Schnelleinstieg Projektmanagement Das erste Projekt erfolgreich meistern

Teil 3:
Auf der Zielgeraden
Ein Projekt zu Ende zu führen, kann schwieriger sein, als es zu beginnen. Das so genannte 90%-Syndrom, beständige Änderungsanforderungen oder unvorhergesehene Schwierigkeiten können aus einem Projekt schnell eine unendliche Geschichte werden lassen. Dr. Georg Angermeier beschreibt im dritten und letzten Teil seiner Serie, wie Sie ein Projekt durch die Endphase führen und sicher zum Abschluss bringen.

 

Schnelleinstieg Projektmanagement Das erste Projekt erfolgreich meistern

Teil 3:
Auf der Zielgeraden
Ein Projekt zu Ende zu führen, kann schwieriger sein, als es zu beginnen. Das so genannte 90%-Syndrom, beständige Änderungsanforderungen oder unvorhergesehene Schwierigkeiten können aus einem Projekt schnell eine unendliche Geschichte werden lassen. Dr. Georg Angermeier beschreibt im dritten und letzten Teil seiner Serie, wie Sie ein Projekt durch die Endphase führen und sicher zum Abschluss bringen.

 

Ein Projekt zu Ende zu führen kann schwieriger sein als es zu beginnen. Das so genannte 90%-Syndrom, beständige Änderungsanforderungen oder unvorhergesehene Schwierigkeiten können aus einem Projekt schnell eine unendliche Geschichte werden lassen. Kostenfressende Hängepartien sollten jedoch verhindert werden, deshalb kann auch die Unterbrechung oder der Abbruch des Projekts eine sinnvolle Maßnahme sein. In der Endphase heißt es aber in erster Linie, die letzten Arbeiten mit Vollgas abzuschließen. Damit das Steuer nicht aus den Händen gleitet, müssen Änderungen des Projektziels abgewehrt werden.

Nur das Ergebnis zählt

Max Wideman, einer der Nestoren des modernen Projektmanagements, definiert die Führung in Projekten so:

"Project leadership is an ability
to get things done well through others."

(www.maxwideman.com)

was sich sinngemäß mit „Führung in Projekten ist eine Fähigkeit, Ergebnisse durch andere Personen ordnungsgemäß zu erzielen“ übersetzen lässt. Aus dieser Definition möchte ich zwei Aspekte hervorheben und näher ausführen:

  • Projektmanagement muss zu einem Ergebnis führen, es ist kein Selbstzweck.
  • Führen heißt, die Mitarbeiter zu Ergebnissen zu befähigen.

Streben Sie keinen Schönheitspreis an!

Die Versuchung, der so genannten "Projektitis" zu erliegen, ist groß. Mit diesem scherzhaften Ausdruck ist der zum Selbstzweck gewordene, übertriebene Einsatz von PM-Methoden gemeint. Zum Beispiel, wenn Sie beim ersten Projekt alles gleich so machen möchten, dass Sie es für das nächste Projekt wieder verwenden können, wie das Berichtsformular, das als universelle Vorlage für alle Projektarten und Eventualitäten entworfen wird. Oder Sie zeichnen das Ablaufschema bis ins kleinste Detail in dem von Ihnen geliebten CAD-Programm, anstatt mit Papier, Filzstift, Kleber und Schere zu arbeiten.

Widerstehen Sie der Versuchung, Managementprozesse zu perfektionieren. Alles, was Sie tun, muss nur für dieses eine Projekt ausreichen, mehr Zeit haben Sie jetzt nicht. Perfekte Visualisierungen und Präsentationsgrafiken sind zwar schön, kosten aber viel Zeit - vor allem dann, wenn sie mit Werkzeugen erstellt werden, die nicht dafür gedacht sind. Nachdem Sie Ihr erstes Projekt abgeschlossen haben, werden Sie viel besser wissen, was Sie benötigen. Sie können dann in Ruhe beurteilen, welche Fachliteratur und welche auf dem Markt erhältlichen Werkzeuge Ihnen weiterhelfen.

Die beste Vorbeugung gegen Projektitis ist die Zeiterfassung für das Projektmanagement selbst. Für das erste Projekt hatte ich im zweiten Teil dieser Serie einen ungefähren Umfang von 10% des Gesamtarbeitsaufwands genannt. Sie werden schnell feststellen, dass Sie in diesem Zeitbudget gar keinen Platz für das Anfertigen perfekter Formulare haben. Sie müssen sich nämlich darum kümmern, dass die Projektbeteiligten ihre Arbeitspakete termingerecht fertig stellen.

Ein ausführliches Plädoyer zu diesem Thema finden Sie im Artikel "Denkanstöße für Projektverantwortliche: Zurück zur Einfachheit im Projektgeschäft" von Volker Schönichen.

Achten Sie darauf, Ergebnisse zu erzielen

Sorgen Sie dafür, dass alle Projektmitarbeiter, also auch Sie selbst, am Ball bleiben! Die Meldung, dass ein Arbeitspaket aufgenommen wurde, bedeutet noch lange nicht, dass es auch bearbeitet wird. Durch die in unserem Fall nur grob erfolgte Planung tauchen oft noch ungeklärte Fragen auf, wenn mit den Projektaufgaben begonnen wird. Wenn Sie also von einem gemäß Ihres Plans gerade aktiven Mitarbeiter einige Tage keine Rückfrage oder Problemschilderung erhalten haben, liegt die Vermutung nahe, dass etwas nicht stimmt. Gehen Sie in diesem Fall selbst aktiv auf den Kollegen zu und erkundigen Sie sich danach, wie er mit der Arbeit vorankommt, wo er gerade steht und ob er Unterstützung benötigt.

Wie in Teil 2 dieser Artikelserie geschildert, müssen sie sich zur Halbzeit jedes Arbeitspakets ohnehin beim Verantwortlichen nach dem Fortschritt der Arbeiten erkundigen. Häufig werden Sie dabei als Antwort etwa folgendes hören: "Wir sind zu 90% fertig, es fehlt nur noch eine Kleinigkeit"

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Kommentare 2

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Die wichtigsten Schritte zur Planung

Ihr Vorgesetzter hat Sie heute zum Projektleiter bestimmt und in einer Woche müssen Sie Ihr Konzept vorlegen? Für genau diese Situation bietet Ihnen der "Schnelleinstieg in das Projektmanagement" eine Lösung.

Teil 2:
Rollende Planung und Staffellaufprinzip
Der Schnelleinstieg "Projektmanagement" zeigt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die wichtigsten Projektmanagementaufgaben "Planen", "Überwachen" und "Steuern" auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können. Im zweiten Teil beschreibt Dr.

Alle Kommentare (2)

Jürgen
Bauer

Was ist mit Lessons Learned?

 

Georg
Angermeier
Dr.

Hallo Herr/Frau jb, natürlich sind Lessons learnt ein unverzichtbarer Bestandteil eines professionellen Projektabschlusses. Lesen Sie hierzu bitte meinen ausführlichen Artikel "PM-Prozesse in der Praxis. Ein Projekt abschließen" https://www.projektmagazin.de/artikel/ein-projekt-abschliessen_7296 . Hier im "Schnelleinstieg" geht es nur darum, die "überlebensnotwendigen" Tätigkeiten zu beschreiben. Und hierzu gehören die Lessons learnt definitiv nicht. Sie werden ja selbst von langjährigen Projektleitern nicht erhoben, da diese wisssen, dass das Unternehmen mangels Wissensmanagement niemals wieder darauf zugreifen wird.