Radikale Transparenz für organisationalen Lernerfolg Big Room Planning bei A1

Big Room Planning bei A1

Verirren Sie und Ihre Teams sich manchmal im Dschungel von Zielen, Abhängigkeiten und unterschiedlichen Sichtweisen? Fragen Sie sich, wie Sie bei komplexen Aufgaben und Projekten den Überblick behalten können? Alfred Mahringer, Martin Klein und Joana Brandtner haben die Antwort: das Meetingformat Big Room Planning (BRP). Die Autoren stellen das Format am Praxisbeispiel des Telekommunikationsanbieters A1 vor.

Management Summary

Radikale Transparenz für organisationalen Lernerfolg Big Room Planning bei A1

Big Room Planning bei A1

Verirren Sie und Ihre Teams sich manchmal im Dschungel von Zielen, Abhängigkeiten und unterschiedlichen Sichtweisen? Fragen Sie sich, wie Sie bei komplexen Aufgaben und Projekten den Überblick behalten können? Alfred Mahringer, Martin Klein und Joana Brandtner haben die Antwort: das Meetingformat Big Room Planning (BRP). Die Autoren stellen das Format am Praxisbeispiel des Telekommunikationsanbieters A1 vor.

Management Summary

Der Telekommunikationssektor ist geprägt von einer erhöhten Komplexität, enormen Marktdynamik und neuen Playern am Markt. A1 ist eine etablierte Organisation im Telekommunikationssektor, die in weiten Teilen durch eine effiziente Arbeitsteilung gekennzeichnet ist, in der jedoch in den vergangenen Jahren der Abstimmungsbedarf aufgrund von Abhängigkeiten zwischen IT und Fachbereichen stark angestiegen ist.

Nach unzähligen einzelnen Meetings und zahlreichen Anrufen hat man jedoch oft nicht nur viel Zeit investiert, sondern erzielt auch nicht das erwünschte Ergebnis: eine möglichst sichere, haltbare Planung. Um diese Herausforderung anzugehen, bedient sich die A1 Telekom AG nun eines neuen Lösungsansatzes: dem Big Room Planning (BRP).

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das Meetingformat des Big Room Plannings vor. Sie erfahren, welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen und welche Materialien benötigt werden.

Was ist ein Big Room Planning?

Ein Big Room Planning ist ein operatives Planungsmeeting zwischen IT und Fachbereichen, bei dem VertreterInnen aller agilen IT Teams (Squads) und Projekte, die an den Lieferungen für den kommenden Planungszeitraum (z. B. das kommende Quartal) beteiligt sind, regelmäßig in einem Raum zusammenkommen und die Planung und Klärung der Abhängigkeiten gemeinsam an einem Ort und Face-to-Face durchführen.

Das Format eignet sich besonders, um komplexe Planungsaufgaben mit diversen Handlungssträngen und hohen Abhängigkeiten gemeinsam mit relevanten Stakeholdern zu planen, Zwischenbilanzen zu ziehen, Aufgaben in Bewegung zu halten oder zu bringen.

Das PMO von A1 hat sich gemeinsam mit der IT gegen ein vorgegebenes Skalierungsmodell, z.B. SAFe, in seiner Gesamtheit ausgesprochen. Das zeitliche und örtliche Zusammenführen von Business und IT für die Synchronisation ist aber ein Kernmodul nahezu aller etablierten Frameworks. Aufbauend auf diesem Grundgedanken und einem offenen Austausch mit anderen Organisationen hat sich A1 für das BRP entschieden.

Komplexität meistern und die eigene Organisation dabei beobachten

Die Umsetzung des Planungsmeetings bei A1 erfolgte in enger Kooperation zwischen dem Berater, dem A1 Portfoliomanagement und den internen agilen Coaches. Dabei konnte das Format Big Room Planning, das dem Product Increment Planning im Framework SAFe ähnelt (mehr als ein Team, zahlreiche Abhängigkeiten, auch hohe Teilnehmerzahl von über 100 Menschen möglich), für die eigenen individuellen Transformationsherausforderungen und kulturellen Eigenheiten adaptiert werden, Phasen verlängert oder verkürzt und Elemente – wie z.B. ein Validation Board zur Abstimmung mit der Management-Ebene – hinzugefügt werden.

Die Kombination von Innensicht und Außensicht ermöglicht dem Moderationsteam aus dem PMO maßgeschneiderte Interventionen, bei denen neue Formen der Zusammenarbeit erlebt und erlernt werden können.

So konnten etwa kulturelle Gegebenheiten der Organisation durch den Berater bewusst herausgefordert und wertvolles Feedback zurückgespielt werden, wie z.B.: Was darf ein Projektleiter / Product Owner entscheiden? Damit möchte das PMO erreichen, von der Hierarchie- zu Expertenentscheidungen zu kommen.

Das BRP schafft eine hohe soziale Dichte, die Dynamik in Prozesse bringt. So kann sich die Organisation selbst beim Arbeiten zusehen, Führung und Zusammenarbeit reflektieren. Das ermöglicht in der Folge anhaltendes organisationales Lernen.

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Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (3)

Dieter
Bertsch

Danke für die ausführliche Darstellung. Wie Sie schon schreiben: Sehr ähnlich zum PI-Planning im SAFe.
Wo sehen Sie den größten Unterschied zu Ihrem Big Room Planning?
Und:
Können Sie noch etwas von den Erfahrungen des Remote Big Room Plannings berichten?
Was waren die größten Herausforderungen und wie haben Sie diese gemeistert?
Was sollte in der Vorbereitung oder im Vorgehen angepasst werden und wie?
Danke für das Teilen Ihrer Erfahrungen!

Hallo Hr. Bertsch!
Aus meiner Sicht liegt der Hauptunterschied (aus der Berater-Perspektive) darin, dass neben den inhaltlichen Planungsaufgaben auch maßgeschneiderte Kulturinterventionen und Lernschleifen berücksichtigt wurden. Dazu kommt, dass auch klassisch, projektorientierte und hybride Delivery Modelle in diesem Fallbeispiel integriert wurden.
Zum Thema virtuelle Planungskonferenzen empfehle ich von den analogen Settings auszugehen und dann davon ausgehend die virtuellen Räume zu designen (e.g. Moderationstisch in der Mitte, Inseln mit je einer Roadmap, informelle Räume, Plenum, ...) Wichtig ist, daß die Selbstorganisations-Elemente erhalten bleiben und die TN in einem klar definierten Rahmen selber entscheiden was, wann, wie mit wem geklärt wird. Ein Miro-Board mit Zonen für die einzelnen Roadmaps (ev. mit Jira integration) und entsprechende Links zu Zoom Räumen ist eine mögliche Umsetzung.