An alles gedacht?

Checkliste für den Umzug der IT-Infrastruktur

Bezieht eine Firma neue Räume, soll der Umzug möglichst reibungslos und ohne Unterbrechung des laufenden Geschäftsbetriebs erfolgen. Dabei sorgt oft der Transfer der IT-Infrastruktur für Kopfschmerzen bei den Verantwortlichen. Denn mit dem Ausfall des Telefon- oder Rechnernetzes würde der gesamte Betrieb zum Erliegen kommen. Damit so etwas nicht passiert, haben Markus Schmidt und Dominik Dopheide eine speziell auf den Umzug der IT-Infrastruktur abgestimmte Checkliste entwickelt, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Die Liste hilft dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und beim Umzug nichts Wichtiges zu vergessen.

Immer häufiger stehen Unternehmen oder Abteilungen Umzüge ins Haus: strategische Ortswechsel, Reorganisationen, Fusionen, Expansionen und viele andere Anlässe können dafür die Ursache sein. Die wichtigste Erwartungshaltung aller Beteiligten bei einem Umzug ist, dass der laufende Geschäftsbetrieb dabei so wenig wie möglich unterbrochen wird. Im Idealfall soll der Ortswechsel von einem Arbeitstag auf den anderen reibungslos erfolgen. Herzstück eines solchen Umzugsprojekts ist der Transfer der Infrastruktur für Informationstechnologie und Telekommunikation. Denn ein Ausfall von Telefon- oder Rechnernetz würde den Betrieb vollständig lahmlegen, selbst wenn restliche Umzug perfekt geklappt hätte.

Der Umzug der IT-Infrastruktur ist deshalb ein wesentliches Teilprojekt des gesamten Umzugsprojekts, vor allem weil es sehr viele kleine Fehlermöglichkeiten gibt, die jeweils das gesamte Netz außer Betrieb setzen können. Üblicherweise wird deshalb ein eigener Verantwortlicher für diesen Bereich ernannt oder sogar zusätzlich ein externer IT-Dienstleister mit dem Umzug des Rechner- und Telefonnetzes beauftragt.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen der Umzugskoordinator sind, man Sie gerade zum Rollout-Verantwortlichen gemacht hat oder Sie als IT-Dienstleister für Ihren Kunden den Auf- und Abbau von IT-Arbeitsplätzen verantworten dürfen, dann ist die in diesem Artikel beschriebene und als Arbeitshilfe beigefügte Checkliste "IT/TK-Umzug" genau das Richtige für Sie!

Die Checkliste hilft Ihnen, einen großen Teil der immer wieder auftretenden Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu erkennen und zu beseitigen. Dies gilt unabhängig davon, auf welcher Seite des Schreibtisches Sie sich befinden: Sollten Sie interner Projektleiter, Teilprojektleiter, Umzugs- oder z.B. Rollout-Verantwortlicher sein, so haben Sie u.a. die interne Koordination und die zeitgerechte Bereitstellung aller benötigten Informationen sicherzustellen. Als externer Dienstleister können Sie Ihre Kompetenz dadurch unterstreichen, dass Sie bereits zu Projektbeginn die richtigen Fragen stellen und spezielle Anforderungen erkennen wie zum Beispiel die spezielle Verkabelung von Gebäuden, die Berücksichtigung von VIP- oder die Einplanung von Notfall-Arbeitsplätzen.

Ab fünf Bildschirmarbeitsplätzen wird der Umzug kompliziert!

Die Umzugs-Checkliste ist sinnvoll einsetzbar für alle Betriebe ab ca. fünf bis zehn Bildschirmarbeitsplätzen, da bereits ab dieser Betriebsgröße oder Abteilungsgröße die Zusammenhänge unübersichtlich werden. U.a. ist das benötigte Know-how nicht mehr bei allen Mitarbeitern gleichmäßig verfügbar: Das Wissen über die eingesetzte Software im Nachbarbüro ist ebenso lückenhaft wie das Wissen, was im Hintergrund installiert oder eingestellt wurde (z.B. Einrichtung fester IP-Adressen). Das Wissen konzentriert sich auf einige wenige Mitarbeiter, was oft mit dem Begriff "Kopfmonopol" ausgedrückt wird.

Je größer die Organisation, desto wichtiger wird der Einsatz einer solchen Checkliste. In größeren Organisationen wird das oben erwähnte Problem des Kopfmonopols noch verschärft durch längere und z.T. unübersichtliche Kommunikationswege. Für den Einsatz der Checkliste gibt es deshalb keine obere Begrenzung hinsichtlich Unternehmensgröße. Selbst Umzüge von über 1.000 Plätzen wurden mit dieser Liste

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