Tipp: Selbstmanagement – Was soll ich nur als Erstes tun ...?

Arbeitsorganisation mit dem MindManager

Nicht nur für das Erstellen einer MindMap, sondern auch für die eigene Aufgabenplanung ist der MindManager sehr gut geeignet. Damit kann der Anwender z.B. seine Aufgaben nach Prioritäten filtern und auf Basis dieses Ergebnisses einen Tagesplan erstellen. Auch der Arbeitsfortschritt lässt sich bei jeder Aufgabe festhalten, was einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand ermöglicht. Marko Zotschew zeigt in diesem Tipp, wie Sie den MindManager für die eigene Arbeitsorganisation verwenden können.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, die eigene Aufgabenplanung zu organisieren. Eine der beliebtesten Methoden ist nach wie vor die gute alte To-Do-Liste auf einem Blatt Papier. Im digitalen Zeitalter werden aber auch zunehmend Tools wie z.B. Outlook oder Excel für die persönliche Aufgabenplanung verwendet. Der Mindjet MindManager, der seit Herbst 2012 nur noch Mindjet heißt, lässt sich ebenfalls gut für die eigene Arbeitsorganisation einsetzen. Dieser Tipp zeigt, wie Sie die Aufgabenplanung ab der Version MindManager 9 gestalten können.

Informationen hinterlegen

Besonders die Möglichkeit, bei jeder Aufgabe Zusatzinformationen zu hinterlegen, bietet mehrere Vorteile:

  • Der Anwender kann wichtige oder kritische Aufgaben mit Symbolen bzw. Bildern hervorheben und verliert diese nicht aus den Augen.
  • Die zeitliche Verteilung der Aufgaben lässt sich in einem Gantt-Chart abbilden.
  • Jede Aufgabe lässt sich priorisieren. So kann sich der Benutzer mithilfe der Filter-Funktion (Power-Filter) z.B. nur diejenigen Aufgaben mit den beiden höchsten Prioritätsstufen anzeigen lassen.
  • Zu jeder Aufgabe lässt sich der Fertigstellungsgrad angeben, nach dem ebenfalls gefiltert werden kann.

Bild 1: Beispiel für eine Aufgabenplanung in MindManager.
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In Bild 1 ist die Aufgabenliste eines Mitarbeiters zu sehen, der in einem fiktiven Medienunternehmen tätig ist. Die einzelnen Aufgaben sind dabei bestimmten Oberbegriffen zugeordnet, die der Mitarbeiter frei gewählt hat. In unserem Beispiel unterteilt er seinen Aufgabenplan in das Tagesgeschäft sowie in drei parallel laufende Projekte, an denen er gerade beteiligt ist.

Für die Benennung der Oberbegriffe ist eine Aufteilung in Tätigkeitsfelder zu empfehlen, z.B. nach Projekten, Abteilungen, Ressorts, Sachgebieten, Sektoren, Zuständigkeiten o.ä.

Map einrichten

Um die Map möglichst übersichtlich zu gestalten, eignet sich besonders gut die Darstellung als Organigramm. Erstellen Sie dafür eine neue Map und benennen Sie das Hauptthema (z.B. "Aufgabenplanung"). Als nächstes fügen Sie die Hauptzweige für die Oberbegriffe hinzu und benennen diese ebenfalls (Bild 2 links). Um schließlich das Organigramm zu erstellen (Bild 2 rechts), markieren Sie das Hauptthema und gehen zu Entwurf / Objektformat / Zweiganordnung / Organigramm (in MindManager 9: Start / Format / Zweiganordnung / Organigramm).

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