Arbeitsergebnisse wertschätzend kontrollieren

In Projekten ist die Kontrolle der Arbeitsergebnisse unerlässlich, z.B. bei der Delegation von Arbeitspaketen oder bei der Übertragung von Planungsaufgaben. Allerdings ist es dabei entscheidend, wie diese Kontrollen durchgeführt werden, damit die Teammitglieder die Kontrolle als Motivation und nicht als Bevormundung ansehen. Dr. Tomas Bohinc beschreibt in diesem Tipp, wie Sie dabei strukturiert vorgehen und worauf Sie bei der Kontrolle der Arbeitsergebnisse achten müssen.

Mit dem Wort "Kontrolle" verbinden die meisten Menschen negative Erfahrungen. Im Projekt sind Kontrollen allerdings ein unerlässliches Instrument, um festzustellen, wie weit die erzielten Ergebnisse mit dem Plan übereinstimmen. Die Kontrolle gibt dabei Antworten auf folgende Fragen:

  • Ist das Arbeitsergebnis rechtzeitig entsprechend des Projektplans fertiggestellt?
  • Entspricht das Arbeitsergebnis den Anforderungen?
  • Wurden die vereinbarten Rahmenbedingungen (Standards, Qualitätskriterien etc.) eingehalten?

Ist die Antwort auf alle Fragen ein "Ja", ist das Ergebnis des Projektmitarbeiters im Plan und Sie haben Grund, sich zu bedanken und das Projektmitglied zu loben. Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein", dann müssen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter festhalten, was fehlt und wie die erkannten Mängel behoben werden können. Dabei geht es nicht darum, einen Schuldigen zu ermitteln, wenn etwas nicht wie geplant gemacht wurde, sondern Lösungen für eine Veränderung zu finden. Sie sollten daher bei einer Kontrolle immer die Tatsache des Kontrollierens von der Person trennen.

Die größten Fehler, die bei einer Kontrolle von Arbeitsergebnissen gemacht werden, sind:

  • Der Projektleiter nörgelt an den Arbeitsergebnissen herum.
  • Es wird pedantisch kontrolliert und nach jedem noch so kleinen Fehler gesucht.
  • Dem Mitarbeiter werden persönliche Vorwürfe für die Abweichungen vom Ergebnis gemacht.
  • Es wird zu viel kontrolliert, auch dann, wenn es gar keinen Anlass gibt.

Arbeitsaufträge klar formulieren

Kontrolle beginnt schon mit der Auftragserteilung; denn Sie können nur das kontrollieren, was Sie auch beauftragt haben. Ein klar formulierter Arbeitsauftrag ist deshalb die Voraussetzung für eine wertschätzende Kontrolle der Arbeitsleistung. Nur wenn sich eine Kritik an einem nachvollziehbaren Maßstab messen lässt, kann diese auch angenommen werden.

Kontrollieren Sie wertschätzend

Die große Kunst des Kontrollierens besteht darin, die Projektmitarbeiter zu motivieren – und nicht zu demotivieren! Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass im Projekt die Kontrolle der Arbeitsergebnisse dazu dient, Fehler rechtzeitig zu erkennen. Kontrollieren Sie daher wertschätzend.

Wertschätzung betrifft den ganzen Menschen, nicht seine Taten oder Leistungen. Wertschätzung ist immer damit verbunden, dass wir unserem Gegenüber Interesse, Aufmerksamkeit und Freundlichkeit entgegenbringen, was wiederum motiviert.

Kontrolle in drei Schritten

Bewährt hat es sich, bei einer Kontrolle in drei Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Stellen Sie das Arbeitsergebnis fest

In einem ersten

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