Kick-Off-Veranstaltung

Die Kick-Off-Veranstaltung (synonym: das Kick-Off-Meeting, der Kick-Off) ist ein Treffen des Projektteams zu Beginn des Projekts oder einer Projektphase zum Zweck der Vorstellung des Projekt- oder Phasenplans und zur Motivation der Teammitglieder.

In der Praxis variiert der Zeitpunkt für die Durchführung der Kick-Off-Veranstaltung. Wenn sie sehr früh durchgeführt wird, dient sie in erster Linie dem Projektmarketing und der Motivation für das Projekt, während ein späterer Zeitpunkt gewählt wird, z.B. nach Erstellung des Pflichtenhefts, wenn es um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und die Information der Beteiligten geht.

Bei einem systematischen Vorgehen ist eine Kick-Off-Veranstaltung in der herkömmlichen Form nicht erforderlich. Ein vollständiger Projektauftrag, eine leistungsfähige sowie transparente Projektorganisation und ein funktionierendes Informationswesen erübrigen das zusätzliche Treffen der Projektbeteiligten. Deshalb kennen PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® keine Kick-Off-Veranstaltung. Die ICB 3.0 benennt zwar den Start-up Workshop, dieser dient aber als Arbeitsgremium zur Entwicklung des Projektauftrags. In diesem Sinne beschreibt auch der PM3 den Projektstart-Workshop.

Häufig werden Kick-Off-Veranstaltungen in Organisationen durchgeführt, für die Projektarbeit Neuigkeits- oder Seltenheitscharakter hat. Sie erfüllt in diesem Fall zusätzlich den Zweck, den Beteiligten den Wechsel von der Linienorganisation zur Projektorganisation zu vermitteln. In projektorientierten Unternehmen mit hohem Reifegrad sind explizite Kick-Off-Veranstaltungen selten bzw. gleichzusetzen mit der ersten Arbeitssitzung des Projektteams.

Ziele der Kick-Off-Veranstaltung

Als Ziele von Kick-Off-Veranstaltungen werde in der Literatur unter anderem aufgeführt:

  • Vermittlung des Projektziels an die Projektbeteiligten
  • Hervorhebung der Bedeutung des Projekts zum Projektmarketing
  • Gewinnung von Unterstützung für das Projekt durch die Führungskräfte
  • Motivation der Projektbeteiligten
  • Information aller Projektbeteiligten über den Projektplan
  • Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander über den Beginn der Arbeiten

Teilnehmerkreis der Kick-Off-Veranstaltung

Je nach Art des Projekts und Ziel der Veranstaltung sollten an ihr teilnehmen:

  • Vertreter der Auftraggeberseite (bei wichtigen Projekten der Geschäftsführer des auftraggebenden Unternehmens)
  • Vertreter der Geschäftsführung der Auftragnehmerseite (ebenfalls in Abhängigkeit von der Bedeutung des Projekts)
  • der/die Projektleiter(in)
  • das Projektteam
  • weitere Projektbeteiligte

Inwieweit alle Projektbeteiligten (z.B. auch nur kurzfristig dem Projekt zuarbeitende Mitarbeiter) oder nur die wichtigsten Projektbeteiligten teilnehmen sollen, muss jeweils individuell entschieden werden. Bei geschäftsentscheidenden Projekten kann es sogar sinnvoll sein, dass auch nicht unmittelbar beteiligte Personen an der Kick-Off-Veranstaltung teilnehmen, da diese zumindest indirekt sowohl durch das Projektgeschehen belastet werden als auch vom Projekterfolg profitieren.

Gestaltung und Formen der Kick-Off-Veranstaltung

Die Kick-Off-Veranstaltung kann aus verschiedenen Elementen bestehen. So kann sie sich auf Präsentationen der Führungsebene (d.h. Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter u.ä.) beschränken, sie kann aber auch in Form eines Workshops die TeilnehmerInnen aktiv in das Geschehen einbeziehen. Bei Großprojekten schließlich kann auch eine abschließende Pressekonferenz Bestandteil der Kick-Off-Veranstaltung sein.

