Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project Online

Bei der Entwicklung von Project hin zur heutigen Client Server-Lösung verfolgte Microsoft stets das Ziel, eine branchenunabhängige Projektmanagement-Software für sequentielle Planung zu entwickeln. In vielen Projekten gehören mittlerweile jedoch auch iterativ inkrementelle Vorgehensmodelle, wie z.B. Scrum zum Standard. Ein weiterer logischer Entwicklungsschritt war es daher, in den Project Client auch Funktionen für die agile Planung zu integrieren. Torben Blankertz stellt das neue agile Feature vor.

Betrachtet man die Entwicklung von Microsoft Project von der ursprünglich reinen Client-Lösung bis hin zur heutigen Client Server-Lösung, kann man auf dem Weg mehrere evolutionäre Sprünge ausmachen. Zu diesen gehört z.B. die Integration des Project Servers in die SharePoint-Technologie, die es seit 2002 u.a. ermöglicht, das Ressourcen- und vor allem auch das Risikomanagement mit der Servertechnologie abzubilden.

Mit Version 2010 integrierte Microsoft dann auch den zuvor eigenständigen Portfolio Server 2007 in den Project Server. Unternehmen konnten so mit nur einem Produkt ihr gesamtes Projektportfolio managen. Außerdem ermöglichte die damit verbundene zentrale Datenhaltung es, das Berichtswesen zu automatisieren.

Ein weiterer Meilenstein war im Jahr 2013 die Bereitstellung des damaligen Project Servers als Online-Version in Office 365. Damit erhielten auch kleine bzw. mittelständige Unternehmen Zugang zum Project Server und den damit verbundenen Funktionen für das Portfoliomanagement. Zuvor war der Project Server wegen der damit verbundenen hohen Lizenzkosten vor allem Enterprise-Kunden vorbehalten gewesen.

Bei all diesen Entwicklungsschritten verfolgte Microsoft stets das Ziel, eine branchenunabhängige Projektmanagement-Software zu entwickeln, die sequentielle Planungsmethoden abbildet. Seit einigen Jahren finden allerdings auch iterativ inkrementelle Vorgehensmodelle wie Scrum eine immer größere Verbreitung und sind bei vielen Softwareentwicklungs-Projekten mittlerweile Standard. Agile Methoden ließen sich bisher jedoch nicht in Microsoft Project abbilden.

Ein weiterer logischer Schritt war es daher, in den Microsoft Project Client auch Funktionen für die agile Planung zu integrieren. Erste Hinweise auf Scrum- oder Kanban-Funktionalitäten gab es bereits auf der Project Conference 2014 in L.A. Danach wurde es um das Thema zunächst wieder ruhiger. Im Oktober 2017 stellte Microsoft dann schließlich das neue agile Feature allen Abonnenten von Office 365 Project Online mit Professional oder Premium Client zur Verfügung.

Willkommen im agilen Projektmanagement!

Ob die agilen Funktionen bereits zur Verfügung stehen, sieht der Anwender an den neuen Scrum- oder Kanban-Vorlagen im BackOffice Bereich (Bild 1). Die Voraussetzungen, um das entsprechende Update zu erhalten, sind am Ende dieses Beitrags im Abschnitt Systemvoraussetzungen beschrieben.

Bild 1: Die neuen Scrum- und Kanban-Vorlagen erscheinen im BackOffice

Bild 1: Die neuen Scrum- und Kanban-Vorlagen erscheinen im BackOffice
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Die agilen Features sind reine Client-Features, die sich zum aktuellen Zeitpunkt nicht zusammen mit der Server-Lösung nutzen lassen. Beim Zugriff auf Project Online über PWA (Project Web App) stehen die Features daher nicht zur Verfügung. Der Austausch der zugrundeliegenden Projektmanagement-Daten zwischen PWA und Project Online ist davon unabhängig in vollem Umfang möglich.

Ein Scrum-Projekt anlegen

Beim Anlegen eines neuen Projekts entscheidet der Anwender anhand der Vorlage, ob er das Projekt nach der Wasserfall-Methode, als Scrum-Projekt oder als Kanban Projekt umsetzen möchte. Möchte er ein Projekt zunächst in der Gantt-Ansicht planen, kann er es auch zu einem späteren Zeitpunkt in ein agiles Projekt überführen.

Um zu verstehen, wie der Transfer zwischen den Methoden funktioniert, hilft ein Blick auf das Erarbeiten einer User Story. Dabei gibt es die Epic, die verschiedene Themen umfasst sowie die jeweils zugehörigen User Stories. Setzt man – Scrum-Nutzer mögen mir verzeihen – Epic mit dem Projektnamen gleich, Themen mit Projektphasen und User Stories mit Arbeitspaketen, so fällt das Verständnis für den Transfer leichter.

