Was soll ich nur als Erstes tun ...?

Arbeitsorganisation mit dem MindManager

Nicht nur für das Erstellen einer MindMap, sondern auch für die eigene Aufgabenplanung ist der MindManager sehr gut geeignet. Damit kann der Anwender z.B. seine Aufgaben nach Prioritäten filtern und auf Basis dieses Ergebnisses einen Tagesplan erstellen. Auch der Arbeitsfortschritt lässt sich bei jeder Aufgabe festhalten, was einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand ermöglicht. Marko Zotschew zeigt in diesem Tipp, wie Sie den MindManager für die eigene Arbeitsorganisation verwenden können.
Was soll ich nur als Erstes tun ...?

Arbeitsorganisation mit dem MindManager

Nicht nur für das Erstellen einer MindMap, sondern auch für die eigene Aufgabenplanung ist der MindManager sehr gut geeignet. Damit kann der Anwender z.B. seine Aufgaben nach Prioritäten filtern und auf Basis dieses Ergebnisses einen Tagesplan erstellen. Auch der Arbeitsfortschritt lässt sich bei jeder Aufgabe festhalten, was einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand ermöglicht. Marko Zotschew zeigt in diesem Tipp, wie Sie den MindManager für die eigene Arbeitsorganisation verwenden können.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, die eigene Aufgabenplanung zu organisieren. Eine der beliebtesten Methoden ist nach wie vor die gute alte To-Do-Liste auf einem Blatt Papier. Im digitalen Zeitalter werden aber auch zunehmend Tools wie z.B. Outlook oder Excel für die persönliche Aufgabenplanung verwendet. Der Mindjet MindManager, der seit Herbst 2012 nur noch Mindjet heißt, lässt sich ebenfalls gut für die eigene Arbeitsorganisation einsetzen. Dieser Tipp zeigt, wie Sie die Aufgabenplanung ab der Version MindManager 9 gestalten können.

Informationen hinterlegen

Besonders die Möglichkeit, bei jeder Aufgabe Zusatzinformationen zu hinterlegen, bietet mehrere Vorteile:

  • Der Anwender kann wichtige oder kritische Aufgaben mit Symbolen bzw. Bildern hervorheben und verliert diese nicht aus den Augen.
  • Die zeitliche Verteilung der Aufgaben lässt sich in einem Gantt-Chart abbilden.
  • Jede Aufgabe lässt sich priorisieren. So kann sich der Benutzer mithilfe der Filter-Funktion (Power-Filter) z.B. nur diejenigen Aufgaben mit den beiden höchsten Prioritätsstufen anzeigen lassen.
  • Zu jeder Aufgabe lässt sich der Fertigstellungsgrad angeben, nach dem ebenfalls gefiltert werden kann.

Bild 1: Beispiel für eine Aufgabenplanung in MindManager.
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In Bild 1 ist die Aufgabenliste eines Mitarbeiters zu sehen, der in einem fiktiven Medienunternehmen tätig ist. Die einzelnen Aufgaben sind dabei bestimmten Oberbegriffen zugeordnet, die der Mitarbeiter frei gewählt hat. In unserem Beispiel unterteilt er seinen Aufgabenplan in das Tagesgeschäft sowie in drei parallel laufende Projekte, an denen er gerade beteiligt ist.

Für die Benennung der Oberbegriffe ist eine Aufteilung in Tätigkeitsfelder zu empfehlen, z.B. nach Projekten, Abteilungen, Ressorts, Sachgebieten, Sektoren, Zuständigkeiten o.ä.

Map einrichten

Um die Map möglichst übersichtlich zu gestalten, eignet sich besonders gut die Darstellung als Organigramm. Erstellen Sie dafür eine neue Map und benennen Sie das Hauptthema (z.B. "Aufgabenplanung"). Als nächstes fügen Sie die Hauptzweige für die Oberbegriffe hinzu und benennen diese ebenfalls (Bild 2 links). Um schließlich das Organigramm zu erstellen (Bild 2 rechts), markieren Sie das Hauptthema und gehen zu Entwurf / Objektformat / Zweiganordnung / Organigramm (in MindManager 9: Start / Format / Zweiganordnung / Organigramm).

Bild 2: Klassische Map-Ansicht (links) und Organigramm (rechts).
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Den Oberbegriffen können Sie dann die einzelnen Aufgaben als Unterzweige zuordnen. Um die Aufgaben untereinander in einer Baumstruktur (wie rechts in Bild 2) darzustellen, markieren Sie den Oberbegriff und wählen Sie dann unter Entwurf / Objektformat / Zweiganordnung den Befehl "Baum" (in MindManager 9: Start / Format / Zweiganordnung / Baum).