Für die Moderation der Kick-Off-Veranstaltung können unterschiedliche Formen verwendet werden. Eine mögliche Moderationsform ist z.B. die ↑Real Time Strategic Change Conference (RTSC-Conference), bei der sich die TeilnehmerInnen in zwei bis drei Tagen intensiv mit Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens und dem Projektgegenstand auseinandersetzen und daraus die Durchführung einer oder mehrerer Projekte ableiten. Bei Projekten mit nicht präzise definierter Zielsetzung (z.B. Innovationsprojekten) kann hingegen die Kick-Off-Veranstaltung in der ↑Open-Space-Technology durchgeführt werden.

Die DIN 69901-5 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Teil 5: Begriffe" definiert den Begriff "Kick-Off-Meeting".

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
Methode: Workshop
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Wer sich wohl fühlt, ist glücklicher und kann mehr leisten. Somit ist Wohlbefinden auch ein mächtiger Schlüssel zum Erfolg von Projekten. Irene Fellner hat die Bedeutung von Wohlbefinden für den Projekterfolg untersucht. Sie erklärt, welche Faktoren das Wohlbefinden bestimmen und wie Projektmanager diese Faktoren positiv beeinflussen können.
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Wenn beim Kick-off des Projekts "Kostensenkung" der Champagner fließt, der externe Referent für seinen Vortrag 9.000 Euro erhält und der Auftraggeber mit dem Temperament einer Schlaftablette das "Go" gibt – dann ging der Kick-off gründlich daneben und die Motivation des Teams schleift am Boden. Keine gute Voraussetzung für den Projekterfolg. Klaus Schuster zeigt anhand von Beispielen aus der Praxis, welche Fehler beim Kick-off oft begangen werden und worauf man achten muss, damit ein Kick-off gelingt.
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In vielen Projekten ist die Endphase extrem stressig: Die Mitarbeiter leisten Überstunden bis in die Nacht hinein, es herrscht Hektik, die Stimmung ist gereizt. Das muss nicht sein! Projektleiter erreichen ihren Abgabetermin entspannter, wenn sie zu Beginn des Projekts die Voraussetzungen dafür schaffen, dass zügig und gründlich gearbeitet werden kann. Hedwig Kellner listet in einer Checkliste diese Voraussetzungen auf.
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Wenn Sie Mitarbeitern neue Aufgaben vorstellen – z.B. im Rahmen eines Kick-offs oder einer Besprechung – sollten Sie mit klaren Botschaften aufwarten. Das weckt Interesse und fördert die Motivation. Mit der Methode "3P-Botschaften" gelingt Ihnen das ganz leicht: Klären Sie einfach die Fragen nach Ziel (Purpose), Vorgehen (Process) und Nutzen (Payoff). Nicolai Andler stellt die Methode der 3P-Botschaften vor.
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Die IT Infrastructure Library (ITIL) enthält eine Sammlung von Best-Practice-Ansätzen zur Planung, Erbringung und Unterstützung von IT Services. Sie beschreibt das WAS der Prozessgestaltung, aber nicht das WIE. Somit bleibt auch die Frage offen, wie ITIL-Prozesse eingeführt werden sollen. Martin Kittel, Torsten J. Koerting und Dirk Schött greifen dieses Manko auf und beschreiben, wie eine Implementierungsmethode ausgewählt werden kann. Das Vorgehen wird anhand eines Projekts erläutert, das die Autoren bei einem mittelständischen IT-Dienstleister durchgeführt haben.
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Der erfolgreiche Abschluss wissenschaftlicher IT-Projekte ist oft dadurch gefährdet, dass das Ziel nicht hinreichend konkret formuliert ist, ein geeignetes Vorgehensmodell fehlt oder die fachliche und disziplinarische Führung der Mitarbeiter vernachlässigt wird. Dr. Timo Borst erklärt in seinem Beitrag anhand eines Beispiels, wie man diese Gefahren in der Praxis minimieren kann, indem man auf diesen Projekttyp angepasste PM-Methoden einsetzt.
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von Gisela Punzet