Für die agile Scrum-Planung stellt das Programm fünf neue Ansichten bereit: Die "Sprintboardansicht" (Backlog-Board) und das "Sprintplanungsblatt" dienen der Planung aller Sprints, das "Aktuelle Sprintblatt" und das "Aktuelle Sprintboard" helfen bei der Durchführung des gerade aktuellen Sprints. Zusätzlich gibt es die Ansicht "Alle", in der sich die gesamten agilen Backlog-Items verwalten lassen.

Eine User Story eingeben

Eine User Story legt der Anwender ähnlich wie ein Arbeitspaket an, indem er die entsprechenden Daten in der Ansicht "Sprintplanungsblatt" einträgt. Dazu gehören der Name, die geplante Arbeitsleistung in Stunden, der entsprechende Boardstatus ("Rückstand" = Backlog, "als nächstes fällig", "in Arbeit", "fertig"), der Ressourcenname, einen eventuell gewünschten Stichtag und Angaben ("ja", "nein"), ob das Arbeitspaket agil geplant werden soll (Bild 2).

Bild 2: User Stories legt der Anwender im Sprintplanungsblatt an. Zusatzinformationen kann er mithilfe benutzerdefinierter Spalten ergänzen.

Bild 2: User Stories legt der Anwender im Sprintplanungsblatt an. Zusatzinformationen kann er mithilfe benutzerdefinierter Spalten ergänzen.
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Wer zusätzlich zu diesen Standardinformationen z.B. noch eine Beschreibung der User Story, die Akzeptanzkriterien, Angaben zur Priorisierung, die geschätzten Story Points etc. speichern möchte, kann – genau wie bei der sequentiellen Arbeitsweise – zusätzliche benutzerdefinierte Spalten einfügen. So kann der Anwender z.B. für die User-Story-Beschreibung ein Textfeld ergänzen oder für die Priorisierung ein Zahlenfeld mit einer Nachschlagetabelle hinterlegen. Jeder kann so seine ganz persönliche Scrum-Ansicht erstellen und mit dieser arbeiten.

Die Sprintplanung

Die User Stories werden im nächsten Schritt den entsprechenden Sprints zugeteilt. Standardmäßig legt Project drei Sprints mit einer voreingestellten Länge von jeweils zwei Wochen an, die mit "Sprint 1" bis "Sprint 3" benannt sind. Anzahl und Dauer der Sprints lassen sich unter dem Menüpunkt Agile Tools / Scrum / Verwalten individuell an das jeweilige Projekt anpassen, außerdem kann der Anwender individuelle Namen für die Sprints vergeben.

Bild 3:  Zuteilung der Aufgaben zu den einzelnen Sprints

Bild 3: Zuteilung der Aufgaben zu den einzelnen Sprints
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Nachdem die entsprechenden Backlog-Items dem aktuellen Sprint zugeteilt sind, erscheinen diese automatisch in den Ansichten "Aktuelles Sprintboard" und "Aktuelles Sprintblatt". Project hat Ihnen beim Anlegen standardmäßig den Status "Rückstand" (Backlog) zugewiesen, der Anwender ändert den Status dann im Sprintverlauf entsprechend auf "als nächstes fällig", "In Arbeit" oder "Fertig". In der Ansicht "Aktuelles Sprintboard" ist das bequem per Drag-and-Drop möglich, in der Sprintblatt-Ansicht per Dropdown-Auswahl.

Benötigt der Anwender einen weiteren Status oder möchte er einen vorhandenen umbenennen, kann er diesen leicht ergänzen oder den vorhandenen Namen ändern. Die Reihenfolge lässt sich per Drag-and-Drop nicht ändern. Benennt man die einzelnen Spalten jedoch einfach um, kann man mit diesem Trick dennoch die gewünschte Reihenfolge herstellen. Ein Spaltenname darf dabei nur jeweils einmal existieren (Bild 4).

