die Grobplanung (alleine!). Ein Projektstart-Workshop (auch Start-Up-Meeting genannt) war in den Organisationen, in denen ich tätig war, nicht vorgesehen. Nachdem der Auftraggeber seine Zustimmung zu der vom Projektleiter erstellten Projektplanung erteilt hat, findet lediglich ein Kick-off-Meeting Kick-off-Meeting statt.

Warum ein Projektstart-Workshop wichtig ist

Projektstart-Workshop vs. Kick-off-Meeting

Neben dem Aspekt, zu wenig Zeit für die Projektplanung zu haben, ist ein Grund für dieses Vorgehen auch, dass Abgrenzung, Inhalt sowie die zeitliche Einordnung von Projektstart-Workshop und Kick-off-Meeting in der Praxis nicht scharf getrennt werden. So werden der Projektstart-Workshop und das Kick-off-Meeting durchaus synonym verwendet und deshalb auch nicht separat durchgeführt. Das Bewusstsein für die Sinnhaftigkeit eines gesonderten Projektstart-Workshops (nach dem Motto 'Warum benötigt man zwei Start-Meetings in der Planungsphase?') ist in der Praxis – und so war es auch in meinem Projekt – einfach nicht vorhanden.

Der Projektstart-Workshop ist jedoch ein wichtiger Bestandteil des Projektstartprozesses, in dem in der frühen konzeptionellen Phase eines Projekts weichenstellende, inhaltliche Arbeit geleistet wird. Das Kick-off-Meeting findet hingegen nach der erfolgten Planung in Form einer Informationsveranstaltung statt. Der Projektstart-Workshop gestaltet den Projektstartprozess maßgeblich; in ihm

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