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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.
von Ralf Wallner
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Gerät ein Projekt in Schwierigkeiten und können zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, muss das früher oder später auch an den Kunden kommuniziert werden. Ob der Kunde daraufhin verärgert aus dem Vertrag aussteigt oder bereit ist, "im Boot" zu bleiben und den Auftragnehmer bei der Lösung der Probleme zu unterstützen, hängt entscheidend von der richtigen Kommunikationsstrategie ab. Ralf Wallner gibt in diesem Artikel praktische Tipps, was Sie als Projektleiter des Auftragnehmers bei der Kommunikation mit dem Kundenprojektleiter beachten sollten, wenn Ihr Projekt z.B. nicht planmäßig beendet werden kann oder wenn Leistungskürzungen anstehen.
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Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet.
von Gero Lomnitz
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Ein erfolgreiches Kick-off bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Deshalb ist es sehr empfehlenswert, die Projektarbeit immer mit einem Kick-off zu beginnen, diese Investition zahlt sich aus. Gero Lomnitz hat in diesem Tipp die wichtigsten Empfehlungen zur Durchführung für Sie zusammengestellt.
von Gero Lomnitz
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Ein erfolgreiches Kick-off-Meeting bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Durch eine gute Vorbereitung tragen Sie maßgeblich zum Gelingen der Veranstaltung bei, setzen Maßstäbe und unterstreichen die Bedeutung des Projekts. Gero Lomnitz hat in diesem Tipp die wichtigsten Empfehlungen zur Vorbereitung für Sie zusammengestellt.
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Im Kick-off-Meeting werden die Weichen für das Projekt gestellt. Informationsflüsse, Spielregeln, Befugnisse und vieles mehr legt der Projektleiter gemeinsam mit den Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten bei diesem Arbeitstreffen fest. Renate Raschke befasst sich in ihrem Beitrag mit der Frage, wann es für einen Projektleiter sinnvoll ist, für diese Besprechung auf einen externen Moderator zurückzugreifen. Sie liefert Argumente für den Einsatz eines externen Moderators und zeigt auf, was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.
von Christina Becker
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Qualifizierte Mitarbeiter sind der Motor eines Projekts – wenn sie ausreichend motiviert sind. Damit die Verantwortung dafür nicht alleine auf den Schultern des Projektleiters lastet, nutzen Unternehmen eine Reihe personalwirtschaftlicher Instrumente, wie z.B. Zielvereinbarungs- oder Prämiensysteme. Dabei geht es jedoch nicht immer konfliktfrei zu, vor allem, wenn im Unternehmen Projekt- und Linienorganisation nebeneinander bestehen. Christina Becker beschreibt in dieser Übersicht, wo die Probleme liegen und welche Lösungsmöglichkeiten sich in der Praxis bewährt haben. Die Ergebnisse basieren auf einer empirischen Studie, die an der Universität Essen durchgeführt wurde.
von Petra Meier
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Widerstände gegen Änderungen, ein unterschiedliches Verständnis der Aufgaben und andere Probleme erschweren externen Beratern oft die Arbeit in Kundenprojekten. Sie sind auf die Kooperation der Mitarbeiter angewiesen, weil nur diese über die internen Abläufe Bescheid wissen. Petra Meier nutzt in ihrer Beratung für die Integration der Beteiligten in die Projektarbeit und für wesentliche Planungsschritte neben Standard-Software auch Mind Maps und den MindManager. In ihrem Beitrag beschreibt sie die Erfahrungen, die sie mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten während eines Logistik-Projekts gemacht hat, und gibt Tipps zur Anwendung der Software.