Priorität und Fertigstellungsgrad

Zwei Angaben sollten Sie bei jeder Aufgabe ergänzen: die Priorität sowie den Fertigstellungsgrad (Bild 3). Der Vorteil dieser Zusatzinformationen besteht darin, dass Sie nach diesen Kriterien filtern können. So kann z.B. ein Filtern nach Priorität 1 und 2 (Bild 4) die Grundlage bilden für einen Tagesplan. Öffnen Sie dafür den Power-Filter (Ansicht / Filter / Einblenden / Power-Filter) und aktivieren Sie die Checkboxen bei Priorität 1 und 2. Ein Filtern nach dem Fortschritt ermöglicht eine Übersicht über die bald abgeschlossenen Aufgaben und kann ebenfalls die Tagesplanung unterstützen. Und in Kombination mit der Gantt-Ansicht lässt sich anhand des Fertigstellungsgrads der aktuelle Bearbeitungstand leicht visualisieren (s. Abschnitt "Gantt-Chart").

Bild 3: Priorität und Fertigstellungsgrad einer Aufgabe (rot umrandet).

Bild 4: Nach Priorität 1 und 2 gefilterte Aufgabenliste.
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Zusatzinfos bei den Oberbegriffen

Wie in Bild 4 zu sehen ist, hat unser virtueller Mitarbeiter bei den drei Hauptzweigen jeweils eine zweispaltige Tabelle angelegt mit Zusatzinformationen zum Projektleiter, dem Projektstart und dem Projektende. Außerdem notiert er auch, wie viele Arbeitspakete er insgesamt in jedem einzelnen Projekt zu bearbeiten hat und wie viele er davon bereits erledigen konnte.

Einfügen können Sie solche Tabellen über Einfügen / Zweigdaten / Kalkulationstabelle (in MindManager 9: Einfügen / Zweigelemente / Kalkulationstabelle). Mit Doppelklick auf die Tabelle öffnet sich ein Tabellenblatt, in das Sie einen beliebigen Text eingeben können. Mit Klick auf "OK" schließt sich der Eingabebereich und Sie können dann über die Ecken des Tabellenfensters die Tabelle größer oder kleiner ziehen. Um die Spalten- und Zeilenköpfe auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und rufen Sie im sich öffnenden Kontextmenü den Befehl Kalkulationstabelle / Tabelleneigenschaften auf. Deaktivieren Sie dort die beiden Kästchen bei "Anzeige Spaltenköpfe".

Symbole und Bilder

Zusätzlich zur Priorität und dem Bearbeitungsfortschritt können Sie den Aufgaben auch Bilder und Symbole zuweisen. Der Verwendung sind hier keine Grenzen gesetzt. In der Beispiel-Map nutzt unser Mitarbeiter ein gelbes Warnschild sowie einen Blitz, um bestimmte Aufgaben hervorzuheben. Das Warnschild kennzeichnet dabei Aufgaben, die eine hohe Aufmerksamkeit erfordern, weil sie entweder besonders wichtig oder terminkritisch sind. Der Blitz kann z.B. dazu verwendet werden, um auf mögliche Risiken oder Konflikte hinzuweisen.

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 3

Alle Kommentare

Bernd
Christensen
Dr.
Gute praxisnahe Uebersicht. Mir fehlt allerdings eine entsprechende Beschreibung der Kopplung von Mindjet mit Outlook, speziell was die Aufgabenplanung angeht.
Armin Wilhelm
Schneider
Dem Kommentar von Dr. Christensen kann ich mich nur anschliessen! Außerdem: wie kann ich Meeting Protokolle mittels Outlook in Tasks (mit e-mail reminders) umwandeln? Ich weiß, wie ich Texte ins Outlook lade.. Aber könnt ihr vielleicht mal ein wenig mehr über diese "Arbeitserleichterungen" berichten? Ich hasse nichts mehr, als Meeting Minutes zu schreiben und dann die Tasks in Outlook zu laden... weil da nämlich nicht immer genau funktioniert, wie gewollt. Eine Darstellung der Verknüpfung von Mindjet mit Outlook wäre da sicherlich ein guter Anfang... Danke!
Guest
Hallo Herr Schneider, vielen Dank für Ihren Kommentar. Aktuell haben wir dazu noch keinen passenden Beitrag. Wir nehmen Ihre Anregung gerne in unsere Themenplanung auf. Viele Grüße, Lena Pritzl (Redaktion)
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