Bild 4: Im Aktuellen Sprintboard lässt sich der Status einer User Story per Drag-and-Drop bequem ändern

Bild 4: Im "Aktuellen Sprintboard" lässt sich der Status einer User Story per Drag-and-Drop bequem ändern
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Kanban

Zusätzlich zur Scrum-Planung bietet Project auch eine Planung nach der Kanban-Methode. Die entsprechende Vorlage steht ebenfalls im Backoffice-Bereich zur Verfügung (Bild 1) und wird zudem in der Registerkarte "Agile Tools" angeboten. Ähnlich wie bei Scrum öffnet sich beim Starten der Kanban-Vorlage zunächst das "Rückstandsboard" (Backlog-Board). Bei genauerem Hinsehen fällt auf, dass Microsoft hier die Scrum-Ansichten einfach nur reduziert bzw. umbenannt hat. Aus dem Registerkartennamen "Scrum" wird "Kanban" und aus der Auswahloption "Planung" mit den Ansichten "Sprintplanungsblatt" und "Sprintplanungsboard" wird die Auswahloption "Rückstand" mit den zwei Ansichten "Rückstandsboard" und "Rückstandblatt".

Der Projektleiter kann die gewünschten Arbeitspakete (Tickets) in jeder der beiden Ansichten anlegen. In der Standardkonfiguration stehen als Status wieder die Spalten "Rückstand" (Backlog), "Als Nächstes fällig", "In Arbeit" und "Fertig" zur Verfügung. Genau wie in den Scrum-Ansichten lässt sich auch hier die Namensgebung frei wählen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Die zusätzliche Anzeige des maximalen Durchsatzes (WIP, Work in Progress) unterhalb der Überschrift ist nicht möglich. Um den WIP-Wert darstellen, empfiehlt es sich, diesen mit in die Spaltenüberschrift aufzunehmen.

Bild 5: Das Rückstandsboard (Backlog Board) dient dazu, die entsprechenden Arbeitspakete (Tickets) zu verwalten und ihnen per Drag-and-Drop den jeweiligen Status zuzuweisen

Bild 5: Das "Rückstandsboard" (Backlog Board) dient dazu, die entsprechenden Arbeitspakete (Tickets) zu verwalten und ihnen per Drag-and-Drop den jeweiligen Status zuzuweisen

Das Kanban-Feature mag auf den ersten Blick zwar weniger wichtig erscheinen, erweist sich in der Praxis aber oft als sehr hilfreich. Gerade bei sequentiell geplanten Projekten kann es vorkommen, dass bestimmte Projektphasen bzw. Teilprojekte eine Komplexität besitzen, die es dem Projektleiter erschwert, direkte Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen oder Teilprojekten abzubilden. Er kann diese Phasen bzw. Teilprojekte dann z.B. nach der Kanban-Methode durchführen. So lässt sich eine merkliche Verbesserung in Hinsicht auf Kosten, Qualität und Zeit erreichen.

Die Ansicht "Rückstandsboard" (Backlog Board) dient dazu, die entsprechenden Arbeitspakete zu verwalten und ihnen per Drag-and-Drop den jeweiligen Status zuzuweisen. Auffällig ist, dass eine Änderung des Status nicht gleichzeitig zu einer Anpassung des Fertigstellungsgrads führt. Verschiebt man eine Aufgabe z.B. in die Spalte "Fertig", passt sich der Fertigstellungsgrad nicht entsprechend auf 100% an, wie man es erwarten könnte, sondern der Projektleiter muss diesen manuell nachpflegen. Ebenso bedeutet ein Fertigstellungsgrad von 100% nicht, dass die Aufgabe damit automatisch in die Spalte "Fertig" verschoben wird.

Reports

Um die Übersicht über ein Agiles Projekt zu behalten, hat Microsoft entsprechende standardisierte Berichte im Berichtsmodus integriert. Zudem besteht die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen und als Standardbericht zu speichern. In der Registerkarte "Berichte" steht dazu eine neue Berichtsoption mit dem Namen "Agil" zur Verfügung (Bild 6). Hier kann der Projektleiter zwischen Berichten mit unterschiedlichem Fokus wählen, z.B. "Agil-Arbeitsstatus", "Agil-Aufgabenstatus" sowie "Aktueller Sprint-Arbeitsstatus", "Aktueller Sprint-Aufgabenstatus" oder "Sprintstatus".

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, in Excel und Visio sogenannte "grafische Berichte" zu erstellen. Standardberichte stehen leider nicht zur Verfügung, allerdings kann der Anwender auch hier eigene Berichte erstellen, da es sich bei den Werten aus der agilen Methodik um die Standardwerte innerhalb von Microsoft Project handelt.

Bild 6: Project bietet bereits fertige agile Reports. Der Anwender kann aber auch eigene Berichte erstellen.

Bild 6: Project bietet bereits fertige agile Reports. Der Anwender kann aber auch eigene Berichte erstellen.