von Michael Köhler
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Fachliche Aspekte sind nur selten der Auslöser für Probleme in Projekten internationaler Teams. Das mangelnde Verständnis für kulturelle Unterschiede ist viel öfter verantwortlich für Konflikte und stellt mitunter den Fortgang wichtiger Projekte in Frage. Pauschale Urteile über andere Kulturen helfen nicht weiter. Michael Köhler zeigt in seinem Artikel, dass die vielleicht wichtigste Herausforderung internationaler Projekte darin besteht, kulturelle Unterschiede nicht nur zu integrieren, sondern als echten Produktivfaktor im Projekt zu verankern.
von Dieter Schiecke
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Vermutlich kennen Sie solche Präsentationen: In kurzer Zeit werden Ihnen eine Unmenge an Folien vorgesetzt; am Ende wissen Sie nicht, was der Vortragenden eigentlich sagen wollte. In diesem Beitrag zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft PowerPoint eine Projektpräsentation erstellen, die nicht nur gut ankommt, sondern auch in Erinnerung bleibt: Wie Sie das richtige Folienlayout zum Inhalt wählen, worauf Sie bei der Auswahl von Bildern achten müssen und wie Sie Ihrer Präsentation durch gezielte Animationseffekte eine Dramaturgie verleihen. Damit Sie alles leicht nachvollziehen können, gibt es die Beispielpräsentation zum Herunterladen.
von Helga Schubert
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Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.
von Bernd Hilgenberg
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Ein Projekt hat immer zwei Parteien: Einen Auftraggeber und einen Projektleiter. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren. Bernd Hilgenberg erläutert deshalb in seinem Artikel, was genau unter einem Projektauftrag zu verstehen ist und ab welcher Projektgröße er Anwendung findet. Dabei definiert er die kritischen Erfolgsfaktoren sowie die Rollen des Auftraggebers und Projektleiters im Projektauftrag. Abgerundet wird der Artikel durch eine Vorlage für die Erstellung eines Projektauftrags als RTF-Datei, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend ändern können.
von Christian Uhrig
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Der Autor geht in diesem Zweiteiler auf zwei sehr kritische Kernbereiche ein, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen geführt haben. Der erste Bereich ist das "Aufsetzen" eines Projekts, also das Strukturieren, das Verpflichten von Ressourcen, das Gewinnen der Unterstützung durch das Management sowie das "Bepreisen". Dieses Thema wird im ersten Teil des Artikels behandelt: Der Projekt Startup Workshop.
von Petra Berleb
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Unterstützt Ihr Linien-Management das Projekt? Werden Spezialisten von ihren Vorgesetzten für das Projekt ohne Kampf freigegeben oder dient Ihr Projekt eher als Abstellgleis für zbV-Mitarbeiter? Ihr Projekt erhält i.d.R. nicht die Wertigkeit, die es braucht, um Entscheidungen bei der Geschäftsleitung zu forcieren und Fachabteilungen zur – meist zusätzlichen – Mitarbeit anzuhalten. Wenn das alles Fremdwörter für Sie sind, brauchen Sie kein Projektmarketing, andernfalls gibt Ihnen Petra Berleb Tipps an die Hand, wie Sie die Wertstellung Ihres Projekts drastisch erhöhen und durch die richtige Marketingstrategie Probleme bereits im Vorfeld aus dem Weg räumen.
von Hedwig Kellner
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3.75
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Das Kick Off-Meeting ist der Startschuss für ein Projekt. Hier werden die Weichen gestellt, die für die weitere Arbeit und vor allem für die Hürden des Anfangs entscheidend sind. Hedwig Kellner erläutert in ihrem Artikel, was bei diesem wichtigen Zusammentreffen zu beachten ist. So wird Ihr Projektstart ein voller Erfolg.
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