Schnelleinstieg Projektmanagement Das erste Projekt erfolgreich meistern

Teil 1:
Die wichtigsten Schritte zur Planung

Ihr Vorgesetzter hat Sie heute zum Projektleiter bestimmt und in einer Woche müssen Sie Ihr Konzept vorlegen? Für genau diese Situation bietet Ihnen der "Schnelleinstieg in das Projektmanagement" eine Lösung. Er zeigt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die wichtigsten Projektmanagementaufgaben "Planen", "Überwachen" und "Steuern" auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können. Im ersten Teil: welche Schritte für die Planung erforderlich sind.

Schnelleinstieg Projektmanagement Das erste Projekt erfolgreich meistern

Teil 1:
Die wichtigsten Schritte zur Planung

Ihr Vorgesetzter hat Sie heute zum Projektleiter bestimmt und in einer Woche müssen Sie Ihr Konzept vorlegen? Für genau diese Situation bietet Ihnen der "Schnelleinstieg in das Projektmanagement" eine Lösung. Er zeigt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die wichtigsten Projektmanagementaufgaben "Planen", "Überwachen" und "Steuern" auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können. Im ersten Teil: welche Schritte für die Planung erforderlich sind.

Bisher haben Sie Ihre berufliche Position durch Ihre Fachkompetenz oder durch Übernahme von Personalverantwortung definiert. Sie haben noch nie ein Projekt geleitet und der PMBOK® Guide des PMI oder der ProjektManager der GPM sind Neuland für Sie. Doch von einem Tag auf den anderen finden Sie sich unvorbereitet in der neuen Rolle des Projektleiters wieder und Ihr Vorgesetzter erwartet in Kürze ein Konzept von Ihnen. Unter Umständen besteht sogar ein erheblicher Ergebnisdruck, dem Sie nicht ausweichen können.

Viele Projektleiter beschreiben ihr erstes Projekt als "Sprung ins kalte Wasser". Für eine Projektmanagement-Schulung oder auch nur für das intensive Eigenstudium der Fachliteratur fehlt in der Regel die Zeit. Auch ein schneller Blick in ein Lehrbuch für Projektmanagement hilft angesichts der Vielzahl der dort beschriebenen Methoden nicht weiter: Ohne Projektmanagement-Erfahrung ist es kaum möglich, daraus die für das aktuelle Projekt angemessenen Instrumente auszuwählen.

Von der Fach- zur Projektmanagementkompetenz

Für genau diese Situation bietet Ihnen der "Schnelleinstieg in das Projektmanagement" eine Lösung. Er beschreibt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die drei wichtigsten Projektmanagementaufgaben Planen, Überwachen und Steuern auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können und zeigt, wie Sie Schritt für Schritt ein auf das Wesentliche komprimierte Programm abwickeln, das Ihnen bei Ihrem ersten Projekt Orientierung gibt.

Bevor Sie sich jedoch anhand der folgenden "Kochrezepte" an die Arbeit machen, möchte ich eine eindringliche Warnung an alle Leser richten:

Dieser Schnelleinstieg orientiert sich zwar an den Grundzügen systematischen Projektmanagements, trifft jedoch sehr grobe Vereinfachungen und ist deshalb nur für kleine, einfach strukturierte Projekte gedacht. Er ist geeignet, Projekte mit bis zu 50 Arbeitspaketen (s.u.) oder einem gesamten Arbeitsaufwand von etwa 150 Personentagen sicher zu leiten. An den betreffenden Stellen finden Sie Hinweise auf weiterführende Artikel, die die methodisch korrekten, aber aufwändigeren Vorgehensweisen beschreiben, die Sie nach den Erfahrungen Ihres ersten Projekts gezielt einsetzen können.

Damit Ihr erstes Projekt rechtzeitig das geforderte Ergebnis mit dem vorgegebenen Budget erzielt, konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die drei Kernbereiche des Projektmanagements:

  1. Planen
  2. Überwachen
  3. Steuern

Auch für die als erstes anstehende Planung beschränken Sie sich auf deren fünf wichtigste Schritte in einfachster Form:

  • Projektauftrag formulieren, Ziel definieren
  • Das Projekt in Arbeitspakete strukturieren
  • Reihenfolge der Arbeitspakete festlegen
  • Dauer und Arbeitsaufwand der Arbeitspakete schätzen
  • Projektdauer und Budget bestimmen. Planung freigeben lassen.

Weiterführende Informationen zur Rolle des Projektleiters finden Sie in: Duwe, Peter: Der Projektleiter - Einsamer Macher oder Teamplayer? Ausgabe 07/05.

1. Projektauftrag formulieren, Ziel definieren

Ihr Vorgesetzter hat Sie mit der Durchführung des Projekts beauftragt. Je nach Unternehmens- und Projektkultur hat er Sie zum "Projektleiter", "Projektmanager", oder "Projektkoordinator" ernannt. In einem Unternehmen mit starker Linienorganisation beispielsweise werden Sie vermutlich "Projektkoordinator" sein, da Ihr Vorgesetzter sich als "Projektleiter" sieht. Unabhängig von der konkreten Bezeichnung werden Sie für Ihr Projekt Ressourcen aktivieren müssen, auf die Sie gemäß Ihrer Position im Unternehmen keinen direkten Zugriff haben.

Ihre Aufgabe als Leiter eines spontanen Projekts ist es, aktiv von den Projektbeteiligten deren jeweiligen Beitrag einzufordern, auch wenn Ihre Linienposition Ihnen keine solche Befugnis einräumt.

Wichtig sind dabei zwei Grundprinzipien:

  • Verhalten Sie sich Ihren Kollegen gegenüber nicht als Vorgesetzter, sondern als "Primus inter Pares" (erster unter gleichen), der ihre Unterstützung benötigt.
  • Regeln Sie den Zugriff auf Ressourcen anderer Abteilungen über Ihren Vorgesetzten und treten Sie nicht eigenmächtig mit Aufgaben an diese heran. Sonst könnte bei deren Linienvorgesetzten der Eindruck entstehen, dass Sie sich über die gegebene Hierarchie hinwegsetzen wollen.

Rahmenbedingungen abfragen

Der erste Schritt des Schnelleinstiegs dient der formellen Absicherung Ihrer Position als Projektverantwortlicher durch einen Projektauftrag, der die Rahmendaten des Projekts wie z.B. den Fertigstellungstermin oder das Budget enthält. Im Idealfall können Sie diesen gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten formulieren. Oft hat er dafür jedoch nicht ausreichend Zeit und betrachtet seine Aufgabe zunächst als erledigt, sobald er Sie mit der Durchführung des Projekts beauftragt hat. Um die Eckdaten des Projekts zu definieren, benötigen Sie allerdings unbedingt die Mitwirkung Ihres Vorgesetzten bzw. des Auftraggebers - und zwar bereits vor Projektbeginn. Ansonsten laufen Sie Gefahr, Ihr Projekt in die falsche Richtung zu steuern.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Rollende Planung und Staffellaufprinzip
Der Schnelleinstieg "Projektmanagement" zeigt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die wichtigsten Projektmanagementaufgaben "Planen", "Überwachen" und "Steuern" auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können. Im zweiten Teil beschreibt Dr.
Teil 3:
Auf der Zielgeraden
Ein Projekt zu Ende zu führen, kann schwieriger sein, als es zu beginnen.

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