Planner – agiles Projektmanagement im Team

Da es sich bei den agilen Planungsmethoden um ein reines Offline Feature handelt, kann es nicht in Zusammenarbeit mit Project Online – also dem Project Server in der Cloud – genutzt werden. Um agil im Team zu planen, gibt es mit dem Microsoft Planner in Office 365 jedoch eine Alternative bzw. Ergänzung zu Microsoft Project Online (Bild 7). Planner ist ein Tool für das Aufgabenmanagement, das sich auch für agile Planungsweisen, wie z.B. Kanban und Scrum eignet. Es ist in Office 365 und Microsoft 365 Enterprise und Education E1, E5 sowie in Office 365 Business Essential und Premium enthalten.

Die Office 365 Integration sorgt dafür, dass in Planner erstellte Informationen auch in anderen, zu Office 365 gehörenden Technologien zur Verfügung stehen. Planner-Dokumente werden z.B. in einer SharePoint Online Seite gespeichert. Die Kommunikation in Planner erfolgt über Office 365 Groups, einem zentralen, verbindenden Dienst in Office 365. Chats lassen sich so z.B. auch in Outlook verfolgen oder Informationen, ohne die Plattform zu wechseln, in Microsoft Teams, OneNote, Yammer oder PowerBI verwerten. Auch über die Graph-API lassen sich ohne Probleme Informationen gewinnen. So ist es möglich, Automatisierungen einzurichten und auch die agile Umsetzung zu vereinfachen.

Bild 7: Darstellung der einzelnen Projekte (Vorhaben) im Planner-Hub

Bild 7: Darstellung der einzelnen Projekte (Vorhaben) im Planner-Hub
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Für die agile Planung bietet Planner den Anwendern eine gute Alternative bzw. Ergänzung zu Microsoft Project Online. Allerdings bleibt zu beachten, dass es sich hierbei um eine Webanwendung handelt, die im Gegensatz zur Nutzung des Project Client immer eine Verbindung zum Internet benötigt.

Seit 2017 ist es auch möglich, Planner-Pläne (Projekte) mit einer Aufgabe in Project Online Client zu verknüpfen. Dazu gibt es im Ribbon-Menü einen Button, der einen Assistenten aufruft, um die Verknüpfung mit der Aufgabe in Project herzustellen. Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheint in der Informationsleiste ein Planner-Icon (Bild 8), mit dem der Anwender schnell von Microsoft Project in den entsprechenden Planner-Plan in Office 365 wechseln kann.

Bild 8: Verknüpfung zwischen Project und Planner

Bild 8: Verknüpfung zwischen Project und Planne

Systemvoraussetzungen

Das agile Feature von Project Online steht allen Office 365-Abonnenten mit den Lizenzen "Project Online Professional" und "Project Online Premium" zur Verfügung. Anwender der OnPremise-Version von Microsoft Project 2016 (Standard oder Enterprise) müssen leider auf dieses Feature verzichten. Die Systemvoraussetzungen sind die gleichen wie bei der Nutzung von Office 365 ProPlus. Als Betriebssystem benötigen Sie mindestens Windows 7 mit Service Pack 1 oder höher.

Steht das Feature nicht zur Verfügung, obwohl alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann das auch am gewählten "Update-Kanal" liegen: Um neue Features für einen bestimmten Test-Zeitraum zurückstellen zu können, können Organisationen zwischen unterschiedlichen Update-Kanälen wählen. Derzeit steht das Feature nur dann zur Verfügung, wenn der "monatliche Kanal" zugeteilt ist und die Client-Version 1710 (Build 8625.2121) lautet. Bei diesbezüglichen Fragen kann in der Regel der IT-Verantwortliche des Unternehmens weiterhelfen.

Fazit

Microsoft hat mit den agilen Features eine seit langem bestehende Anforderungslücke geschlossen. Hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit gibt es noch einige denkbare Verbesserungen. Zum Beispiel wäre es hilfreich, wenn sich weitere Sprints in der Scrum-Ansicht einfacher hinzufügen ließen oder Arbeitspakete automatisch den Fertigungsgrad von 100% erhalten würden, wenn man dieses in die Spalte "Fertig" zieht. Schade ist ebenfalls, dass Microsoft ausschließlich Office 365-, also Project Online-Nutzern die agilen Methoden zur Verfügung stellt. Dies entspricht jedoch dem bisherigen Konzept von Microsoft, Office 365-Produkte bei der Entwicklung zu priorisieren (siehe mein Beitrag "Volle Funktion in der Cloud – Microsoft Project Online"). Auch in Zukunft werden weitere Features kommen, die nur in der Cloud zur Verfügung stehen werden.

Sehr positiv ist, dass der Anwender auf Wunsch zwischen der sequenziellen und der agilen Planungsweise wechseln kann. Das ermöglicht ihm, beide Methoden in einem Tool zu nutzen.

 
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